自分で取引先や営業先に出向くだけでなく、逆に会社に来客が訪問するケースもあります。来客に対する対応担当になったら、その挨拶内容や立ち居振る舞いによって相手に不快な思いをさせてしまう可能性があるので注意が必要なのです。
会社への来客が来た時の丁寧で心遣いを感じさせるマナーを守った対応の流れをチェックして下さい。出迎えや見送りの挨拶と注意点もチェックして下さい。会社内に来客が訪れたら、スムーズに対応出来る様に知識を身につけておくと安心なのです。
来客に対する対応の重要性
会社に来客がやってきたシチュエーションでの対応も肝心な仕事なのです。仮に自分が取引先の会社に出向いた時に、対応が雑であれば不快な気持ちになるのは想像に難くないなのです。また、対応予定である来客が会社にとって肝心なクライアントであれば、その内容によって相手が心証を悪くしたら一大事なのです。
「来客に対する対応＝会社を代表する顔」と言っても過言ではないのなのです。来客が来た時の挨拶から対応迄、社会人にふさわしいマナーを守ったう上で流れる様に進めていきます。
来客に対する対応の用意対応
何事にも言える事ではありますが、用意をしておく事が欠かせません。
- 来社スケジュールをチェック
- 用意されている応接室の用意
- 出迎え体制の徹底
丁寧で心遣いを感じさせる来客に対する対応が出来る様になる為にも、それぞれ細かくチェックして下さい。
来社スケジュールをチェック
会社にアポ無しでやってくる来客も居らっしゃるかもしれません。とはいえ、一般的に飛び込み営業は少なくなってきています。ほとんどの来客がアポを取った上で会社に来ます。その為、当日来客に対する対応を行うのなら、事前に以下の情報を忘れずに事前にチェックしておくべきなのです。
- どちらの会社からの
- 誰が
- 何人で来るか
- 時間は何時か
用意されている応接室の用意
会社への来社スケジュールがあるのなら、一般的に応接室といった会議や商談を行う部屋が用意されているはずなのです。その為、以下の様な準備が肝心なのです。その部屋にやってくる人分の…
- 資料
- 飲み物
- 椅子
他にも以下の様な準備も肝心なのです。
- PCやプロジェクターの必要な設定
- テーブルの清掃
- 照明の調整
- 空調の設定
来客が快適に過ごせるシチュエーションを用意しておく様なお客様を迎える時の心遣いが肝心なのです。
出迎え体制の徹底
自身が来客した方の担当者であってもなくても、来客時は忘れずに“いらっしゃいませ”といった挨拶をこちらから行う姿勢が必要なのです。また来社をされた方が戸惑っているようであるのなら、すぐに駆けつけて用件を聞いて対応出来る様な体制を取っておく事も肝心なのです。
対応を進めるシチュエーションで、出来る事ならその時間の前に受付に立っていると相手が安心します。会社での方針で呼ばれる迄出迎かないというケースもあります。とはいえ、出来る事なら来客を自ら出迎えるくらいの余裕があるとよい印象を与えられます。
来客に対する対応の流れ
来客に対する対応をするシチュエーションの流れについてまとめていきます。
- 行き先を伝える
- 誘導して案内
- 入室時はドアを忘れずにノック
- 入室後の対応
来客に対する出迎えから見送り迄、流れに沿って具体的にチェックして下さい。
行き先を伝える
来客を出迎えた後、会議をおこなう場所に案内をします。来社をされたお客様を案内するシチュエーションで、肝心な事はこちらへ…というよりは、“第二応接室にご案内致します”という風に、具体的にどこに案内するか挨拶をして下さい。
行き先を伝えないとお客様がどこに連れて行かれるか不安になってしまう為、出来るだけ具体的な内容を伝える必要があります。
誘導して案内
来客者が複数回会社に訪れていたとしても、一般的にはその会社における対応役の方が応接室迄確実に誘導して差し上げるマナーになります。お客さまの3歩前くらいを歩き、エレベーターを使うのなら全て自分が操作して下さい。
入室時はノック
アポ取りから応接室を予約していれば、その応接室には誰もいないはずなのです。とはいえ、自分が担当者でなければ応接室に担当者が既に居たり、他の社員が会議をしているケースもあります。
入室後の対応
応接室のドアを開けた後、“どうぞお入り下さい”と挨拶をして案内をして下さい。“今から担当者を呼んでまいります”という風な声をかけた後、上座に来客者を座らせる様にすれば丁寧なのです。
見送りも肝心
来客者の会議が終わった後は、一般的に担当者が会社における入口迄見送ります。もし、応接室で見送るようであれば、案内担当が入口迄見送り丁寧にお辞儀をして挨拶して下さい。
来客に対する対応は会社における顔！注意点とマナーを守って丁寧で心遣いを感じさせる出迎えと見送りをしよう！
会社への来客者は肝心なお客様のひとりなのです。対応時のマナーによっては会社におけるあり方に対する悪いイメージを持たれてしまうリスクもあります。また、この会社と取引がしたいと思わせる様な、お客様を迎える時の心遣いを感じさせる丁寧でマナーが守られた対応を心がけて下さい。
出迎えから見送り迄の流れを大まかに頭に入れておくだけでも対応の質が格段に上がります。
