社内文書を作る際、内容によっては時候の挨拶を取り入れる事があります。社交文書で作成される事も多いものの、社内向けにも使います。始まりの文書は【お疲れ様です】が一般的ですが時候の挨拶を使う書き方もあるのです。とはいえ、普段時候の挨拶を利用しない方にとってハードルが高い印象があります。社内文書における時候の挨拶の書き方や例文を解説します。
社内文書における時候の挨拶
時候の挨拶を作る機会は、意外に少なくないです。社内文書というと以下のようなビジネス文書を思い浮かべる方も多いです。
- 議事録
- 指示書
- 通達書
とはいえ、こういった資料だけでなく案内書や通知書といった形で、社内イベントの催しをお知らせする事もあります。
こういったケースでは少し季節感のある文にするだけで雰囲気が出る為、社員の士気も高まります。社内だからといって時候の挨拶は利用しないといった事ではなく、そのシチュエーションに応じて利用出来るように手はずを整えておく臨機応変なビジネスマナーが身に付いていると心強いです。
時候の挨拶とは
そもそも時候の挨拶自体がよく分からないといった方もいるかもしれません。まずは時候の挨拶とは何かについてビジネス知識を解説していきます。
時候の挨拶とは？
時候の挨拶とは、古くから手紙に記載する文書の慣習で文書の始まりに添える一文です。時候の挨拶には二十四節気が利用される事が多く、より格式高い資料を作れます。上記でもお伝えしたように季節感を大切にした文書である事から、タイミングが重要になってきます。
例えば、時候の挨拶に利用される語句は上旬・中旬・下旬といった形で分かれている事から、適切なタイミングで使う事が肝心になってきます。
時候の挨拶の種類
時候の挨拶にはさまざまな種類があります。例えば、4月に利用されるものは以下の通りです。
- 春暖
- 桜花
- 桜花爛漫
- 花曇り
5月であれば、立夏や新緑が使われる、12ヶ月分の上旬・中旬・下旬といった形で変わってくるところが特徴です。これらを全て覚えるのは専門家でもない限り難しいものの、じつは基本的な時候の挨拶はすでに存在しているので、それらをバランスよく組み合わせるだけで完成します。
【例文】社内文書における時候の挨拶
社内文書に限らず、時候の挨拶はどういった資料であっても基本の作成方法は一緒です。注意点については後述する為、まずは社内文書における例文について紹介していきます。
立夏の候、皆々様お健やかにお過ごしのご様子でなによりと存じます。
向暑の候、皆様にはいよいよご清栄の事とお喜び申し上げます。
このように、時候の挨拶は【〇〇の候】といった形で作成される事が基本となっています。また、候といった語句だけでなく、折やみぎりといった語句を利用しても問題ないです。作成対象の資料におけるの雰囲気に合わせて作成出来るように心がけて下さい。
社内文書における時候の挨拶の注意点
上記で紹介した社内文書の例文を確認してみます。例えば、【向暑の候、皆様にはいよいよご清栄の事とお喜び申し上げます。】といった例文がありますが、ここで重要な事は候の後の文書です。社外宛であれば企業宛に出す文書は貴社を使うのが一般的です。
また、個人に出すのであれば【〇〇様には益々ご健勝の事とお慶び申し上げます。】といった形で作成されます。社内宛であれば基本的に社内の人間に出す事から皆様といった形の語句を利用して時候の挨拶を作るようにして下さい。
社内文書の書き方のポイント
社内文書に時候の挨拶を取り入れるなら、それだけを徹底するのではなく、全体なバランスを考えて作成されている事が重要になります。書き方のポイントについて解説していきます。
本文の入り方
時候の挨拶を使う際、その部分ではなく大切なのは本文です。あくまで時候の挨拶は、季節感を取り入れた丁寧な文書である為、本文がおろそかになってしまうようでは意味がないです。
まず、本文は簡潔かつシンプルにまとめられている事が重要になります。季節感のある時候の挨拶を取り入れたからといって、その季節感の事について長々と記載し続けるのはNGです。あくまで、伝えるべき事をシンプルに伝えるだけなのがビジネスにおける社内文書の役割です。
また、あくまで季節の挨拶である事から、本文の内容と関連しない事があります。その際、本文に入る前に、【さて】といった一文を入れるとわかりやすくなります。例えば、社員運動会がある事を伝える内容だったとします。
以下のような書き方だとスムーズです。
向暑の候、皆々様お健やかにお過ごしのご様子で何よりと存じます。さて、来る○月○日（曜日）にて恒例の社員大運動会を開催する事となりました。
頭語と結語に注意！
時候の挨拶を取り入れるなら、忘れてはならないのが頭語と結語の存在です。頭語といっても使い慣れていない方はピンと来ないかもしれませんが、【拝啓】、手紙の冒頭で利用される事のある語句です。時候の挨拶を使うなら、基本的に【拝啓】の頭語と結語が利用されます。
また、結語はそれに対応する【敬具】の事で最後に記載します。また、時候の挨拶に対応するように季節感のある文末の一文で終わらす事もマナーとされているので注意して下さい。
社内向けの文書に時候の挨拶を取り入れてビジネスシーンでスマートさをアピール！
普段、なかなか時候の挨拶を作成しないといった方が多いです。社内向けの文書であってもサラッと始まりの文書に時候の挨拶を添えられるとビジネスマンとしてかっこいいです。利用方法をしっかりと覚えていれば、必ず将来役立ちます。
