近年コンピューターが普及し、仕事のやり取りのほとんどはメールやビジネス用チャットが使用されています。そんな中で、FAXは今でも様々な企業で頻繁に利用されています。個人から会社への送付状や会社からお客様や取引先など様々な送り先に送信します。
FAXを送付時に本題資料のほかに「FAX送付状」を添付するのがビジネスマナーとされていますが、事務のお仕事に携わっていない人でこのマナーを知る人はとても少ないです。FAX送付状の使い方や書き方や注意点を紹介します。
FAX送付状について
FAXで資料を送る際に枚数や送付資料についての内容を簡単にまとめた用紙を一枚目に添付する為に作成される資料
FAX送付状はなぜ必要？
FAXのやり取りが多い会社は、1日に何十件とFAXが届きます。何十件という膨大量に対して、返信や資料整理を行わなければなりません。そのような会社は、以下のような順番で仕事を進めていきます。
- FAX送付状を確認
- 送信先や枚数を把握
- 緊急性の高い順から処理
また、送付状に記入されている枚数や実際送られてきた資料の枚数に相違がないかをチェックする為にも使用されます。
FAX送付状の書き方
FAX送付状の分かりやすい書き方を見て行きます。
FAX送付状の基本項目
- 表題
- 送信年月日
- 宛名
- 送信者
- あいさつ文
- 送信内容や枚数
表題や送信年月日
表題は「FAX送付状」や「送付状」etcとします。送信年月日は送信する当日の日付を記入します。
宛名
送信先の会社名と宛名を記入しましょう。部署名や役職がある場合は、間違いのないように記入します。
送信者
送信元の会社名と、送信者の名前や部署名や役職を記入します。
あいさつ文
頭語や結語でご説明した通り、あいさつ文を簡単に記入します。会社で統一されている挨拶文がある場合は、それに従いましょう。
送信内容
本題資料が何の資料なのかを記入します。また、それぞれの資料を何枚添付しているのかを記入します。
見積書：1枚
請求書：1枚
支払明細書：1枚
その他項目
確認後の対応について、以下の項目を作成しておくと、送信先も確認しやすくなります。
- 至急
- 要返信
- 返信不要
返信
本題資料の内容について送付したFAX用紙に返信してもらいたいなら、「返信の際は本用紙に記入して返信くださいますようお願い申し上げます」と、備考欄に記入して、返信用欄を記入しておくと良いです。
FAX送付状の書き方におけるポイント
書き方で押さえておくべきポイントを紹介します。
用紙サイズや向きて
用紙サイズは基本的にA4用紙を使用しましょう。
本題資料がB5やA3etcの用紙の場合でもA4用紙を使用します。
用紙の向きは、本題用紙の向きと合わせてもOKです。しかし、基本は用紙の向き関係なく「縦」で使用されているケースが多いです。
頭語や結語
頭語や結語については、以下の例文のようなビジネス文が使用されるケースが一般的です。
「拝啓」
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。早速ではございますが、下記資料を送付いたしますので、ご確認（ご査収）くださいますようお願い申し上げます。
「敬具」
送信後の対応
FAX送信後は、先方に連絡を電話やメールで連絡する事が一般的ですが、中には送信後の確認は返信が無い時のみで良いという企業もあります。こういった対応はケースバイケースで企業により異なる為、企業と契約が決まった際に話し合ってチェックしておくのをおすすめします。
FAX送付状における書き方の注意点
冒頭に添えるだけの送付状なら…と、気を抜いて作成してしまう人も少なくないかもしれません。しかし、FAX送付状は「顔」とも言える第一印象を左右する重要なポジションに当たる資料でもあります。FAX送付状の書き方における注意点も押さえておいて下さい。
だらだらとした本文はNG
FAX送付状は【届いたFAXがどこの会社から何が何通来ているのか】をチェックする為に添えます。よって、本文に添付資料の内容をだらだらと記入してしまうと、チェックに時間がかかってしまい非効率になってしまいます。
FAX送付状はあくまでも確認資料なので、以下を簡潔に記入しましょう。
- 内容は簡潔に
- 何を何枚添付しているのか
- 資料に対しての対応（至急や要返信や要確認）
枚数が大量になる場合
FAXを送付の際に、送付枚数が5枚以上になる場合は「送信枚数が〇枚あるのですが、FAXで送付してもよろしいでしょうか？」と、事前に相手企業へメールや電話にて確認して下さい。枚数によっては、「他の対応をしてほしい」と言われる可能性があります。
FAXで送付には適さない内容
- お礼状
- お祝い状
- お見舞い状
- お悔やみ状
- お詫び状
上記資料は、郵送で送付しましょう。
送信先の確認
以下のような重要資料が、他企業や外部に漏れてしまうと大変なトラブルとなってしまう可能性があります。
- 請求書
- 支払明細書
- 見積書
- 設定単価が書かれた資料
FAXを送付の際は、送付先のFAX番号に間違いが無いかを必ずチェックしてから送付して下さい。
よくある間違い
FAX送付状における書き方のよくある間違いも知っておくとミスを防げます。
返信時
送信されてきたFAXへそのまま返信のケースで、【○○○株式会社 御中】や【○○ ○○様】のように、自社に対して送られてきたら、御中や様がついています。よく、何も修正せずに返信事項のみ記入して返信されるケースがありますが、それは不適切です。
この場合、返信の際は二重線で御中や様を消して、発信元に御中や様を記入しましょう。
返信と大きく記入
返信とわかるように、空いている箇所に【返信】と大きく記入しておくとより親切な返信方法となります。
重言や二重敬語
重言や二重敬語は、間違っている敬語で少し失礼に当たります。
下記はよくある間違いです。
- 誤【必ず返信が必要です。】
- 正【必ず返信をお願いいたしますや返信が必要です。】
- 誤【うかがわせていただきます】
- 正【うかがいます】
- 誤【お送りさせていただきます】
- 正【お送りします。】
- 誤【ございますでしょうか？】
- 正【ございますか？】
- 誤【社長様】
- 正【社長】
より、丁寧な敬語をと思って使用されているケースが多いのですが、実は間違いで裏目に出てしまっています。他にも下記の表現は、自分よりも目下の人に使用出来る言葉で、目上の人に使うと失礼に当たります。
- 【了解しました】
- 【ご苦労様です】
目上の人やお客様へ使用する敬語はが適正です。
- 【了解しました】→【承知しました】
- 【ご苦労様です】→【お疲れ様です】
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