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書き方・例文

会社で用いる『ビジネス文書』の書き方のルールや例文を解説!社内でも社外でもわかりやすい文章作成をおすすめします!



会社で用いる『ビジネス文書』の書き方のルールや例文を解説!社内でも社外でもわかりやすい文章作成をおすすめします!

会社で用いる『ビジネス文書』の書き方のルールや例文を解説します。メールや文書にて社内や社外とあらゆる相手にわかりやすく情報を伝えるという機会は頻繁にあります。仕事がスムーズに進むようになるのでわかりやすい文章作成のマスターをおすすめします。

ビジネスマンになると、会社で沢山の文書を扱うようになります。仕事を円滑に進めていくには、こちらのビジネス文書が必要不可欠です。はじめは作り方が分からなくても、慣れていけば当たり前のように作れるようになるので、安心して下さい。

会社でのビジネス文書には3タイプある

会社でのビジネス文書には3タイプあります。

【会社におけるビジネス文書の種類①】社内文書

社内文書には主に下記のような文書がよく使われます。

  • 報告書
  • 議事録
  • 計画書
  • 稟議書
  • 申請書

主に社内で伝達などを行う為に作られるビジネス文書が多いです。

【会社におけるビジネス文書の種類②】社外文書

社外へ提出する文書は主に下記がよく用いられています。

  • 請求書
  • 見積書
  • 発注書
  • 納品書
  • 支払明細書

こちらの他にも、業種によってあらゆるビジネス文書のやり取りがされています。

【会社におけるビジネス文書の種類③】社交文書

社交文書の例は下記のとおりです。

  • あいさつ状
  • 御礼状
  • 招待状
  • お見舞い状

など、社外の人経向けた、お祝い・お悔やみの気持ちを伝える為の文書です。

ビジネス文書の文章における書き方ルール

書き方・例文、文章、テンプレート

ビジネス文書に起こす文章の、書き方のコツは下記のとおりです。

  1. いらない文字列を省く
  2. 1つの文章に1つの内容
  3. 詳細に述べる
  4. 箇条書きの活用

各々詳しく解説します。

【ビジネス文書の文章における書き方ルール①】いらない文字列を省く

ビジネス文書ではいらない文字列を省いて、求められている情報のみの記載をおすすめします。無くても伝わる文字列はいらない文字列と判断して、容赦なく切り取って下さい。

下記の一文は蛇足が多い文章です。

ダメな例文

文章からいらない文字列を除外すれば、読者が文章をスキップしてしまうという可能性を軽減する事が出来ます。

これの文章の無駄を省いたのが下記です。

良い例文

文章からいらない文字列を除外すれば、読者が読み飛ばす可能性を軽減出来ます。

文字量を、半分ほど減らせました。

また、よくあるダメな文章の特徴が形式名詞の頻繁な使用です。形式名詞とは『~という』『~事』などの文字列。これらは無くても伝わるので出来るだけ用いないようにして下さい。

例えば『~する事が出来ます』は『~出来ます』『する事が可能です』は『~~が可能です』と短く言い換えが出来ます。

形式名詞の使用頻度を出来るだけ減らすよう、意識するだけでも読み易い文章が作れます。

【ビジネス文書の文章における書き方ルール②】詳細に述べる

詳細でない文章は、ビジネス文章においていらないです。『あらゆる』『品質』『何年にも渡り』『貴重な』『高品質な』などが、よく用いられている抽象的な文字列です。

ダメな例文

弊社ではあらゆる鉄製品を扱っております。

こちらの文章では、鉄製品を扱っている事は分かりますが、詳細にどのような物を扱っているのか全くわかりません。コレを見て『こちらの会社は良さそうだ!すぐに問い合わせをしよう!』なんて思いません。抽象的な表現は避けて、数字資料などを使って出来るだけ詳細に記載して下さい。

【ビジネス文書の文章における書き方ルール③】箇条書きの活用

ビジネス文書では、同列の内容が複数あるケースでは、箇条書きにして表記するようにします。文章だらけだと読みづらく、一目で内容を理解する事が難しいです。ビジネス文書では、忙しい人でも読み易い文章を心がけて下さい。

