社内文書を作る際、意外に悩んでしまうのが言葉遣いです。本来、ビジネス資料は書き言葉かつ敬語で作成されるのが基本ですが、社外文書と社内文書では送る相手が違う事から、意外にどういった言葉を利用すればよいか悩んでしまう方が少なくありません。社内文書やメールにおける言葉遣いのビジネスマナーの基本や例文について解説します。敬語を綺麗に使いこなせる社会人はかっこいいです。
社内文書の例文
社内文書におけるビジネスマナーとも言える言葉遣いをチェックする前に、一般的な例文から解説していきたいと思います。
「文書番号 日付 ●●部長
●●部●● ●●参加の報告書
標題の件につき、下記の通りご報告いたします。
①…
②…
③ …
内容 ●● 所感 ●● 以上
研修報告書といった社内文書ではよく利用されています。
この場合、基本的に事実だけを伝えるものである事から、穴埋めのように作成していけば問題ないです。
文書番号 日付
社員各位 発信者名
社員懇談会のお知らせ
下記の通り全社員を対象に、懇談会を実施いたします。
各自ご予定を調整の上、ふるって参加下さい。
記
①日時…
②場所…
③備考…
以上。
内線●●
こういったドキュメントもあります。これらから、ドキュメントはごくシンプルかつ簡潔に作成されている事がわかります。社外文書のように時候の挨拶の前文もありませんし、末文も不要なので「以上」といった書き方で締めくくる事が可能です。
言葉遣いについて悩んでいる方もいるかもしれませんが、内容自体はいたってシンプルに作るだけなので、あまり難しく考えずに作成して下さい。
社内文書やメールにおける言葉遣いのビジネスマナー
社内文書やメールを作る際、どういった言葉遣いで作成していけばビジネスマナーを守った礼儀正しいものになるのかをまとめました。
【ビジネスマナー①】基本的には敬語で
社内文書は、基本的に敬語で作成されている必要があります。企業によっては命令的な口調もあるかもしれませんが、基本的には「です・ます」の言葉遣いで書かれているとよいです。
とはいえ、敬語だからといって過剰な言葉遣いをするのは社内文書的にはふさわしくありません。あくまで、ごく一般的な敬語を利用する事がスタンダードな言葉遣いなので注意して下さい。
【ビジネスマナー②】丁寧語でOK
社内文書の言葉遣いでは敬語を利用すると伝えました。とはいえ、過渡な敬語を利用すると違和感を与えるドキュメントとなってしまう事から、あくまで丁寧語程度でおさめた言葉遣いが無難です。
例えば、上記の例文を見てみると「ふるって参加下さい。」といったドキュメントで作成されています。これが社外文書であれば、ふるってご参加下さいといった書き方になるかもしれません。ご参加といった言葉遣いでも問題ありませんが、あまりにもかしこまった言葉遣いで作ると違和感を与えるので注意して下さい。
また、謙譲語や尊敬語を利用するのも避けたいところです。
あくまでシンプルに丁寧語だけを使った言葉遣いを心がけて下さい。
社内文書やメールにおける書き方の基本
社内文書やメールの言葉遣いをお伝えしました。引き続き、基本的な書き方について解説します。社内文書やメールは普段作成しない方にとってハードルが高いと感じるものなので、ぜひ馴れるように基本を押さえるところからはじめてみて下さい。
ドキュメントの種類を把握しておく
社内文書やメールは、その名の通り社内向けに作成されるドキュメントの事です。とはいえ、社内文書と一口にいってもその種類はさまざまあり、自分がどういったドキュメントを作成しているのか理解せず、進めてしまうとトラブルを起こしてしまう可能性があります。まず、社内文書にはこれら種類があります。
- 報告書
- 企画書
- 指示書
- 通達文
- 辞令
- 稟議書
- 回覧板
- 伝言メモ
- 議事録
自分が作成しなければならないドキュメントはどれなのか、まずしっかりと理解しておくところからはじめて下さい。
書くべき事を予めまとめておく
社内文書を作る際、大切な事は伝えるべき事をシンプルに伝えるだけです。社内文書は、コラムでも相手との駆け引きをする為のドキュメントではなく、あくまで事実を伝えるだけのドキュメントとなります。その為、伝えるべき事を伝える為にしっかりと書くべき事をまとめるように心がけて下さい。
例えば、議事録や報告書については伝えるべき事以外にも数多く情報を得ているはずです。その為、とくにまとめる事なく記載してしまうと、話題があちらこちらに飛んだり、何を伝えたいのかわからない長いだけのドキュメントになってしまいます。
その為、以下の情報をまとめてから作ると良いです。
- まず何を伝えるべきか
- どこを抜粋するのか
レポートであれば別ですが、一般的な報告書や議事録であれば簡単にまとめられているだけで構いません。
社内文書は構成に沿って作成すればOK
社内文書を作るとなると、どこからどう手をつければよいかわからない方もいます。とはいえ、社内文書は基本的にどの企業も構成が用意されている事から、難しく考えずにその構成に沿って作成されていれば問題ありません。
まず、社内文書は以下のような情報でまとめられています。
- 文書番号
- 日付
- 差出人
- 敬称
- 標題
- 本文
上記の例文もそのように作成されているので、そちらをサンプルとしてアレンジしていくだけで作成してみて下さい。
社内文書やメールの言葉遣いは丁寧語でOK！
社内文書やメールを作る際、言葉遣いはシンプルな丁寧語で作成されていれば問題ありません。過剰な謙遜および尊敬を表す言葉遣いは避け、記載すべき事をシンプルに記載出来るように作成していく事を心がけて下さい。一番大切なのは伝えるべき情報が等身大で分かりやすく伝わる事なのです。
