ビジネスにおいて打ち合わせは非常に重要です。とはいえ、自社や相手の企業ではなく、よりカジュアルに打ち合わせ場所をカフェに設定される方も多いかもしれません。互いの企業に赴くわけではない為少しラフな雰囲気ですが、どのようなマナーを守るべきか悩んでしまいます。カフェの中でのの打ち合わせでの注意ポイントや待ち合わせや注文の決め方や支払におけるビジネスマナーを解説します。
ビジネスシーンでカフェは使用してよいか？
ビジネスパーソンの中には、カフェのようなカジュアルな場所での打ち合わせはマナー違反になると考えている方もいるかもしれません。たしかに、国家の重要機密や外部に漏れてはいけないような重要機密の話などをカフェの中での話すのは問題です。
とはいえ、一般的な企業同士の打ち合わせであれば、会社側がNGを出さない限りはとくに問題視されるような事はではありません。互いの会社で打ち合わせを行うとなると、どちらかが一方的に有利な立場になるイメージを与えますし、会議室の予約など面倒な手続きが発生してしまう可能性があります。
その店、カフェの中でのあれば移動途中や出先の途中で対応出来るなど、意外にメリットがあります。カフェの中での打ち合わせをする際、予め“カフェの中での打ち合わせをしたいのですが、いかがでしょうか？”と一言伝え、それが可能であればそのまま進めていけばよいといった形になります。
ビジネスマナーにおけるカフェの中でのの打ち合わせ
ビジネスマナーにおけるカフェの中でのの打ち合わせについて解説します。ビジネスで使用する場合、基本的にプライベートでのカフェ選びとは全く違うといったところを把握しておかなければなりません。今後、カフェの中での打ち合わせなどが予定されていそうな方は参考にして下さい。
やや広めのざわついたカフェがおすすめ
ビジネスマナーとして、カフェ選び自体は問題視されていません。その為、どこを選ぼうがその方の自由といってよいです。とはいえ、以下のようなカフェはおすすめ出来ません。
- あまりにも狭い
- 静か
- お客が少ない
ビジネスとしてカフェを使用するという事は、企業の機密情報やいろいろな商談をするなど、外部に漏れてはならない話前提となります。
おすすめは、以下のようなカフェの中でのの打ち合わせです。
- やや広い空間
- 多くの人が使用する
設定した方が支払う
ビジネスマナーとして、カフェの中でのの打ち合わせを設定した方が支払いを請け負う事になります。相手を呼び出しておいて、支払いは相手持ちというのはあり得ません。もちろん、相手と割り勘といった話も違和感を与えてしまう事から、必ず設定した側が支払いをおこなうように算段して下さい。
また、メニューなどは勝手に決めるのではなく、取引先や打ち合わせ相手に決めてもらうのが通常の決め方です。
到着するまでの情報共有
“本日の打ち合わせはここでお願いします”といった形で、相手にその店舗名だけ伝えるのはビジネスマナーとしては微妙です。例えば、駅前にいろいろとカフェがあったり、同じチェーンカフェが点在しているような時、“〇〇駅近くの〇〇でお願いします”とだけ伝えるのはマナー違反と思われてしまいます。
もし、ビジネスとして打ち合わせをカフェの中での設定する際、相手にはしっかりと細かな情報を伝えておくのが基本となります。例えば、以下のような情報です。
- 店舗名
- アクセスホームページ
- 住所
座る席は相手に委ねる
カフェの中での打ち合わせなどをする際、前提として呼んだ側が先に到着している事です。相手を呼んだのにも関わらず自分はゆっくりと遅れて到着といった形はマナー違反と捉えられてしまう恐れがあります。自分が先に座っているとなると、相手が到着した後はその方を空いている席に座らせるといった流れになります。
とはいえ、プライベートでの話合いではなくビジネスにおける打ち合わせは、勝手に相手の席を決めるのはマナー違反とされます。本来、壁側が上座になるのですが、相手にとって居心地のよい席順がビジネスパーソンとしての基本です。
相手だけに伝わる声で話す
ビジネスシーンで話す際、大切な事は相手にだけ聞こえる声で話す事です。小声過ぎるのは論外ですが、だからといってあまりに大きな声で話すのはデリカシーがないと思われます。
また、上記でも解説したようにビジネスシーンでカフェを使用するという事は、それなりに企業秘密が含まれている事になります。どこで誰が聞いているかわかりませんし、あまり声を張らない事がマナーです。
カフェ選びも重要な仕事
ビジネスシーンでは、カフェ選びも重要な仕事のひとつです。打ち合わせに適切なカフェを選ぶかどうかで、打ち合わせ自体がスムーズに進むか、収穫のあるビジネスのやり取りができるかがかかってきます。そして、待ち合わせや注文や支払においてもスマートで礼儀正しい対応が出来れば取引先からの信頼度も上がります。
