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挨拶・マナー

訪問先のお客様への正しいお詫びの挨拶方法やマナーを解説!良好なビジネス関係の維持に!手土産はOK?



訪問先のお客様への正しいお詫びの挨拶方法やマナーを解説!良好なビジネス関係の維持に!手土産はOK?

ビジネスは良い事ばかりではありません。取引先や営業先に不快な思いをさせたり失礼を働いてしまうというトラブルを起こしてしまい、手土産を持参してお詫びをしなければならないシチュエーションも少なくないです。

そんな時、お詫びの挨拶の仕方によって信頼度も変わってきます。訪問先のお客様への正しいお詫びの挨拶方法やマナーを解説します。良好なビジネス関係の維持にお役立て下さい。

訪問先へのお詫びの際の言葉遣いのマナー

ビジネスにおいて、一切のトラブルが起こらない事は理想的です。しかし、ビジネスは人と人の関係性が関わる事から、絶対にトラブルが起こらないと言い切れません。訪問先でのお客様へのお詫びの言葉遣いのマナーについてまとめました。

  • 「申し訳ない」と言葉で伝える
  • お詫びには具体的な内容を含める
  • 改善策も示唆

ビジネスで不可欠なこれらのマナーをそれぞれ解説していきます。

「申し訳ない」と言葉で伝える

ビジネスにおけるお詫びの挨拶には、「申し訳ない」といった言葉を使うのが一般的です。ビジネス相手ともしもプライベートで仲が良かったとしても、ビジネスの間柄の時は友達でもなければ親しい知人でもありません。その為、以下のような砕けた言葉は不適切です。

  • ごめんなさい
  • すみません
  • 気をつけます

例えば、以下のような丁寧な言葉を使ったお詫びの挨拶が正しいマナーです。

  • ●●の事例については誠に申し訳ございませんでした。
  • 深くお詫び申し上げます。

比較的、小さなトラブルで相手が気にしていないとしても、「この前はすみませんでした」といった軽い言葉遣いでは失礼です。

「改めてになってしまいますが、先日の不手際、誠に申し訳ございませんでした」

このような丁寧な言葉を使ったお詫びの挨拶が正しい対応です。今後のビジネスにおける信頼に繋がるので押さえておきたいマナーです。

お詫びには具体的な内容を含める

訪問先での謝り方について、申し訳ないと伝える事は良い事です。とはいえ、ただそれだけだと“とりあえず謝っておけば大丈夫だろう”と思われてしまいます。相手がこちらを許したくなるようなお詫びの挨拶とは言えません。

反省がないと思われてしまってはせっかくのお詫びも台無しです。具体的な内容をふくめた謝り方をおすすめします。仮に納期についてのトラブルであれば、以下のように何についてお詫びしているのか具体的に言葉で伝える事で、相手も理解しやすくなります。

●●日を納期として依頼した際、私とその担当者との連携不足で●●者様に多大なるご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。

もしかしたら相手にも何らかの落ち度があったかもしれませんし、それの改善の為にも具体的な内容での謝り方を心がけて下さい。

改善策も示唆

お詫びの際、必ず伝えなければならないのが改善策です。具体的に決定した改善策でなくても良いです。あくまで、どうしたら今後このミスを起こさないようにすべきか、その改善策を示す事でお詫びの挨拶に重みが加わります。訪問先のお客様にとっても許したくなるような謝り方になります。

“今後、このようなトラブルが起こらぬよう、部署内の担当者全員と連携を取り、メールを二重、三重のチェック体制を構築する所存です…”
“もうこんなミスは起こしません。その為の改善策も構築します。”

このような旨を訪問先のお客様へのお詫びの挨拶の時に伝えて下さい。お詫びの挨拶は、お詫びとその具体的内容と改善策が一体となっている事を認識して下さい。

訪問先におけるお客様へのお詫びで手土産の菓子折りを渡す際のマナー

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訪問先にメールでのお詫びではなく、直接お詫びに伺う際、言葉を伝えるだけでなくお客様に手土産で菓子折りを持っていく事はマナー違反にはなりません。

それだけお詫びの気持ちがある事が伝わる為、上手に使う事で逆に訪問先とのビジネスにおける関係性を深める事が出来ます。訪問先への謝り方について、手土産の菓子折りを渡す際のマナーをまとめてみました。

  • 渡す際のマナー
  • 渡すタイミング

それぞれ解説していきます。

渡す際のマナー

訪問先へのお詫びの挨拶の際、お客様に手土産で菓子折りを持っていくのはOKです。とはいえ、むき出しで持っていくのはマナー違反になります。まず、紙袋に入れたりのしをかけると丁寧です。

時計回りに手土産の菓子折りを回し、手土産の菓子折りがお客様の正面を向くような形で差し出す事が正しい渡し方のマナーです。手土産の菓子折りは必ず、両手で渡すように心がけて下さい。

渡すタイミング

手土産の菓子折りを持って行くのは良いですが、いきなり訪問先のお客様に手渡すのはマナー違反です。良い印象を与えるどころか「とりあえずモノを渡せばいいんでしょ」という印象を与えて不快な思いをさせてしまうリスクもあります。

出来れば訪問先のお客様がこちらのお詫びを受け入れた事を確認した後、手土産の菓子折りを渡すのが正しいベストなタイミングです。仮に受け取ってくれなければ無理に渡す必要ない為、持ち帰るのがマナーとなります。

訪問先のお客様にお詫びをする際は正しいマナーを守って!今後の良好なビジネス関係を保つためにも!

訪問先のお客様ににお詫びの挨拶をする際、重要なのは心からお詫びの気持ちが伝わるか否かです。手土産の菓子折りを持参するのも、お詫びの言葉を並べるのも良いですが、相手も人間です。許したくなるような謝り方が出来るのがベストです。

謝られる訪問先のお客様の立場に立って、どのような謝り方であれば自分自身も許したくなるか想像してみるのも良いです。“セオリー通りやっておけばいいだろう”ではなく、まず誠心誠意、心を込めた謝り方を心がけて下さい。


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