業務日報を作る必要性とはどのような点があるか想像してみて下さい。書き方のポイントや注意点を紹介します。シンプルに分かりやすくするのが良いです。企業によっては毎日業務日報の提出が必要な会社もあります。
業務日報は「作るのが面倒」「時間がかかるから嫌だ」と嫌われている業務の一つです。ですが、業務日報は会社にとってメリットになるだけではなく、自分の成長を見る事も出来るというメリットもあります。なので、しっかりと「意味のある業務日報」を作る事が大切なのです。
業務日報とは？
業務日報とは、毎日の仕事を会社・上司・関係者に報告する為に作成される日報の事を言い「作業日報」とも呼ばれています。一般的には紙に記入して提出するのですが、現代ではメールやチャット、専用ソフトなどで提出される事もあります。
業務日報の必要性
業務日報にはいくつか目的があります。その目的は会社にとっても必要不可欠な事ばかりです。では、詳細を見ていきましょう。
【業務日報の必要性①】業務を振り返る
業務日報は、その日自分が何をしたのか振り返る事が出来ます。自分を振り返るという事は、自分の成長にも繋がります。それを文字にする事で、仕事中に気付く事が出来なかった事に気付け、学んだり改善する事も出来るなどのメリットがあります。
【業務日報の必要性②】進捗の管理
業務日報は進捗管理をする事も出来ます。仕事を進める際には「タスク」をチェックしながら進めるのが主になっている場合もありますが、それだけでは現在の位置が把握しにくく気付いたら仕事に遅れが出ていたなんて事も珍しくはありません。業務日報を作る事によって「どこまで進んだのか」「遅れがないかどうか」なども確認する事が出来ます。
【業務日報の必要性③】他従業員との現状を共有
業務日報は上司だけではなく、同僚や関係者などにも共有する事が出来ます。共有する事で、お互いの業務状況を確認する事が出来、全体の進捗具合も把握する事が出来ます。自分が次何をするべきか、迷ったときも日報を見せる事で指示をもらえる事もありますよ。
業務日報の書き方・ポイント
業務日報の書き方や書き方のポイントは以下のとおりです。
【書き方ポイント①】業務日報に必要な項目
- 月日
- 今日の目標
- 業務内容
- 成果
- 良かった点
- 反省点や改善点
- その他共有事項
基本的には、上記の7点について書くようにしましょう。項目が増えれば増えるほど負担になり「面倒でわかりにくい日報」になりがちです。このようにシンプルにしておくと、負担になりにくく続きやすい業務日報になりますよ。
【書き方ポイント②】数字を使って書く
具体的な数字を使う事によって、成果が伝わりやすくなります。たとえば「今日は出来るだけ多くの登録者を目指す」ではなく「今日は10件の登録者を目指す」としたほうがわかりやすいですよね。反省点や改善策も立てやすくなるメリットがありますので、業務日報は数字を使って作る事を心がけてみて下さい。
【書き方ポイント③】見た事がわかるように
業務日報のマイナス意見の中には「本当に活用されているのかわからない」という意見があるようです。提出を強く促されるのに、本当に読んでいるかどうかわからないままだと「提出する意味がわからない」と作成する人のやる気を失ってしまいます。
ですので、業務日報を読んだあとには個別で声をかけたり、業務日報をアプリやチャットなどで管理している場合は「いいね」などのシンプルな機能を使ったりなど閲覧した事がわかるようにする事もおすすめです。
【書き方ポイント④】提出前にチェックする3つの事
提出する前には、以下の3つの点を確認してから提出するようにしましょう。
- 今日の目標・結果はわかりやすいかどうか
- 振り返りや改善点などの書き出しが出来ているかどうか
- 今後の対策についての書き出しが出来ているかどうか
改善点や対策などが特に必要ない場合は記載する必要はありませんが、「あのときどうしていれば、もっと良い結果を残せていたのか」という思考で改善ポイントを書き出す事で自分にとっても提出相手にとってもわかりやすいシンプルな振り返りとなります。
業務日報の書き方の注意点
業務日報を作る際の注意点は以下のとおりです。
【書き方の注意点①】業務内容のみの業務日報にしない
業務日報には主に今日の仕事内容を記載するのですが、それだけでは「じぶんの為の業務日報」にはなりません。業務日報には「自分の考え」も含めるようにしてみましょう。すると、振り返りが出来る他、他の従業員同士での意見交換が出来たりと、個々のモチベーションUPにも繋がります。
【書き方の注意点②】感想にならないように注意
上記で話した「自分の考え」は感想にならないように注意しながら作成して下さい。「自分の考え」は、1日の仕事で得た「課題点」「改善点」「疑問点」などを主に記載します。また、目標の達成度+拝啓・理由などを記載すると更にわかりやすいシンプルな業務日報となります。
【書き方の注意点③】ひな形を作っておく
業務日報には以下のようなマイナス意見もあります。
- いちいち作るのが面倒
- 管理が面倒
そこで、これらのマイナス意見をカバーする為に、シンプルなひな形を作っておくのがおすすめです。ひな形さえあれば、それに記入していくだけの作業となりますので面倒を半減する事が出来ます。また、専用のアプリやメールやチャットでの報告にすると、家に帰って落ち着いて振り返りながら作成出来るというメリットもあるのでおすすめです。
業務日報を作る必要性とシンプルな書き方を把握して仕事の効率化に繋げよう！
業務日報は仕事を振り返り、明日以降どうこうどうすれば良いのか目処を付ける際に役立つ他、進捗具合や仕事の見直しなど、会社や従業員にとっても必要性の高い資料だという事が言えます。
「面倒」と思われがちな業務日報ですが、効率よくシンプルな管理が出来ればスムーズに作成する事が出来るので管理の負担も減らす事が出来ます。ここで紹介したポイントや注意点を確認しながら業務日報を作成してみて下さい。
