社外への挨拶メールはどういう書き出しが好印象？取引先に失礼のない書き方や例文を紹介！「ビジネスエチケット」

社外への挨拶メールはどういう書き出しが好印象をお取引先に与えるでしょうか？大切な取引先に無礼のない書き方および例文を紹介します。ビジネスシーンでは様々なエチケットがありますが、中でもメールを出す時のエチケットはビジネスマンの基本と言われています。

職種によっては、メールは毎日のようにやり取りされるので、ビジネスメールの基本ははっきりと頭に入れておいて下さい。

ビジネスメールの書き出しの書き方

ビジネスメールには、書き出しの基本というものがあります。

社内宛の場合のビジネスメール書き出しの書き方

1. お疲れ様です
2. おはようございます
3. お忙しいところ、失礼致します
4. 昨日は遅くまでお疲れ様でした

社内宛に出すメールは、社外ほどかしこまった書き方にする必要はありません。しかし、関係性やその時のシチュエーションによっては書き出しの挨拶を使い分ける必要があります。

取引先宛の場合のビジネスメール書き出しの書き方

• お世話になっております
• いつもお世話になっております
• 平素よりお世話になっております
• 長らくご無沙汰しており、申し訳ございません
• 度々失礼致します
• この度は私の不手際により、ご不快（ご不便）な思いをさせてしまい心よりお詫び申し上げます
• 架電の件
• 先程お電話させて頂いた件につきまして、補足事項がありますのでご連絡致しました

取引先など社外の人とメールをやり取りする場合は、丁寧な言葉遣いを心掛けた書き方にして下さい。

他にも「お世話になっております」の言い換えでは以下の挨拶があります。

• おはようございます
• 夜分に失礼致します

その他には以下の挨拶も丁寧なので、取引先宛でも使えます。

• いつもご愛顧頂き、ありがとうございます
• いつもお引き立て頂き、ありがとうございます

社外へメールを出す際の書き方エチケット

社外へメールを出す際の書き方エチケットは以下の通りです。

【書き方エチケット①】件名をつける

ビジネスメールでは件名を付けるのが基本です。件名は受け取った人が最初に目にする箇所なので、件名を見て内容がわかるようなタイトルを付けるようにして下さい。わかりにくい内容だと、迷惑メールと勘違いされて消去される可能性もあります。わかりやすい件名は、要件を簡潔にまとめられた文章です。

例えば、請求書をPDFにて送付した場合は「請求書の送付」打ち合わせのお礼メールの場合は「本日●●の打ち合わせのお礼」などとして下さい。また、件名の最後に【株式会社●●　●●】と、企業名と氏名を入れると、より確実にメールを開封してくれます。

そして、はじめてメールを出す場合にやってしまいがちなタイトルが「はじめまして」です。これは、営業のメールや迷惑メールと誤認されてしまうおそれがあるので辞めて下さい。

はじめてメールを出す場合は
【ご挨拶】～～について（株式会社●●　●●）と、メールの内容を簡単に記載するようにして下さい。

【書き方エチケット②】誤字脱字に注意

メールの誤字脱字はよくありますが、これはビジネスメールでは悪い印象を与えてしまう為NGです。特に企業名や名前などの誤字脱字は、相手に不快な思いをさせてしまうので気をつけて下さい。メールを送信する前には、一通りチェックしてから出すようにして下さい。

【書き方エチケット③】絵文字などは使用しない

ビジネスメールでは、絵文字や機種依存文字は使わない事がエチケットとされています。これは、相手のOSの関係で、文字化けを起こしてしまうと正しい情報が伝わらない事があるからです。また、相手との関係性にもよりますが、一般的には絵文字は使用しないようにして下さい。

【書き方エチケット④】読みやすい内容にする

ビジネスメールは、内容や要件がはっきりと相手に伝わらなければいけません。必要に応じて箇条書きにしたり、文章の一文を短くするなど工夫をして、読みやすいように作って下さい。また、主語・述語がはっきりしていない人もいますので、気をつけて下さい！

【書き方エチケット⑤】メールの流用はNG

ビジネスメールでは、時に決まったメールを出す時があります。例えば、締め日になれば請求書の送付をする場合「請求書を送付致します」と毎回同じ内容になるかと思います。そうなると、同じメールの文面をコピーして出すのが手っ取り早いと思いますよね。しかし、これは思いがけないミスやトラブルを起こしてしまう可能性が高くなります。

例えば、日付が前回のままになっていたり、前回と同じ情報が入っていたりすると相手に「流用している」と即座に気づき、不誠実だと思われてしまう事もあります。流用するのであれば、内容をよくチェックしてからにして下さい。

【書き方エチケット⑥】必ず署名を入れる

ビジネスメールでは、必ず最後に署名を入れるのがエチケットです。

署名は名刺のような役割があったり、メールを書いたのは自分だという証明する役割もあります。
署名に書く内容は以下の通りです。

1. 企業名
2. 部署や役職
3. フルネーム
4. 企業住所
5. 電話番号
6. FAX番号
7. メールアドレス
8. URL

署名は、すべてのメールに入れるものなので、メールの雛形に入れておく事をおすすめします。

【例文】社外への挨拶メール

社外への挨拶メールは取引先に無礼のない書き方の書き出しを意識しよう！

社外の挨拶メールの例文について紹介しました。社外へ出すメールは、あなたの印象だけではなく企業の印象にも関わるやりとりです。好印象を残す為にも、謙虚で丁寧なやり取りをするように心掛けて下さい。

特に、書き出し部分についてはスマートかつ礼儀正しい流れの挨拶が重要です。人は見た目だけでなくメールの第一印象も軽んじてはならない肝心なポイントなのです。「仕事が出来ない」とか「失礼でエチケットがなっていない」とレッテルを貼られてしまうとそこからの挽回は厳しいです。

社外の取引先相手にメールを書きなれていないはじめのうちは不安かと思います。そんな時は上司にチェックをお願いするのもいいです。