社内文書やメールにおける「臨時休業や休暇のお知らせ」の書き方と例文を紹介！テンプレートを使う方法も！

社内文書にはさまざまな種類がありますが、中でも「休業のお知らせ」を作る機会がある方もいらっしゃいます。普段、なかなか社内文書を作成しない方にとってハードルが高いイメージかもしれません。社内文書やメールにおける「臨時休業や休暇のお知らせ」の書き方と例文を紹介。テンプレートを使う方法も視野に入れてみると良いです。

【例文】社内文書における休業のお知らせ
社内文書における休業のお知らせについて
休業のおしらせにおける書き方の基本
- 基本的には丁寧文で
- 敬称にも注意
臨時休業や休暇のお知らせはシンプルに間違いなく！テンプレートを使う方法もアリ！

【例文】社内文書における休業のお知らせ

まず、社内文書における休業のお知らせの例文を解説していきます。

休業の例文①

文書番号●●　令和●年●月●日 ●部●●● 社員各位

休業のお知らせ

●●にともない、全店舗臨時休業が下記のように決定いたしました。日程につきましてお知らせいたします。

記

①休業期間 ●月●日から●月●日
② 注意事項について」●日●時より全店舗閉館しますので出入りが出来ません●
・緊急事項がある社員は、●部●まで連絡をお願いいたします。●●部●● 電話番号●●

以上

休業の例文②

文書番号●●　令和●年●月●日

●部●●●

社員各位

年間休日のお知らせ本年度の年間休日の日程を下記のとおり決定いたしましたので、お知らせいたします。

記

①年間休日毎週水曜日・日曜日
②年末年始休暇●月●日から●月●日の期間

以上

ほか、さまざまなパターンが連想されますが、それぞれのシチュエーションに合わせた形で、自社のフォーマットに変更しながら活用してみると良いです。

社内文書における休業のお知らせについて

社内文書で休業のお知らせを作る際、重要になってくるポイントを解説します。

正しい日付か確認

社内向けに休業のお知らせを作る際、最も注意したいのが正しい日時で作成されているかといった部分です。

休業のお知らせによって、社員はその日に出勤出来なくなる事から、1日、1時間間違うだけでも企業に大きな損失を与えてしまう事になります。

店舗を運営している企業であったら、全国的に迷惑をかけてしまいますし、顧客からのクレームにも繋がってしまう恐れがあります。

社内文書で休業の文書を作る際、まず本当に自らが作成した休業のお知らせが正しいかしっかりと確認した上での発行を心がけて下さい。

簡潔に記載されているか

社内文書を作る際、重要になってくるのが簡潔に作成されているかといったポイントです。社内文書の休業の中で、もっとも重要な事は以下の２点です。

休業する事
休業をする日時や場所

社外文書であれば、前文や末文を作る事になりますが、社内文書は基本的に事実だけを伝える事から、こういったドキュメントを作る必要性がありません。

また、伝えるべきメッセージ内にもいろいろな要素を詰め込む事は避けるのが一般的であり、上記の例文のように淡々と事実を伝えような作成方法を心がけて下さい。

日付は記書きで作る

社内文書で休業のお知らせを作る際、必ず作成されるべき書き方が記書きでのインフォメーションです。

記書き…箇条書きで情報を伝える方法

社内文書のような簡潔さが求められるドキュメントではよく利用されている方法です。

上記の例文でも、「下記のように決定しました」といった一文をメインに持ってきており、その下に「記」といった形で伝えるべきインフォメーションが記載されている事がわかります。その際も、番号を振る事で一目でいつからいつまでが休業なのかが社員に伝わるのでおすすめです。

一目で休業のお知らせとわかる事

社内文書を作る際、休業のお知らせに限らず標題で内容がわかるように作成して下さい。標題とは、そのドキュメントのタイトルのようなものであり、メールでいえば件名のような形です。その為、休業のお知らせのケースでは「休業のお知らせ」そのドキュメントの内容が一目で理解出来るような形で作成されている事が求められます。

そもそも、社内文書は社外文書と比較して後回しにされがちです。とくに、全社員に送られてくる社内文書が多い企業、自分とは関係のないメールも日々届く事から、見過ごされる事が少なくないのです。

その為、出来るだけ標題だけでわかるような内容にしたり、「全社員へ」といった書き方で誰もが関わるといった印象を与える標題にする事も忘れないようにして下さい。

休業のおしらせにおける書き方の基本

社内文書を作る際、休業を知らせるのであれば上記にようなポイントに注意して作成されていれば問題ありません。とはいえ、そもそも社内文書の基本を押さえていないとトラブルに発展してしまう事もあるので注意です。社内文書の書き方の基本について解説していきます。

基本的には丁寧文で

社内文書を作る上で重要になってくるのが、丁寧文で作成されている事です。そもそも社内文書とはいえ、これらはビジネスメールですので、口語調ではなく書き言葉で作成されている事が基本となります。

だからといって謙譲語や尊敬語になってしまうと、社内文書としては違和感を与えてしまう事から、あくまで丁寧語でおさえておく事が重要になります。

敬称にも注意

社内文書で意外に多い間違いが、敬称の使い方だといわれています。敬称とは、「様」の事で、ビジネスメールでは必ず利用されるものです。社内文書であれば、個人にあてたものだと「様」や「さん」、「○○部長」といった形が一般的です。企業によってもその敬称が変わってきますので、必ず確認してから作るようにして下さい。

社内文書で休業のお知らせを作るようなケースでは、基本的には社員各位、「各位」を使います。

会社全体の事柄だからといって、「●●株式会社御中」といった敬称を利用する事は社内では間違いなので注意して下さい。