ビジネス文書の文章における書き方ルールの気を付ける点

ビジネス文書の文章における書き方ルールの気を付ける点については下記のとおりです。

  1. 読点の打ち方
  2. 接続詞の使い過ぎ
  3. 指示代名詞の使い過ぎ
  4. 同一の文末の繰り返し
  5. 専門用語は出来るだけ用いない
  6. 二重否定

各々詳しく解説していきます。

【書き方ルールの気を付ける点①】読点の打ち方

読点の打ち方に、これといったルールは存在していません。とはいえ、読点は少な過ぎても多過ぎても読みづらくなる為、バランスを考える事が重要です。

下記の一文は、明らか読点が多いですよね。

ダメな例文①

むかし、むかしあるところに、おじいさんとおばあさんが、いました。

読点が多過ぎて、逆に読みづらくなってしまっています。

反対に下記は読点がなさ過ぎて、読みづらいです。

ダメな例文②

むかしむかしあるところにおじいさんとおばあさんがいました。

こちらの文章を読み易くする為には、下記の箇所に読点を打つのがベストです。

良い例文

むかしむかしあるところに、おじいさんとおばあさんがいました。

また、漢字・ひらがな・数字が連続した文では読みづらくなる為、不自然にならない程度に読点を入れるようにして下さい。読点を打つ上で大切な事は、リズムや雰囲気ではなく『読み易くする為には、どこに打つべきなのか』を考える事です。

【書き方ルールの気を付ける点②】接続詞の使い過ぎ

接続詞は適切に使えば、読み易い文章に仕上がるのですが、使い過ぎるとくどい文章に仕上がるので気を付けるべきです。一つの話に『なぜなら…その為…とはいえ…ただ…』と続く文章は読む事に疲れてしまいます。完成した文章を見て、接続詞が沢山続いているなと感じれば、思い切って削ってしまってOKです。

接続詞には下記の種類があります。

【順接】

  • だから
  • それゆえに
  • したがって
  • よって

【逆説】

  • とはいえ
  • だが
  • ところが
  • けれど

【並列・付加】

  • また
  • かつ
  • そして

【対比】

  • または
  • あるいは
  • むしろ
  • もしくは
  • いっぽう

【解説・補足】

  • つまり
  • なぜなら
  • 但し
  • 要するに

【転換】

  • ところで
  • では
  • 次に

【書き方ルールの気を付ける点③】指示代名詞の使い過ぎ

指示代名詞とは下記のような文字列です。

  • こちらの
  • それ
  • これ
  • その

指示代名詞は文章を短く置き換えられる文字列ですが、多用すると何を指しているか分かりにくくなるので気を付けるべきです。

【書き方ルールの気を付ける点④】同一の文末の繰り返し

文末が『~です。~です。~です。』のように連続したと、機械的で幼稚な心象を与えます。『~です。~ます。~でしょう。』など、出来るだけ同一の文末にならないように工夫して、文章にリズムを持たせるようにします。

但しこれは、絶対的なルールではありません。実際に読んだときに違和感がないように、調節します。

【書き方ルールの気を付ける点⑤】専門用語は出来るだけ用いない

ビジネス文書では、専門用語は出来るだけ使用せず、素人が読んでもわかるような文字列を選んで下さい。どうしても専門用語が入ってしまうケースではかっこ()などを使って、解説を加えるようにします。

【書き方ルールの気を付ける点⑥】二重否定

ビジネス文書であるあるが、二重否定です。

ダメな例文
  • ~が遅延してしまう可能性がないとは限らない
  • 若干のリスクがないとは言えない
  • こちらのイベントには、事前予約がないと参加出来ない

一見違和感ないように見えますが、二重否定を治すと…

良い例文
  • ~が遅延してしまう可能性があります
  • 若干のリスクがある
  • こちらのイベントに参加するなら、事前予約が必要

出来るだけ物事を言い切るようにして、二重否定にならないよう気を付けて下さい。

社内でも社外でもわかりやすい文章の作成をおすすめします!

会社で用いるビジネス文書の書き方について紹介しました。社内でも社外でも簡潔で詳細でわかりやすい文章が書けると信頼を獲得しやすいですし、ご自身も仕事がスイスイすすむので仕事を楽しめるようになるのでおすすめします。

気を付ける点をしっかりと理解して文章に起こすコツを覚えれば、誰でもわかりやすいビジネス文書を書けるようになります。最初のうちは慣れないかもしれませんが、ルールを意識して場数をこなせば文章の精度は上がってきます。


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