経理担当をされている方の場合、経費精算書を作成する事があるでしょう。また、営業の方は、出張後に作成を経理の人に促される事もあるでしょう。出張に行った人や経費を使える人、経理担当の方は、会社内でしっかりと精算書をまとめておく事は重要です。
会社の仕事の為に使ったお金は経費となるので、領収書などは必ず取得する事が大事です。また、個人経営者であっても経費精算書を作成した方が良いと思っている方も多いはずです。しかし、書き方が分からない方も多いはずです。無料テンプレートもダウンロード出来ますのでご利用ください。
経費精算書とは？
その名の通り経費清算に関する書類です。
例えば社員などが業務の為に立て替えた以下のような費用を清算するために作成される書類です。
- 材料費
- 交通費
- 旅費
- 接待費
業務をスムーズに遂行する為には、ある程度の経費が必要になります。それらを漏れなく経費清算書に記載しておく必要があります。経費とはいえ、お金であるが故に不正に利用しようとする社員も残念ながら出て来るリスクもあるのです。正確に経費精算書の書き方を把握しておく事が、適切な金額の請求をする為の重要な対策になります。
経費清算書に必要な事項
金額の支払いが発生する際は、以下の対応が必要です。
- 必ず領収書をもらう
- 領収書に裏書きをして提出してもらう
この場合の裏書きとは、誰と何をした時の領収書なのかを書いてもらう事です。
経費清算書は備忘録にもなる！
経費を精算する場合は、当然、経費精算書にもどのような用途で使ったお金なのかを記載するのですが、何に使ったのか忘れてしまう方も多いです。そのような抜けがないように経費を使った人は、領収書をもらってどのような用途で使ったか、貰った領収書に書いておくと忘れない対策の１つになります。
そして１週間ごとや１ヶ月ごとにまとめて経費精算書に記入して、領収書と一緒に経理担当の方に提出する事が大事です。経理の方にも、経費精算書と領収書を照らし合わせる為に必ず領収書に裏書きをする事をおすすめします。
経費精算書の種類は？
社員が支払ったものを全て経費とするのは難しいポイントです。経理担当者が、どこまでのものを経費として落とすのか決める場合、しっかりと線引きをしておかないと後々になって煩雑なトラブルに繋がる可能性もあります。
まず、当然の事ですが、経費精算書に記載出来るものは業務に関連しているものだけです。
記載出来る項目の例を、以下に列挙します。
- 業務に使用しなければならない資材
- 相手先へ行く為の交通費
- 取引先と食事をしながらのミーティングなどの接待費
- 会議室の料金
- 消耗品
- 通信費
- 振込手数料
経費にできる線引きは明確に！
どこまでが経費となるかは会社の体裁によるものですので、A社とB社で経費に出来るものが異なるというようなケースはあるでしょう。会社で経費として認められているものは経費精算書として清算して下さい。
このように言い方１つで全てが経費となってしまいますので、従業員にはしっかりとした線引きをしてあらかじめ明確に掲示した方が良いです。
特に営業職は経費清算書を使う機会が多い！
基本的には、経費を使う事が多くなるのは営業職ですので、飲食代の領収書を全て経費で処理してしまったら大変な事になってしまいます。クライアント、取引先、見込み客などたくさんのお客さんと接する営業は、付き合いも多くなります。成績の良い営業マンほど付き合いが多いので、会社に貢献している順に経費の枠を設けても良いのではないでしょうか？
営業は、お客さんと飲みに行って、仲良くなり、大きな仕事を貰うという関係を築くのも仕事です。このような線引きが難しくなってきますので、前もって経費を使う事を報告させるか、月間で接待交際費、会議費はいくらまでと決めるのも工夫の１つです。
経費精算書の書き方
基本的には法律で定められている項目などはありません。とはいえ、企業ごとに決められたルールがあるでしょう。明確に記載しておかないとトラブルに発展する事もあります。必ず、細かな部分まで分かる書き方が求められます。
部署名や氏名や申請日
必要最低限記載する必要がある項目に、所属部署や氏名、そして申請日があります。
経費の発生日時
重要な項目に経費が発生した日時があります。いつ発生した経費なのかが分からない場合、キリがなくなってしまいます。発生日時を証明する必要がなくなれば、いくらでも経費申請出来てしまうリスクに繋がります。十分に注意します。
経費の発生日時
経費の内容と支払い先、金額、備考欄も記載して下さい。
担当者や上長の捺印欄
担当者や上長の捺印欄なども必要になるのであれば、その項目も作成しましょう。
領収書の裏にメモすると管理が楽に！
領収書を貰った際に書けるなら、どこで何の為に使ったお金なのかを領収書の裏に記載すると後々の管理が楽になります。その場ですぐ書いても問題ないですが、会社に帰ってから書くという流れでも大丈夫です。例えば喫茶店の領収書の裏に「●●株式会社の▽▽さんと打ち合わせ」などといったように何の為に使ったのかが分かりやすい書き方が良いです。
