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【ビジネス】郵送報告メールとは?例文や注意点をご紹介!新卒大学生や転職活動中の就活をしている人は入社書類手続きを慎重に



【ビジネス】郵送報告メールとは?例文や注意点をご紹介!新卒大学生や転職活動中の就活をしている人は入社書類手続きを慎重に

郵送報告メールの例文や注意点をご紹介します。新卒大学生や転職活動中の就活をしている人は入社書類手続きを慎重に進める為にも不可欠な知識です。ビジネスでは、郵便を出した際に「郵便報告メール」をする場合があります。

郵便報告メールは郵便に関するトラブルを未然に防げたり対応してくれる事があるなどメリットがいくつかあるので、郵便報告メールについて理解しておくと便利です。

郵送報告メールとは

郵送報告メールとは、文字通り郵送した事を報告するメールの事を言います。友達の家に荷物を送った際に「今日荷物を送ったよ〜」と報告する事があるように、ビジネスシーンでも、郵送した事を報告するメールを送る事があります。郵送報告メールがよく使われるシーンとしては「履歴書の郵送」です。

ビジネスシーンでは、見積書や請求書などの文書だけではなく商品の発送などでも郵便報告メールが送られます。

郵送報告メールはビジネスマナー

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郵送報告メールは、ビジネスシーンでは基本的なマナーだという事を覚えておきましょう。メールアドレスがわかる相手に何かを郵送した場合は、出来る限り郵送報告メールを送りましょう。ただし、企業間のやりとりで郵送報告メールは必要ないとされる場合もあります。その場合は企業間のルールに従うようにしましょう。

郵送報告メールの注意点

郵送報告メールの注意点は【間違いがないように】という点です。

例えば…

  • 商品を郵送して問い合わせ番号がある場合は、問い合わせ番号を間違えないように
  • メールの本文に記載する宛名の誤字脱字に気をつける
  • 担当者などの名前間違いに気をつける

などです。業務上のやりとりをすでに何度もおこなっている場合は相手の名前や会社名を間違える心配はないかもしれませんが、慣れからくるミスもありますので、ダブルチェックは怠らないようにしましょう。

郵送報告メールの例文【履歴書郵送報告メールの場合】

まずは、履歴書の郵送報告メールの例文をご紹介致します。

例文

件名:履歴書の送付 〇〇〇〇(名前)

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

大変お世話になっております。
〇〇 〇〇です。

この度は選考の機会を頂き、誠にありがとうございます。

早速ですが履歴書を本日1月1日(月)付で送付致しました。

ご査収のほど何卒よろしくお願い致します。
署名

上記のように「この日に送りました」という事がわかるように、日付を記載しておくといいですよ。

郵送報告メールの例文【商品郵送報告メールの場合】

商品郵送の報告メールは以下の通りです。

例文①

件名:商品発送のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

先日ご注文頂きました商品につきまして、発送致しましたのでご連絡致します。

本日○月○日(○)付に〇〇郵便にて発送致しました。

到着予定日は◯月◯日(◯)です。

ご到着の際にはよろしくご査収下さいますようお願い申し上げます。

また、追跡番号は0000-0000-0000です。

商品につきまして、ご質問やご不明点などがございましたら、担当〇〇(000-0000-0000)までお問い合わせ下さい。

今後ともよろしくお願い致します。

以上

署名

例文②

件名:〇〇のサンプル品郵送のお知らせ
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先日お問合せ頂きました、〇〇のサンプル品を昨日◯月◯日(◯)付で〇〇宅急便にて郵送致しました。

お荷物の内容は以下の通りです。

  • サンプル品
  • 商品の仕様書
  • サンプル品についての見積書

なお、お荷物は明日(◯月◯日)の午後に到着予定となっております。

到着が遅れている場合は、お手数ですが下記番号でお問い合わせ下さい。

お問合せ番号:000−000−00000

お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願い致します。

荷物を送る場合は、追跡番号を必ず添付するようにして下さい。また、荷物に関する問い合わせが出来るように、担当者と電話番号を記載しておく事も忘れないようにしましょう。

郵送報告メールの例文【書類の郵送報告メールの場合】

見積書や請求書、カタログなどの書類を郵送した場合の報告メールは以下の通りです。

例文①

件名:お見積書の送付に関して

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

この度は数ある商品の中でも弊社商品にご興味を持って頂き誠にありがとうございます。

早速ですが〇〇についてのお見積書が完成致しましたので本日◯月◯日(◯)付で普通郵便にて郵送しております。

到着には3〜4日ほどかかる予定です。

お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い致します。

なお、ご不明な点などございましたら、担当〇〇までお気軽にお問い合わせ下さい。

担当〇〇の連絡先:000−0000−0000

よろしくお願い致します。

署名

例文②

件名:請求書送付のお知らせ

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

本日【◯月◯日(◯)】付にて、〇〇についての請求書を普通郵便にて発送致しました。

つきましては◯月◯日までに指定口座までお振り込み頂けますようお願い申し上げます。

お忙しい中恐れ入りますがよろしくお願い致します。

請求書の郵便報告メールの場合は、わかりやすく振込期限などを記載しておくといいですよ。また、見積書の場合は見積書の期限を記載しておくのも親切でいいですよ。

郵送報告メールを送って新卒大学生や転職活動中の就活をしている人は入社書類手続きを慎重に進めよう!

郵送報告メールは、業務上とても大切な役割を担っています。確実に荷物を送ったとしても、何らかのトラブルに巻き込まれ、荷物が予定通り到着しない事もあります。そんなとき「送った・送っていない」のトラブルにならない為にも、郵送報告メールは大切です。

それだけでなく、新卒大学生や転職活動中の就活をしている人は入社書類手続きを慎重に進める為にも欠かせない位置づけとなります。ビジネスでも利用頻度の高いメールなので、覚えておくと安心です。


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