社外の取引先やお客様へ契約終了を報告するお礼の挨拶メールの書き方や例文を解説します。ビジネスマナーを身に着けて誠実に立ち回れるようになると良いです。仕事をしていたら、何らかの理由で社外の取引先やお客様との契約が終了になる事は珍しくは無い事です。
ですが、契約終了のお知らせをするのは気が思いうえに、どう伝えれば良いのかもわからず悩みますよね。今後のビジネスにおけるお付き合いの事を考えると、相手に失礼のないように伝える事が大切です。
社外の取引先やお客様へ送る契約終了メールとは？
会社の都合によって、契約を終了しなければいけない場合、社外の取引先やお客様にその旨を伝える為に送るメールの事を言います。社外の取引先やお客様へ送る契約終了メールの内容は主に、取引を終了する意思と感謝の気持ちを伝えます。
社外の取引先やお客様へ送る契約終了メールの注意点
社外の取引先やお客様へ送る契約終了の御礼メールの注意点は以下のとおりです。
契約終了の意思を伝えつつ配慮も
ただ『契約終了です。ありがとうございました』とするだけだと、そっけなくなってしまう他これまでの感謝の気持がしっかりと伝わりません。また、言いづらいからと回りくどい言い方にしてしまうと、受け取り方に違いが生じてしまう恐れもあります。社外の取引先やお客様へ契約終了のお礼メールを送る場合は下記の2つを意識してメールを作成してみて下さい。
- きっぱりと断る
- これまでのお礼を伝える
契約終了の内容は当たり障りのない理由に
契約終了のお礼メールには必ず終了になった理由を記載しなければいけません。その際に、相手の気分を害さないよう、言葉選びには要注意です。
例えば以下のような例文は、当たり障りのない且つ分かりやすい理由としておすすめです。
- 諸般の事情により…
- 予算の都合…
- 仕事全般の見直しをする事となり…
社交辞令は慎重に
今後のやり取りに見込みが無いのに、社交辞令として『また機会があればお声がけします』と書く事があります。これ自体は問題ないのですが、相手によって判断するべきです。
社外の取引先やお客様へ契約終了を報告する他の手段
社外の取引先やお客様へ契約終了を報告する手段はメール以外にも『直接』『電話』『チャットツール』などの手段があります。対面で契約終了を報告する事もありますが、これはメールおよび電話などに比べるとかなりハードルが高い手段と言えます。ですが、どの手段よりも今までの感謝が伝わりやすい手段でもあります。
電話で伝える場合は、メールおよびチャットなどで契約終了を伝えた後に改めてお礼をしたい場合にすると良いですよ。メールおよびチャットをせずに、初めから電話で伝えるのは対応が難しくなる可能性もあるので避ける方が無難です。
社外の取引先やお客様へ契約終了を報告するお礼メールの例文
社外の取引先やお客様へ契約終了を報告する御礼メールの例文を紹介します。ビジネスシーンで活用して下さい。
件名：今後のお取引につきまして【株式会社〇〇 〇〇】件名：今後のお取引につきまして【株式会社〇〇 〇〇】
☓☓株式会社
〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
表題の件、次回契約更新につきましてご連絡致しました。
今後の仕事見直しに伴い、社内で検討を重ねて参りました。その結果、来期のご契約をお見送りさせていただく結論に至りました。
大変不本意ではありますが、ご理解いただけますと幸いです。
納期や作業内容など、無理なお願いをする事があったにも関わらずいつも柔軟にご対応頂き心から感謝しております。
長年にわたって、ご尽力賜わりまして誠にありがとうございました。
貴社一層のご発展を心よりお祈り致します。
～署名～
件名：今後のお取引につきまして【株式会社〇〇 〇〇】
☓☓株式会社
〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
平素より貴社にはご尽力いただきまして、ありがとうございます。
契約更新の時期となり、継続について社内で検討を重ねて参りました。
ですが、不本意ながら初版の事情により契約更新を見送らさせていただくとの結論に至りました。
〇〇様には、これまで無理なお願いをする事もありましたが、その都度柔軟に対応していただき心から感謝致しております。
長期にわたってご尽力賜わりまして、誠にありがとうございました。
また、お声がけする事もあるかもしれませんので、その節はよろしくお願い致します。
なお、契約終了に際し必要な書類がありましたら、ご送付願います。
貴社益々のご発展を祈念しております。
～署名～
件名：今後のお取引につきまして【株式会社〇〇 〇〇】
☓☓株式会社
〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
今般、仕事の見直しに伴い社内で検討を重ねて参りました結果、来期より貴社とのお取引を見送らさせていただくという結論にいたりました。
誠に勝手ながら、事情をご賢察いただければ幸いです。
貴社には長年のご厚意を賜わり心からお礼申し上げます。
末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。
～署名～
社外の取引先やお客様へ契約終了を報告するお礼の挨拶メールの書き方を身に着けよう！
社外の取引先やお客様との契約が終了するときは、相手へお知らせをするべきです。良いお知らせでは無いので、お伝えするのは気が引けます。相手に失礼のないよう、はっきりと契約終了について伝えた後にこれまでの感謝の気持ちを伝えられるとビジネスでの関係を維持するためにも良い心がけです。
変に忖度をして曖昧でよくわからない回答をして取引先やお客様に誤解を与えたり詮索せざるをえない状況に陥れるのは良くありません。言葉選びには気をつけてはっきり要点が明瞭になっているメールの文章を作成して下さい。
