宅配や来客に対する会社でのインターホンでの対応の仕方は？「お待ちください」でOK？（ビジネスマナー）

企業で働くビジネスパーソンの中には、来客対応に追われる方も少なくありません。新入社員だったり中途採用、また新しい業界に入った方の中で、来客対応をした事がない方はどのように対処すればよいか悩んでしまいます。インターホンでの返事は「お待ちください」で良いのか？というように考えた事もあるかもしれません。ビジネスマナーにおける宅配や来客に対する会社でのインターホンでの対応の仕方を解説します。

【ビジネスマナー】来客対応をインターホンでする
来客対応のインターホンの流れ
来客対応をインターホンでする際は丁寧かつ好印象に

【ビジネスマナー】来客対応をインターホンでする

ビジネスマナーで、来客対応のインターホンはよく取り上げられる対応です。インターホンをプライベートで利用する際、多くは宅配便などかもしれませんが、基本的には必要最低限の返事をして終わりといった方がほとんどです。

基本的にプライベートであればそれで問題ないのですが、ビジネスとなるとそうもいきません。雑な対処をするだけで、「イヤな感じの企業だ」と思われるかもしれませんし、商談を持ちかけた側がこういった対処を取ると、企業間でのトラブルに発展する事もあり得ます。

近年、WEBで企業の口コミ・評判などを自由に記載出来るサイトもある事から、悪評が立つと利益や株主対応に追われる可能性すらあります。その為、必ずビジネスマナーとして来客対応でのインターホンは正しく対処しなければなりません。

来客対応のインターホンの流れ

来客対応でインターホンを利用する場合の、簡単な流れについて解説します。

【対応１】素早く対応

まず、取引先などのお客様がやってきた場合、インターホンをならす事になります。その際、時間をかけるのではなくすぐに対処するように心がけて下さい。あまりに遅い対処だとイライラさせてしまいますし、相手も不安になってしまいます。

大切な事は来客対応のインターホンを素早く対処するという事になります。相手に不安を与えないだけでも、その企業の評価が上がるのです。

【対応２】名乗りは必須

インターホンに出る際、まず自分から名乗るようにして下さい。よく、「はい」といっただけで相手の名乗りを待つ企業もあるのですが、それはビジネスマナーとしては問題です。プライベートであれば、自宅に見知らぬ人がやってくる事がある為、まず相手から名乗らせるのは正解です。

しかし、ビジネスマナーとして、自社から名乗るのは通常です。例えば、インターホンは電話対応と似ています。電話をかけた際、普通は「はい、こちら〇〇でございます」などと企業であれば伝えます。店舗でも、「〇〇店舗〇〇です」といった形で名乗りもいれます。

そこを、「はい」だけで済ますのは大変相手に対して失礼な態度と言わざるを得ません。インターホンもこの流れと同様に、「〇〇株式会社〇〇部でございます」といった形で受け答えるのが一般的です。

【対応３】用件を聞く

来客がやってきた際、上記のようにインターホンでまずは名乗りを入れるのが一般的です。しかし、一方で注意したいのが相手の名乗りと用件を聞くといった行為です。つまり、ただ名乗っただけでは相手も困ってしまう事があり、しっかりと相手の用件を聞く準備がある事を伝えるのがビジネスマナーといえます。

もちろん、一般的なビジネスパーソンであればインターホンで企業側が名乗った後、「〇〇の〇〇でございます」といった形で名乗るります。しかし、タイミングがわからないといった場合もあります。その為、「はい、こちら〇〇でございます。どちら様でしょうか。」といった形で用件を促すようにしてみて下さい。

相手もスムーズに名乗りと用件を伝える事が出来ますし、そのままシンプルに物事が進んでいきます。

【対応４】担当者などを呼ぶ

インターホンで相手が用件を伝えた際、「あ、ちょっと待ってて下さい」とか「はぁ…」とか、「ああ、今はその方はいない」など、雑な対処をしてはいけません。

基本的に、インターホンに企業がやってくるという事はビジネス目的ですので、あくまでしっかりとビジネスとしてのやり取りが出来るような形で受け答えするのがビジネスマナーといえます。

例えばこういったやり取りが予想出来ます。

「〇〇の〇〇でございます。本日、〇〇部の〇〇様と14時に面談をお約束しているのですが、いらっしゃいますでしょうか。」

と言ってきたとします。

その受け答えですが、「○○でございますね。かしこまりました」と復唱して下さい。聞き間違えなどもあるかもしれませんし、相手も間違っている可能性がありますので、必ず復唱する事を忘れないようにして下さい。

次に、以下の形で返答して下さい。

「恐れ入りますが、少々そちらでお待ち下さい。〇〇がただいま参ります」
「恐れ入りますが、少々そちらでお待ち下さい。〇〇を呼んでまいります。」

後は、担当者にその事実を繋ぐだけですので、これ以上対処する必要はないです。

【対応５】不在だった場合

インターホンに来客がやってきた際、アポ無しなどの飛び込みである事も少なくありません。また、約束の時間を間違ってやってきてしまったといったトラブルもあります。その際は、担当した方が必ず代理として受け答えするようにします。

もし、相手が名指ししてきた担当者が不在だった場合は、「ただいま〇〇は席を外しております。もし、ご用件をお伝えするのであればお聞きいたしますがいかがいたしますか？」といった形で促して下さい。電話であれば、そのまま話続けてもらって違和感はないのですが、インターホンごしに長々とやり取りをするのは不毛です。

その為、その担当者に近しい人に出てもらったり、自分自身で出て話を聞くといった形にして下さい。その際も、「今、そちらに向かいますので、少々お待ち下さいませ」といった形で急ぐようにして下さい。

来客対応のインターホンとは、ビジネスでの取引です。手を抜くのではなく、必ずしっかりと対処出来るように心がけていきたいところです。