会社へ送る手紙の書き方や例文について解説！書き出しや結びや宛名に気を付けてビジネスマナーを守ろう！

会社へ送る手紙の書き方や例文について解説します。基本的にはメールのやりとりが多いですが、時には手紙のやりとりもあるかもしれません。書き出しや結びや宛名に気を付けてビジネスマナーを守ると受け取る側に好印象と信頼感を与える事も出来て今後の仕事も進めやすくなるのでおすすめです。

会社に手紙を送るケースでは、どのような内容で書けばよいのでしょうか。会社への手紙という事は仕事の文書になりますが、普段メールでいろいろと済ましている方は書き方がわからず不安になってしまうかもしれません。

会社に手紙を送るメリット

冒頭でお伝えした通り、近年仕事ではメッセージをメールでやり取りするのが一般的になっています。手紙をやり取りする事はほとんどない為、一度も経験した事がない、という方も多いです。

しかし、だからこそ会社に手紙を送るメリットが多いとも考えられます。一般的にビジネス向けの手紙は決まりがあり、マナーを守って作成される事がほとんどです。こういったビジネスマナーがしっかりとしていると相手に理解してもらえる為、自社の利益も後々繋がっていく可能性があるのです。

会社へ手紙を送る事に億劫になるのではなく、チャンスだと捉えると気持ちもラクになります。

会社に手紙を送る際、その順序を間違えなければ支離滅裂な内容を避ける事が出来ます。

これらを参考に会社に手紙を送る際の手順について解説します。

まず、頭語ではじめて下さい。一般的には拝啓といった言葉を使うのがよいです。ビジネスらしい、丁寧な印象を与える事が出来ます。そして次に時候のあいさつを書き記します。時候のあいさつとは、その季節における定番の挨拶文であり、ビジネスマナーとして書き出しに記載するべきと考えられています。

例えば、年末に近いケースの時候の挨拶の一例として、「本年も余日少なくなってまいりました。貴社におかれましてはご活躍とご発展の一年かと拝察いたします。」といった文章から書き出したら良いです。

時候の挨拶を書いた後は、主文です。基本的に主文がメインになる為、ここを外してしまっては相手にその目的が理解されません。主文は、基本的に用件を伝えるイメージです。

「この度は●●のご用命を頂きま事にありがとうございました。」といったような形ではじめていき、その用命についての感謝の気持ちや意気込み、さらに成果が出ていたらそのお礼なども主文に書き記すとよいです。

主文が作成出来たら、つぎは結びの挨拶です。会社への手紙の結びの挨拶であれば、近いうちに挨拶に参りたいとか、貴社の皆様におかれましても体調に気をつけて…など、差出相手の体調や活躍を祈るような文末でまとめるとよい印象になります。

基本的に結びの挨拶の最後は、「略儀ながら、お手紙にてお礼を申し上げます」といった形で終わらせるとキレイに決まります。

会社への手紙を文章だけで終わらせてしまうのはマナー違反となります。最後に必ず後付を記入するのが社会人としてのマナーとなります。まず、手紙を出した日付、差出人の会社名、そして宛名の会社名と担当者名をしっかりと記載する必要があります。また、基本的に結語も記入して下さい。

会社に手紙を送る際、基本的に縦書きがおすすめです。縦書きの封筒とシンプルな便箋に記載するようにします。また、マナーとして余計な事を記載したり、相手のプライベートなどを暴露するなど、そういった文章は必要ありません。あくまでシンプルかつ用件だけを伝えるように心がけるのが、社会人マナーとなります。

それらを踏まえた上での簡単な会社への手紙の例文を紹介します。

例文

拝啓行く春を惜しむ間もなく、●●様におかれましては日々ご多忙の事と存じます。

先日のイベントでは、多大なるご愛顧を頂きましてま事にありがとうございます。

●●社長、●●部長をはじめ皆様が温かく迎えてくださったおかげで、素晴らしい成果をあげる事が出来ました。

貴社さまの助言なくしてはこの成功はありません。深謝しております。

今後とも、ご指導ご鞭撻どうぞよろしくお願いいたします。未筆ながら、貴社のますますのご発展を申し上げ、お礼とさせて頂きます。

謹白日付差出人会社名宛名会社名と担当者名

会社への手紙は、個性や特別な文章は必要ありません。まず、基本的なマナーをしっかりと理解し、順序を間違わずに送る事が大切です。作成した後は、しっかりと何度も見返す事が重要です。書き出しで第一印象が決まり、結びで読み終えた後に読み手がどう感じるかが決まります。

送る相手の読みやすさや受ける印象を想像しながら書いてみると自然と丁寧な書き方になるかもしれません。