ビジネスの現場ではメールの送信を行うシチュエーションがほぼ必ずあります。その際に時間帯に気を付けねばなりません。早朝や昼休みと被ってしまうと非常識な人と判断されてしまいかねません。マナーを守ったコミュニケーションを心がけて下さい。時間指定機能も活用すれば効果的です。
メールの送信を行う時間帯によっては、先方を不快な気持ちにさせるだけではなく、トラブルを引き起こす恐れもあるので留意が必要です。ビジネスにて不可欠なメールの送信を行う時間のマナーを徹底解説します。何としてでも送らざるを得ない状況や留意点も説明しております。
ビジネスにて不可欠なメールの送信を行う時間帯とは？
ビジネスにて不可欠なメールの送信を行う時間帯は、一般的に先方の会社の就業時間内に送信する事がマナーとされています。就業時間を過ぎた後は一般的に送らないようにして下さい。
ビジネスにて不可欠なメール送信の際に避けるべき時間帯
ビジネスにて不可欠なメール送信であれば、以下の時間帯は避けて送って下さい。
- 深夜
- 早朝
- 休日
最近ではPCだけではなく、タブレットやスマホなどでメールチェックを行う方も増えてきています。深夜および早朝にメールを送信すれば、通知を受け取った先方に「すぐ対応しなければ」と思わせてしまうリスクが生じてしまいかねません。
先方のプライベートの時間を奪う事にもなりかねない為、深夜～早朝、休日は送らないように気をつけて下さい。
緊急性を伴うビジネスにて不可欠なメールの送信を行うケースでの時間帯
業務をしていると、何としてでも緊急でメールを送らざるを得ないシーンがゼロだとは言い切れません。不測の事態は常にいつ何時でも生じてしまうものです。緊急性の高いメールであれば、深夜および早朝に送っても非常識や失礼には当たらないパターンもあるのです。
さらに、事前に取引先の方と緊急時の連絡方法をあらかじめ決めておく事も大切です。緊急に当たる内容も決めておくと判断がつきやすくなります。
時間外にメールの送信を行う際の留意点
時間外にメールの送信を行うのであれば、以下のような留意点に気をつけて送って下さい。
- お詫び・気遣いの一言を添える
- 背景を伝える
それぞれ具体的に解説します。
【非常識を働かない為に①】お詫び・気遣いの一言を添える
どのような背景であれ、先方が休んでいる時間帯に対応させる事になる為、お詫びや気遣いの文言は必ず入れて下さい。
- 夜分遅くに失礼致します。
- 早朝に失礼致します。
- お休みのところ失礼致します。
- 〇〇に申し訳ございません。
- 業務時間外に失礼致します。
- 就業時間外に申し訳ございません。
「夜分遅くに」が使える時間帯は決まっておりません。19時～20時頃に使う事に違和感があるのであれば「業務時間外に」とすれば良いですよ。
【非常識を働かない為に②】背景を伝える
業務時間外にメールの送信を行う背景を、必ず伝えて下さい。例えば「先日ご依頼いただいておりました見積書について、お送り致します。」と一筆添えると、明日の営業時間内に送って来ればいいと思われてしまいます。先方によっては「早く確認してほしいのか」「見積もりの内容について、なにかコメントがほしいのか」などと、焦らせてしまう恐れも無きにしも非ずです。
つまり、背景を伝える時はなぜ今の時間帯になったのかを以下のように具体的に記載して下さい。
先日ご依頼いただいておりました見積書が先程出来上がりました。早めにご報告させていただきたく、深夜の時間帯にお送り致しました。
その他ビジネスにて不可欠なメール送信時に気をつけるべき時間帯
ビジネスにて不可欠なメールは、深夜・早朝・休日以外にも、送信時に避けるべき時間帯があるので押さえておいて下さい。
- 昼食の時間帯など、休憩している方が多い時間帯
- 就業直前・直後の朝礼など、定時行事がある時間帯
マナー違反とまでは言いませんが、気が使えないと思われてしまうリスクもあるので要留意です。そこまで気にかける必要はありませんが、気づいたら時間帯をずらして送信するよう配慮して下さい。
時間帯指定送信機能を使う
「忘れそうなので今日中に送っておきたい」と、時間外に送信する方もいらっしゃるかと思います。しかし、それは自分都合になるので良くありません。そんな時はメールの「時間帯指定送信機能」を使う事をおすすめします。
時間帯指定送信機能は予め送信した時間帯になれば、自動的にメールを送ってくれる便利な機能です。これなら送り忘れる事なく先方にメールが届くので安心出来ます。設定の仕方などは使用しているアプリによって異なる為、調べて下さい。
ビジネスにて不可欠なメール送信前に確認すべき点
ビジネスにて不可欠なメール送信前に、必ず以下の点を確認した上で送信して下さい。
- メールの内容に誤字脱字はないかどうか
- 情報漏れがないかどうか
- 送信先はあっているかどうか
メールの内容に誤字脱字があると、間違った情報を伝えてしまう恐れがゼロだとは言い切れません。そして、情報漏れも同じ事が言えます。正しい情報を伝える為にも、誤字脱字や情報漏れが無いかどうか必ずチェックした上で送信して下さい。
さらに送信先に関してはもし間違っていたら会社の情報漏洩に繋がるリスクもあり得るのです。特に緊急性の高いメールの送信を行う際は焦ってミスを起こしがちです。急いでいる時こそ入念なチェックをして下さい。
非常識にならないようビジネスマナーを守ってメールの送信を行う時間帯に気を遣おう！
ビジネスマナーのメールの送信を行う時間帯を解説しました。ビジネスにて不可欠なメールには様々なマナーが存在しますが、送信する時間帯は一般的な社会人マナーとなっています。早朝やお昼休みという先方のオフの時間にメールを送信してしまい非常識な人間だとレッテルを貼られないように気を付けて下さい。
メールの送信を行う時間帯に考慮が出来ていなければ、マナーを知らない非常識で失礼な人などと悪印象がついてしまうリスクもあるのです。何としてでも急ぎで送信せざるを得ないという状況であればなぜその時間帯になってしまったのかを明確に背景を添えて伝えるべきです。
自分のペースでサクサク業務を進めたいというスタンスの方も少なくありません。とはいえ、集団活動の中で信頼関係の中で業務をしている以上は先方の時間泥棒にならない為にも緊急時以外を除いて非常識にならない範囲の時間帯をチョイスして下さい。
今一度、ビジネスにて不可欠なメールのマナーをしっかりとチェックしておいて下さい。
