取引先へ訪問挨拶をする際の文例および基本的なビジネスマナーを解説します。訪問前の準備をしてアポイントメントを確実な獲得を目指して下さい。取引先やお客様の所へ訪問する際には、印象に残る挨拶が今後の仕事を左右する大きなポイントになります。どうやって挨拶したら良いかわからない、何を話せば良いのかわからない、文例があれば知りたい。このような事にお悩みの方もいらっしゃるかと思います。
取引先への訪問挨拶は重要
営業をするにあたって挨拶はとても重要です。その理由は、挨拶の仕方によって自分の印象が大きく変わる事となるからです。挨拶が適当な人の第一印象は「やる気がない」「マナーを知らない」などのマイナスイメージが付いてしまいます。マイナスイメージが付いてしまった状態で、たとえ良い商品を進められたとしてもその人にお願いしようとは思いません。初めの挨拶で好印象を残す事で、その後の話をしっかりと聞いてくれるようになります。
取引先への訪問挨拶のポイント
取引先への訪問挨拶のポイントは以下のとおりです。
飛び込み営業では顔と名前を覚えてもらう
飛び込み営業とは、何の面識もない相手に営業をする事を言います。飛び込み営業で重要なのが「顔と名前だけでも覚えてもらう」という事です。
まずは「株式会社〇〇の〇〇と申します。」と自分の会社と名前を伝えて深くお辞儀をした後「本日はこの地域において挨拶をさせていただいております。」など、訪問の理由を簡単に伝えて下さい。商品の説明と聞くと「必要ない」と思われてしまいますが、挨拶と聞くと「それくらいならまぁ良いか」と思ってくれる人が多いです。もちろん、全員が聞いてくれるとは限りませんが効果はありますのでぜひ試してみて下さい。
アポイントメント獲得を目指す
挨拶回りで大切な事は、挨拶のみで終わらせずに「アポイントメント獲得」を目指す事です。挨拶のついでにアポイントメントが取れたら十分な成果と言えます。アポイントメント獲得に繋げる為には訪問前に顧客情報を手に入れる事が大切です。
営業：最近～～を初めたそうですね！
お客様：そうなんですよ。最近成果も出てきているのでこの先さらに伸ばしていきたいと思っています。
営業：～～はいつ頃から初めたんですか？
お客様：3ヶ月前くらいですかね～。
営業：そんな短期間で成果が出るなんて、素晴らしいですね。今度営業部長の〇〇様にもご挨拶したいと思っていたところで。実は、成果アップに繋がる提案があるのです。
お客様：それはぜひお聞きしたいですね。
営業：それでは、○月○日はいかがでしょうか？
上記のように自然な流れでアポイントメントが取れたらベストです。このような自然な流れに持っていく為には、訪問前調査がとても重要になりますので、訪問前にしっかりと調べてから伺って下さい。
身だしなみは清潔に
訪問の挨拶において、身だしなみはかなり重要なポイントです。身だしなみがだらしないと、そのままの印象が残りますので訪問前に忘れずに清潔感のある身なりを心がけて下さい。
例えば以下の通りです。
- 爪は短くきれいに磨く
- 靴を磨く
- 眉毛は綺麗に手入れをする
- 歯のメンテナンスをする
「細かいな」と感じるかもしれませんが、これらはビジネスマンの身だしなみの基本です。
目に留まりやすいアポイントメントのメールを送る
基本的に営業へ行く際には訪問前にアポイントメントを取ってから挨拶にいくのがマナーです。その為、挨拶に行きたいと思っている会社には訪問前にアポイントメントをとっておく必要があります。アポイントメントのメールは目に留まりやすい内容にしなければいけません。その為、件名がかなり重要です。アポイントメントをとる際の件名は以下を参考にしてみてください。
- 打ち合わせ日程のご相談（〇〇株式会社 〇〇）
- ご相談についてのお願い
- 〇〇株式会社 〇〇より【貴社訪問のご相談】
上記であれば目に留まりやすいのでおすすめです。
会社の訪問で挨拶が必要になる場面とは？
会社訪問で挨拶が必要になる場面を知っていれば、その都度態度を変える事なく礼儀正しい挨拶ができます。それぞれの場面ごとで解説していきます。
