書き方・例文

社内文書を使った業務依頼やご協力のお願いの書き方を文例を交えて解説!社外文書との違いを意識して



社内文書を使った業務依頼やご協力のお願いの書き方を文例を交えて解説!社外文書との違いを意識して

社内文書を通じて「お願い」をされる機会がある方も多いです。社外文書とは違い、やや書き方や伝え方のニュアンスに注意する必要があります。社内文書における業務依頼やご協力のお願い文の書き方や文例について解説します。部署をまたいで確認依頼や協力メールを送信する機会は多いので知識を身に着けて下さい。

社内文書とは?

社内文書でご協力のお願い文を作る上で大切になる基本的な社内文書の書き方を解説します。

社内文書の特徴

社内文書とは、その名の通り社内向けに作成された資料です。ほかに、「社外文書」と「社交文書」といったものがありますが、社内文書はそれらとは別の書き方やニュアンスで作成されている事が求められます。

社内文書は以下が一般的です。

  • 報告書
  • 議事録
  • 稟議書

ご協力のお願いをする為の社内文書の場合、以下のような資料があります。

  • アンケート
  • 案内文
  • 回覧分

作成方法を知る事で、さまざまな文書を作る事が出来るので基本を学んで下さい。

心がけたい事

心がけたい事は、同じ社内だからといってカジュアルになり過ぎず、とはいえかしこまり過ぎないといった部分です。敬語の基本は押さえつつも、謙譲語ばかりになったり、距離を感じさせるような文面で作成されるのは違和感を与えます。

また、宛名や挨拶文にばかり文字を使うのは避け、出来るだけ簡潔に伝えるべき事だけを伝えるといったシンプルさが求められます。社内文書を作る際、社外文書と同じようにではなく、あくまで別の種類の資料だといった視点で作成されている事を覚えておいて下さい。

【文例】ご協力のお願いをスマートにするために

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ご協力のお願いの文例を紹介していきます。あくまで文例なので、ご自身の行いたい業務依頼に合わせた形で作成して下さい。

文例

総務部発●●号 令和●年○月○日

総務部●● 内線番号●● メールアドレス●●

社員各位

●●のお知らせ

前略 この度●●を実施する事となりました。

下記の通り実施いたしますので、対象者は必ずご参加下さい。

よろしくお願いします。

1.日時●月●日●時から
2.対象者 社員全員
3.場所 本社4階●●室前
4.持ち物 ●

当日やむを得ず参加出来ない場合、●月●日までに総務部●●までにメールでご連絡下さい。

以上 署名

社内文書は、出来るだけ簡潔な内容で短く作成されます。また、記載内容も社外文書とは若干違いがある為、間違わないように作成出来るように準備して下さい。

書き方の流れ

業務依頼を行う社内文書の文例に沿って書き方の流れを紹介します。

【業務依頼の書き方①】番号を入れる

社内では文書番号が振られている事がほとんどです。文書番号とは、発信した番号の事であり、後に管理しやすいように振られるものです。もちろん番号は必須でない事から省いている企業もありますが、効率化の為に番号を振る事が義務づけられている事もあります。

また、作成日付もしっかりと書く事が大切です。和暦や元号かは企業の判断になりますが一般的には元号で記載される事が多いようです。

【業務依頼の書き方②】発信者や対象を明確に

社内文書でご協力のお願いを作る際、重要になるのが誰が誰に向けて作成したものかといった部分を判断出来るようにする事です。当然、基本となる要素ではあるのですが、社内文書だとこれらを省いてしまう方もいるかもしれません。

まず、業務依頼をされる側の部署名と職名と氏名を書く事を忘れないようにして下さい。会社名は、社内なので要らない企業もありますが、一般的には企業名も入れて作成されるのが基本となっています。仮に、上記のお願い文例のように社員全体にお知らせする内容だった場合社員各位といった形で作るとよいです。仮に部署単位だった場合は●●部各位といった形です。

次に、発信者名を書き込みます。所属名や氏名だけで社内では問題ないのですが、場合によっては形として社外文書のように会社名や所在地も作成される事があります。すでに配信されている社内文書を確認した上で、それに合わせるようにしておいて下さい。

【業務依頼の書き方③】本文

本文を出来るだけ簡潔に作る事が求められます。一般的な社外文書であれば、時候の挨拶を取り入れたり、ビジネスの基本となる挨拶文を取り入れます。とはいえ、社内におけるお願いのような形の場合、あまりかしこまり過ぎると違和感を与える事から、ごくシンプルにお願いで伝えたい事だけが作成されているように工夫して下さい。

また、上記の文例でも示唆しているように、日程を書く際は箇条書きで作成されているのが基本になります。その為、本文の文章内に業務依頼のインフォメーションを書くのではなく、記書きといった形で箇条書きにして下さい。最後には「以上」を付け加える事も忘れないで下さい。

【業務依頼の書き方④】連絡先も忘れずに

社内でのお願いとはいえ、誰もが発信者の連絡先を知っているわけではありません。大きな企業になれば当然ですし、トラブルが発生した時の緊急連絡先がしっかりと記載されている事が肝心です。メールアドレスや内線番号を業務依頼先の社員が一目でわかるようなインフォメーションを作る事を忘れないようにして下さい。

社内向けの業務依頼やご協力のお願いはシンプルな書き方で

社内でのご協力のお願いや業務依頼は、出来るだけシンプルで分かりやすい事が求められます。冗長になり過ぎると読み手が疲れてしまって協力する気をなくしてしまいます。業務依頼をしたい内容をサッと見てすぐに理解できるように簡潔に伝えるべきものだけを伝える書き方を心がけて作成してみて下さい。