会社や事業所、または個人で動いている方、電話番号を変える事があるかもしれません。仕事関係の方が多岐に渡る際、電話番号変更の案内文を作成し送付すべきです。
しかし、案内文を作成した事がない方にとっては、どんな伝え方の連絡方法が良いのか、どれぐらいの期間で伝えるべきなのか、迷ってしまうかもしれません。電話番号変更アナウンスを行う案内文の伝え方と例文を解説します。
電話番号変更の案内文の例文
株式会社〇〇 〇〇様
電話番号変更のお知らせ
拝啓
ますますご盛栄の事とお喜び申し上げます。平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、このたび当社の電話番号を下記のように変える事となりましたので、お知らせ申し上げます。お手数をおかけしますが、お控えの番号をご訂正下さいますよう、お願い申し上げます。
敬具
記
①変更内容 現行電話番号 〇〇〇〇〇〇
変更後電話番号 〇〇〇〇〇〇
②変更日 令和〇〇年〇〇月〇〇日より
なお、〇〇までは旧電話番号にお電話された際には、変更後の電話番号をアナウンスさせて頂きます。
以上
電話番号変更の案内文の伝え方
案内文の伝え方を簡単に解説していきます。まず、案内文は上記のようにビジネス文書の伝え方で構成されていれば問題ありません。基本的には以下の項目を連絡出来ていればOKです。
- 差し出す相手
- 差し出す側の企業名
- 標題
- 主文
- 記書き
また、挨拶文はビジネス文書における定番のもので問題ないので、そちらを記載して下さい。
電話番号変更の案内文の伝え方における注意点
案内文は、簡潔にアナウンス出来るビジネス文書である事が求められます。その為、必要最低限の連絡事項以外を記載する必要はありません。しかし、一方で必ず記載しておきたい連絡事項もあります。それが、上記の例文における記書きの部分です。
現行と新規の電話番号を間違いなくアナウンス！
まず、現行と新しい電話番号についてです。どちらか一方だけを記載すると、読み手が新しいものなのか古いものなのかわからず混乱してしまう恐れがあります。必ず、並列させて記載して下さい。
変更タイミングも間違いなくアナウンス！
いつ新電話番号が変更されるのかも記載して下さい。ただ、電話番号が変わる事だけを記載しただけでは、いつどのタイミングで古い方に繋がるかがわかりません。
仮に、古い方に電話して間違い電話になってしまったとあれば、顧客や取引先に迷惑をかけてしまいます。その為、いつまで古い方が利用出来、いつから新電話番号に移行するのかもしっかりと連絡事項に記載されているか、チェックしてから送付や配信して下さい。
電話番号変更
会社が電話番号を変えるといった事は、決して小さな事ではありません。関係各所だけでなく、今まで提出していた書類にも変更届けを出す必要が出てくる為、思った以上に煩雑な業務に追われる事になります。例えば、以下の施設には直ちにアナウンスをする必要があるのです。
- 税務署
- 市区町村役場
- 社会保険事務所
もちろん、そこまで急な話でなければ問題ありませんが、最終的には連絡しなければなりません。その為、出来るだけ早い段階で連絡する姿勢が求められます。
1ヶ月前には周知させておきたい
案内状を取引先に送る際、タイミングが必要になってきます。あまりにギリギリに送ってしまうと混乱させてしまいますし、早過ぎるとそれはそれでいつ変更になるのか相手が忘れてしまいます。
その為、ほどよく余裕を持って案内文を作成出来、アナウンスするのは一ヶ月前くらいがよいかもしれません。遅くとも2週間前には連絡出来るように心がけて下さい。また、社内でも共通認識となっている必要が出てくる事から、必ず社内で電話番号が変更になる事は数ヶ月前から周知させておく事が重要になります。
案内ガイダンスも効果的
案内文の伝え方やタイミングを完璧にしたとしても、全ての方がそのアナウンスや連絡をしっかりと把握してくれているとは限りません。分わかっていても連絡やアナウンスを忘れてしまったとか、送信や配布されたものをチェックしていなかったといった事例もあります。
また、新規で取引を行いたいといった企業や個人、何らかの営業電話、そういった場合はどうしても古い方に電話がかかってきしまう可能性があります。この際、電話番号変更の案内文だけでなく、案内ガイダンスを利用するのもひとつの手段です。
上記のようなアナウンスを流してくれます。案内ガイダンスが流れる事で余計な手間がかかりませんし、人件費もかかりません。
案内文を作成しただけでは不安といった企業の方は、案内アナウンスを利用する事をおすすめします。
電話番号変更前の注意点
企業が電話番号変更を行う際、注意しておきたいポイントがいくつかあります。様々な理由から電話番号を変更しなければならないといった場合でも、変える事によるデメリットは多少発生します。電話番号変える前の注意点について解説していきます。
デメリット
新しい事務所になった、新会社を立ち上げるといった場合であればよいですが、ただ電話番号だけを変えるのはリスクが伴います。
まず、上記のような案内文の作成だけでなく、変更手続きや庶務費用と手間がかかります。さらに、インターネット関連の手続きの変更も手間です。
このように、電話番号変更にはデメリットがある為、企業の為になるのか否か真剣に考慮した上で決める事をおすすめします。
電話番号変更時は明確な伝え方を意識した確実なアナウンス連絡を！
電話番号変更の案内文は、必ず記載すべき部分を忘れないようにして下さい。アナウンスに誤りがあったり、関係者全員に滞りなく連絡を入れておく事が、今後のスムーズなビジネス進行に繋がります。明確で分かりやすいシンプルな伝え方を意識した案内文の作成を心がけて下さい。