受付の挨拶
会社を訪問したら、受付を通らなければいけません。ここでの挨拶を怠ると受付の人から担当者へ伝わってしまいそこで評価が下がってしまう恐れもあります。単に事務手続きを行うだけではなくしっかりと挨拶が出来るようにしてください。受付での挨拶では「はじめまして。（こんにちは）〇〇株式会社の〇〇と申します。本日〇〇の件でお伺いしたのですが〇〇様はいらっしゃいますか」のように、挨拶、要件、会社名、氏名を必ず伝えるようにして下さい。
対面の挨拶
次は担当者との挨拶です。会社を訪問するときは担当者が付いてくれる事が多いです。担当者とは、当日常に行動をともにする事になりますので、挨拶で第一印象を良くして距離を縮めておくといいですよ。
紹介の挨拶
会社訪問では、廊下で人とすれ違う事は珍しい事ではありません。すれ違う際には軽くお辞儀をしながら「おはようございます」「お疲れ様です」「こんにちは」などと挨拶をするようにして下さい。また、担当者から紹介してもらう事もあります。その際にも笑顔で挨拶をするようにして下さいね。
取引先へ訪問挨拶をする際の文例
取引先へ訪問して挨拶をする際のやり取りの一例を紹介します。
（※○があなたで、△が受付です）
○：はじめまして。このエリアの担当になりました〇〇です。本日はご挨拶に伺いました。〇〇のご担当者様はいらっしゃいますか？
△：少々お待ち下さい… あいにく〇〇は外出しております。
○：そうですか。それではお帰りになったタイミングでお電話しますので、いつ頃お戻りでしょうか？
△：本日の18時過ぎには帰ってきていると思います。
○：ありがとうございます。それではそのお時間にお電話するので、〇〇株式会社〇〇からご連絡いたしますとお伝え下さい。
△：かしこまりました。お伝えしておきます。
次はお客様へ挨拶をする際の流れの一例をご紹介いたします。
（※○はあなた、■は受付、△はお客様）
○：はじめまして、本日はご挨拶に伺いました。〇〇のご担当者様はいらっしゃいますか？
■：少々お待ちください…。
社内にいるので、今呼び出しております。もうしばらくお待ち下さい。
○：ありがとうございます。
△：おまたせいたしました。〇〇です。
○：はじめまして。〇〇株式会社の〇〇と申します。本日は初めてご挨拶にお伺いしましたのでぜひお名刺交換だけでもさせていただけないでしょうか。
△：わかりました
～～名刺交換～～
○：ありがとうございます。名刺の部署名が～～ですがこの御部署は何名いらっしゃるんですか？
△：8名です。
○：これだけ大きな事業を8名で運営されているなんて、すごいです。ぜひ今度部長様にもご挨拶したいのですが、お時間いただけませんか？
実は売上アップに繋がるようなご提案があるのです。
△：そうですか。それはありがとうございます。ではぜひ一度お話を聞かせて下さい。
○：ありがとうございます。では、部長様がご同席の際にお伺いいたしますので、直近でお二人がご都合の良い日をお教え下さい。例えば来週あたりでのご都合はいかがでしょうか？
△：そうですね…来週であれば金曜日の15時からであれば大丈夫です。
○：それでは○月○日の金曜日、15時からまたお邪魔します。当日は私と事業部長の2名でお伺いいたしますので当日は何卒よろしくお願いいたします。
△：わかりました。お待ちしておりますね
取引先へ訪問挨拶をする際は訪問前の準備をしてアポイントメントを確実に獲得しよう！
いきなりの訪問挨拶では、お客様を獲得するというよりかはまず挨拶をして認知してもらう事が重要です。無理に営業をしたりお願いをしたりしてしまうと、最悪のケースでは出入り禁止となってしまう恐れがあるので要注意です。
訪問前に出来る準備は万全に整えておいて、相手に好印象を与えられるように身だしなみなどもしっかりと整えてから訪問挨拶に行くようにして下さい。飛び込み営業となると成約率を上げるのがなかなか厳しいのが現状ですが、工夫や心がけ次第で伸び率がグッとUPします。
