商品の値段やサービスの詳細を知りたい時には、見積書を頂く事が基本的なビジネスルールとなっていますが、商品の購入を検討している側から見積依頼を出さないと、見積書を作成してもらう事が出来ません。見積依頼書とは依頼者が作る資料です。見積依頼書の書き方や様式や必要性や見積書との違いを例文を添えて解説します。
見積依頼書とは？
商品やサービスの料金を知りたい際に、その商品の販売者や提供者へ、料金の算出を依頼する為の資料です。一言でまとめると、「見積書の作成をして欲しい」と販売者や提供者へお願いする資料となります。また、取引詳細を資料に残す為にも使われる資料です。
見積依頼書の必要性
「依頼書無しで、口頭でもいいのでは？」と感じる人もいらっしゃるかもしれません。もちろん、口頭でも出来ますし、実際に口頭での連絡がきっかけで見積書を作成している企業も存在します。では、見積依頼書は何の為に作成される資料なのか？
たとえ、きちんと依頼していたとしても証拠が無ければ、聞いていないと言われてしまっても伝えていた事実を証拠として提出出来ず不利になってしまいます。反対に、そんなお願いはしていないのに、聞いていたと言われてしまう事もあります。そういったトラブルを防ぐ為には、見積依頼書にして残しておく事が対策方法となります。
見積依頼書に必要な項目
簡単な挨拶文に加え、以下の項目が必要となります。
依頼主の情報
以下のような依頼主の情報を書き込んで下さい。
- 会社名
- 住所
- 電話番号（FAXはあれば）
- 担当者の氏名
メールのケース
メールで頼むケースでも同様に以下の依頼主情報を書き込んで下さい。
- 会社名
- 住所
- 電話番号
- 担当者の氏名＠署名
その際、メールアドレスも一緒に書き込んでおくとより親切なメール文章となります。
商品やサービス
商品のケースでは、対象商品の情報を書き込んで下さい。
- 名前
- 型番
- サイズ
- 色
- 年式
作業やサービスのケースでは、以下の情報を具体的に書き込んで下さい。
- 内容
- 手順
商品やサービスは、依頼先の方がどの商品の見積依頼が必要なのか特定しやすいように、出来るだけ詳細に書く事が大切です。
数量や単位も書き込む
頼む商品の数量や単位も書き込んで下さい。この時、数量と単位の間違いが無いように気を付けなければいけません。（例：㎡と㎥の間違いや100を1000に間違えるetc…）
その他情報
商品やサービス以外に関わる以下の情報も一緒に書き込んでおく事をおすすめします。
- 納品場所
- 納期
- 支払方法
納品場所には、納品場所の住所を間違い無いように書き込んで下さい。
見積依頼書における書き方の注意点
書き方における注意点を紹介します。
文面は、指示や要請文にならないように
例えば「○○お願いします。」だと、指示や要請と受け取られてしまうような文章です。一方で、「○○お願い出来ますか？」だと、チェックしている文章なので相手にも失礼になる心配はありません。
あくまで、依頼者はお願いしている立場なので、お願い出来るかどうかを伺う礼儀正しい文章となるように心がけて下さい。
見積書の中身は社外へ漏らさない
内容を外部に漏らすような事は絶対にNGです。
企業との契約時に契約書にも書き込んである事がほとんどなのですが、万が一書き込みが無いケースでも、見積書の内容を社外へ漏らさないという事に関しては、暗黙の了解となっていてビジネスルールです。
見積の依頼方法
見積依頼書の例文やメールの例文を紹介します。
見積依頼書の例文
例文を２種類見てみて書き方の参考にして下さい。
例文①
表題：見積依頼書
拝啓 貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。
さて、早速のお願いで恐縮でございますが、下記の通り価格及び条件についての見積書を〇年〇月〇日までにご送付して頂く事は可能でしょうか？（ご送付下さいますようお願い申し上げます。）
なお、ご不明な点etcありましたら、ご連絡下さい。
敬具
例文②
表題：見積依頼書
拝啓 時下ますますご繁栄の事とお慶び申し上げます。
さて、○月〇日の会議にてお話させて頂きました、○○につきまして、ぜひお取引したく存じます。つきましては、下記の条件にてお見積りをご送付して頂きたく存じます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご高配のほどお願い申し上げます。
敬具
見積依頼をメールで行うケースの例文
例文を２種類見てみて書き方の参考にして下さい。
例文①
○○株式会社
○○課（部）
○○ ○○様
いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。
先日は貴社にてご対応して頂き誠にありがとうございます。
その際のご提案○○につきまして、社内で検討を進める事となりましたので、○年〇月〇日までに、お見積りを頂きたくお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。
株式会社○○
担当○○課（部） ○○ ○○
電話番号：
FAX：
例文②
○○株式会社
○○課（部）
○○ ○○様
いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。
早速ですが、御社の○○○の購入を検討しておりますので、下記の内容でお見積書を作成して頂きたく存じます。
品名：
数量：
納期：
支払方法：
お忙しいところ恐れ入りますが、○年〇月〇日までに、見積書のご送付をお願い申し上げます。
よろしくお願いいたします。
株式会社○○
担当○○課（部） ○○ ○○
電話番号：
FAX：
見積依頼書の書き方は数量etcの間違いがないように！
見積依頼書は、多くの企業で取引の際に使用されています。見積依頼書の作成にあたって注意しておきたい点は、以下の2点です。
- 指示や要請文にならないように気を付ける
- 中身を社外へ漏らさない
また、見積依頼書のテンプレート作成で困っているのであれば、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトのご利用を検討してみてはいかがですか？ダウンロード後すぐに使用出来るのでおすすめです！