経費清算書のテンプレートでフォーマットを学ぶ方法も！
書き方が分からないやもっと詳しく知りたいという方は、ネット上にあるテンプレートを見る事をおすすめします。ネット上にはテンプレートフリー素材を無料でダウンロード出来るサイトが存在しています。いくつか検索やダウンロードして参照してみましょう。多くのパターンのフォーマットを見る事で、書き方や作り方をより深く理解出来る事に繋がるでしょう。
経費精算書の例文
簡単に一般的な経費精算書の例文をチェックしながら見ていきます。
タイトル
大きな文字でタイトルを書きます。誰が見てもこの書類が経費精算書である、という事がパッと見てすぐ分かるように作成する事が大切です。
所属や社員番号や氏名
左下には所属と社員番号、氏名と印を押す部分を作成します。誰が、この経費精算書を提出しているのかわかるように作成して下さい。
申請日
右下に申請日を令和○年○月〇日といった形式で記載出来る欄を作ります。
支払に関する諸項目
大きな項目で日付と内容、支払い先、金額、備考欄を表にして作成すれば問題ありません。
企業によって書き方はそれぞれ！テンプレートを参考にすると良い！
企業によっては、様々な項目を作成する事になるかもしれません。会社側と相談しながら決めていく必要があるでしょう。項目などは前もって会社側、上司とルールを作成しておくのが良いです。ビジネスにおいては思いもよらない出費などもありますから、その場合は上司と相談して経費精算書の書き方を固めていきましょう。また、例文が分からないという方も前述でも記載しましたが、インターネット上にある経費精算書のテンプレートを良く見て頂くと、どのように例文が作成されているか、書き方の参考になります。
経費精算書と領収書
経費精算書の作成と同時に、領収書の貼付けが求められる場合があります。経費を口頭だけで伝えられて、それを支払っていては虚偽の記載がある可能性があります。不正利用する社員がいた場合、横領になる為会社の立場自体も危なくなってしまうのです。
- 経費精算書に領収書の貼り方は、分かりやすく整理しやすい事を心がけましょう。
- 領収書は日付順に並べるましょう。経費精算書と照らし合わせやすくなります。
- A4用紙などを使用して見やすいように経費清算書を作成しましょう。
- その紙には、日付を記載するなどしてそれに沿って領収書を貼っていきましょう。
- 日付順にファイリングしていくと管理も簡単です。
上記のような対応は非常に大事です。経理担当の方が、どのような形式で提出するかをルール決めしておく事も欠かせません。日付順にファイリングするなど何日までに提出しなければならないなどルールを決めた方が良いです。毎月、経理担当の方は、月次でお金を合わせていますので、２カ月前の領収書を出されても手間がかかります。このように自分のタイミングで経費精算書と領収書を提出するのではなく、月内には必ず提出する事が大事です。
経費精算書のテンプレートをダウンロード
会社にテンプレートが残っていれば良いですが、場合によってはゼロから作成する場合もあるでしょう。そのような場合、いちからエクセルで作成すると時間がかかり大切な項目を忘れてしまうリスクもあります。
そこでおすすめしたいのが、無料素材の利用です。数多くのテンプレートが存在してます。無料でダウンロード出来る事はもちろん、計算式なども入っているので便利で使い勝手が良いと言えます。自社の書式やフォーマットに合わせて、カスタマイズして作成してみてはいかがでしょうか。
自分の会社で必要な項目を付け加えたり、不要な項目は削除出来るので、使い勝手が良いです。会社に書式を用意していない場合は、このようにして作成してみて下さい。経費精算書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートより無料でダウンロードが可能です。続々と新しい素材も追加中ですので、用途に合う場合はご利用ください。
経費精算書の書き方は正確に！領収書の貼り方も分かりやすく！
経費精算書の書き方には、正確さが求められます。また領収書なども必要になる為、自分たちが確認しやすいような書き方にする事も重要です。経理担当に提出する書類ですので、自分が見やすいのはもちろん、他者が見ても分かりやすいように経費精算書と領収書のファイリングは、しっかりと作成していきましょう。
会社の経理、ついては、決算に関わってくる大事な作業という事も社員には周知しておいた方が良いでしょう。仕事なんだから経理の人がファイリングをすれば良いだろう。などと思う方もいますが、それは良くありません。部署ごとで行う業務は違いますが、それぞれで大変な業務はありますので、次の人が仕事をしやすいようにするとういうのは仕事の基本といっても過言ではありません。経費精算書は、しっかりと分かりやすいように作成しましょう。
