ビジネスシーンでは、やむを得ない事情でどうしても予定をキャンセルしなければいけない事も。そんなとき、相手にいち早くキャンセルの旨を伝えなければいけません。そこで、メールが便利なのですが、キャンセルを申し伝えるメールにはマナーがいくつか存在します。マナーを知らずにメールを送ると、相手に不快な思いをさせてしまうおそれも無きにしも非ずなので、明確に理解しておくべきです。キャンセルを申し伝えるメールのビジネスマナーとキャンセルを申し伝えるメールの例文を解説します。発注やアポイントや発注の予定変更の日程掲示もお忘れなく。
キャンセルを申し伝えるメールのベーシックなマナー
ベーシックなマナーは以下のとおりです。
わかった時点で伝達は早急に
予定をキャンセルしなければいけない事がわかったら、すぐに発注やアポイント絡みのキャンセルのメールをいれましょう。【相手に少しでも面倒がかからないようにする】という事が大きなコツになります。
発注やアポイント絡みのキャンセルをすれば、相手に面倒をかける事になりますが、発注やアポイント絡みのキャンセルの伝達が早ければ早いほど相手も対処する事が出来ます。メールが遅れれば遅れるほど、相手からの印象は悪くなり面倒をかけるという事を覚えておきましょう。
明確にお詫び
発注やアポイント絡みのキャンセルのメールではお詫びの気持ちを明確に知らせる事がコツになります。【申し訳ないです】というお詫びのメッセージでは、十分な誠意が伝わりません。丁寧なお詫びをすれば相手にそれ以上マイナスな印象を与える事はないです。
お詫びの印象が良ければ、反対に良い印象を与える事も出来る可能性が無きにしも非ず。もちろん、お詫びをせずにキャンセルのみの件を知らせると、相手からの印象はかなり悪くなります。なので、キャンセルを申し伝えるメールでは発注やアポイント絡みのキャンセルする旨を知らせると同時に心からのお詫びのメッセージを知らせるようにする事が大切です。
ギリギリの状況の発注やアポイント絡みのキャンセルにおいて
一般的にキャンセルの伝達はメールで問題ないのですが、予定ギリギリになって、発注やアポイント絡みのキャンセルしなければいけない事がわかったらメールではなく電話にてキャンセルの旨を伝えて下さい。この状況でも、お詫びの気持ちを明確に知らせる事がコツです。
予定ギリギリになってメールで発注やアポイント絡みのキャンセルの伝達を送ったとしても、相手がメールを読んでくれず【無断欠席】扱いになってしまう可能性も無きにしも非ず。相手に多大な面倒をかける事になりますので、予定ギリギリのキャンセルになる状況ならかならず電話にてお詫びするようにして下さい。
明確に知らせる
メールで発注やアポイント絡みのキャンセルを行う際に、曖昧な表現は相手に面倒をかけてしまうほか、印象を悪くしてしまうおそれも無きにしも非ず。曖昧な表現だと、相手から再度確認の伝達をしなければいけなくなる事もあり手間もかけてしまう事になります。例えば、今回の予定を【辞退】するのか【日程変更】をするのか、明確に伝えて下さい。
キャンセルを申し伝えるメールの書き方
基礎を明確に押さえて、相手にわかりやすいメールを作る事がコツになります。発注やアポイント絡みのキャンセルを申し伝えるメールで最も大切な事は【キャンセルの事実を知らせる】【お詫びのメッセージを知らせる】【明確に知らせる】の3つが大きなコツになりますが、その他にも細かいコツは御座います。
件名を入れる
ビジネスメールの基礎が【件名を入れてメールを送る】です。発注やアポイント絡みのキャンセルのメールでも同様で、必ず件名を入れてからメールを送るようにしましょう。件名は、簡潔に書く事が大きなコツです。長すぎてしまうとひと目見るのみでメールの中身を把握する事は難しいです。なので、短くて簡潔に書くように心がけて下さい。
また、キャンセルを申し伝えるメールはいち早く相手に見てほしい内容になるので【重要】を付けるといいですよ！
書き出しの書き方
書き出しはいつも通りの書き出しで問題ないですが、ビジネスメールの書き出しの基礎は相手の【企業名】【部署名】【担当者名（分かれば）】までを記入する事がマナーとされていますので覚えておいて下さい。
また【御中】や【様】などの敬称においても留意が必要です。
企業や部署名までしかわからないなら【企業名+部署名+御中】担当者名が分かるなら【企業名+部署名+担当者名+様】です。そして、企業名を記載する際に㈱と略称を使うと相手に失礼なので必ず【株式会社】と正式名称を使うようにして下さいね。
本文の書き方
本文には、予定をキャンセルする事とその理由、そしてお詫びのメッセージを添えて送るようにして下さい。マナーの項目でも記載している通り、お詫びのメッセージは心を込めて、曖昧なメッセージでキャンセルを伝えないように留意してメールを作って下さい。
署名の書き方
ビジネスメールでは、署名を付ける事もベーシックなマナーとされています。署名が無いからといって、予定をキャンセル出来なくなる事はないですが、署名が無い事で【マナーを知らない人】という印象を与えてしまう恐れがある他、本人確認が取れない為メールの信頼度も下がってしまいます。
また、発注やアポイント絡みのキャンセルのメールだからといって特別な署名は必要ないです。いつも通りの署名を付けるようにして下さい。
発注やアポイント絡みのキャンセルのメールの例文
メールの例文は以下のとおりです。
件名：【重要】〇〇会議キャンセルのお詫び
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
◯月◯日（曜日）◯時より行われる〇〇会議に参加予定でしたが、大変申し訳御座いませんが諸般の事情により出席をキャンセルして頂きたくご伝達いたしました。
なお、同行予定の〇〇と〇〇は通常通りお伺いさせて頂きます。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。
～署名～
本文では【いつ】行われる【なに】をキャンセルするかを必ず記載して下さい。別日で参加出来るような内容であれば、別日にする旨と日時も記載しておくとメールの往復を減らす事が出来ます。
発注やアポイントや予定をキャンセルするメールは分かりやすい件名で丁寧に
発注やアポイント絡みのキャンセルを申し伝えるメールは送りにくいですが、内容を曖昧にしてしまうと相手も困ってしまいます。必ず【いつ】の【なに】の発注やアポイント絡みのをキャンセルするのか記載して、明確にお詫びのメッセージを添えて下さい。予定を変更するという状況であれば変更後の日程などの伝達もお忘れなく。
また、ビジネスマナーをはっきり守れているかどうかであなたの印象も大きく変わりますので、明確にビジネスマナ－において理解しておいて下さいね。
