親しい友人や知人に文書を送る。そんな場合であれば、書き出しは自由に好きなように書けば良いでしょう。しかし、ビジネスの場で文書を作成したりレターを書く際、適当に作るわけにはいきません。そこはある程度、ビジネス文書における書き出しで作る事が最低限のマナーです。ビジネス文書やメールでの書き出しについてシチュエーションや例文を紹介します。お客様や取引先との良好な関係にお役立て下さい。
ビジネス文書の書き出しの例文
ビジネス文書の書き出しと聞いて不安になる方も多いでしょう。新入社員の方はもちろん、普段こういったメールなどを作る機会がなかった方など、どうしてもPCを打つ手が止まってしまうはずです。
しかし、そこまでビジネス文書の書き出しに関して怖がる必要はありません。その理由として、書き出しは基本的には決まった形が存在しており、それをシチュエーションに合わせて組み合わせていけばよいだけなのです。書き出しの書き方の例文を紹介していきましょう。
ビジネス文書の書き出し
ビジネス文書でよく利用されている書き出しはこの二つです。
- 「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です」
- 「平素よりお力添え頂きありがとうございます。株式会社〇〇でございます」
自分の氏名を名乗る際は会社名と部署名などを入れる事も多いですが、頻繁に連絡を取り合っている個別の相手であれば、とくに名前だけでも理解されるかもしれません。
取引相手やお客様に出すビジネス文書ではあまり相応しくありません。あくまで同じ部署内で立場が同じような方に出す場合のみ、有効になる内容なので注意しておきたいところです。
ビジネス文書の書き出しのアレンジ
ビジネス文書の書き出しについては、基本的に上記のものを利用すれば多くのビジネス相手に通じる内容です。しかし、相手が取引先だったり大切なお客様、また顧客などであった場合は少しラフすぎる印象を与えてしまう可能性があるでしょう。
そこで、ここでは相手がお客様や取引先や複数の人たちに送る書き出しについて例文を紹介します。
- 「平素よりお引き立て頂き、誠にありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇でございます」
- 「平素よりご愛顧を賜りありがとうございます。〇〇株式会社〇〇部 〇〇でございます」
- 「いつもご利用頂き、誠にありがとう。〇〇株式会社の〇〇です」
これらが、取引先やお客様向けの書き出しとしては使いやすいです。
企業レベルでのビジネス文書の書き出し
上記で解説したビジネス文書の書き出しは、どちらかというと個人やお客様、また複数の取引先に送るといった形で使えるものでした。メールだったり簡単なレターなどで利用出来るかもしれません。
しかし、一方で企業に向けて作成しなければならないビジネス文書などもあるでしょう。何らかの新作発表会やプレスリリースを企業のみに送る、企業に向けて何らかの情報を伝達するなど、意外にビジネスシーンで企業に向けてビジネス文書を作る機会が訪れます。
その場合、上記のようなややカジュアルな書き出しを使うのはマナー違反と思われてしまう為、それ相応の書き出しを利用しなければなりません。企業レベルで作るビジネス文書の書き方について解説していきたいと思います。
企業へのビジネス文書の書き出し例文
企業へのビジネス文書を作る際、よく利用される用語をシチュエーションに合わせて使い分ける事が求められます。
例えば、「貴社ますますのご盛栄…」といった書き出しを見た事はないでしょうか。企業に出すビジネス文書を作る際、こういった書き出しが一般的なのですがこの「盛栄」などの用語を間違って使ってしまうと、相手に違和感を与えてしまうので注意が必要です。
では、用語について簡単に解説していきましょう。
- 「盛栄」・・・法人宛のみに使う用語。商売繁盛を意味する。
- 「清栄」・・・法人宛のみに使う用語。健康と繁栄を意味する。
- 「隆盛」・・・法人宛のみに使う用語。とても栄えている様子を表す。
- 「清祥」・・・健康である事を意味しており、個人宛にも使える。
企業宛にビジネス文書を作る上ではその用語の意味を使いわける事を知る事から始めるべきでしょう。
ビジネス文書は時候の挨拶も利用出来る
ビジネス文書を作る際、目上の方などにメールや手紙を送る事があるでしょう。また、上顧客などを招待する為の新作発表会やパーティーなど、そういった際、相手は法人ではなく個人であったり、取引先といったニュアンスではないので上記の書き出しではやや違和感を与えてしまいます。
時候の挨拶は、1月から12月までにさまざまな種類が存在しており、それぞれ上旬、中旬、下旬といった形で使う内容が変わってくるので注意が必要です。
しかし、一方で時候の挨拶を使う事で季節感を表現出来たり、日本人としてのマナーがなっているといった印象を与える事が出来る為おすすめです。時候の挨拶の例文としては、7月の場合「拝啓 盛夏の候 皆様におかれましてはご健勝の…」といった形になります。
ビジネス文書とはいえ、時候の挨拶を上手に利用してみたいものです。
ビジネス文書の書き出しは覚えておくと便利！
ビジネス文書の書き出しというと身構えてしまうものですが、覚えてしまえばさほど難しいものではありません。書き出しに悩んでいる時もすんなりと使えるので意外に便利です。メール作成の時短にもなりますし、お客様や取引先との良好な関係維持にも繋がりますので、ビジネス文書でさまざまな書き出しのシチュエーションを頭の中に入れておきましょう。
