業務分担表とは？見やすいわかりやすい作り方を解説！必要性やメリット・デメリットも例を添えて紹介！業務効率化に繋げよう

業務分担表とはどのようなドキュメントかご存知ですか。見やすいわかりやすい作り方を解説します。必要性やメリット・デメリットも例を添えて紹介しますので、業務効率化に繋げて下さい。

業務分担表は、業務量が把握出来る事はもちろん、個々の役割や全体的な役割を確認する事が出来る、とても便利な表です。仕事の効率化を目指す為にも欠かせないのが業務分担表です。

業務分担表とは？
- 業務分担表の必要性～メリット・デメリット
見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツ
見やすいわかりやすい作り方で業務分担表を用意して業務効率化に繋げよう！

業務分担表とは？

業種によっては、従業員の仕事内容や役割が違う場合もあります。そういった会社には、誰がどんな仕事をするのかを明確にした表「業務分担表」が大活躍するのです。勤務予定表のように、従業員の勤務時間を記すような表ではなく主に「誰がどんな業務をするのか」を記してある表の事を言います。

業務分担表の必要性～メリット・デメリット

業務分担表は、従業員の仕事を効率よく進める為に必要不可欠な管理表です。また、プロジェクトの分担を見える化する事によって「やらなければいけない事」と「やりたい事」が混ざる事無く作業にメリハリを付ける事も出来ます。それでは、業務分担表のメリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。

業務分担表のメリット

問題点を発見する事が出来る
責任の所在を明確にする
従業員の長所を活かす事が出来る

例

一人の従業員に仕事が偏ってしまっていたり従業員の能力が十分に発揮出来ていない事によって作業効率が改善されないなどの問題点を、業務分担表を見て発見する事が出来ます。

業務分担表は、従業員の得意・不得意を考慮して作られるものです。働いているうちに、一人ひとりの得意・不得意を見出してそれにあわせて業務分担表を作る事によって作業の効率化を目指す事も出来ます。また、業務分担表を見る事で担当業務・担当外のプロジェクトの繋がりを見る事が出来ます。

そうすると自分の担当業務がどのような影響を与えているのかなどが分かる為、一人ひとりに責任感を与える事が出来ます。また、チーム全体をよくするには、どのような進め方が最適なのかなどを考えながら取り組む姿勢が期待出来るなどのメリットもありますよ。

業務分担表のデメリット

業務分担表の最大のデメリットが［業務の範囲が制限されてしまう］という点です。いつ・誰が・何をすれば良いのかを明確に分かるので、従業員にとってもわかりやすい業務分担表ですが「決まった業務以外はしなくてもいい」というふうに捉えられてしまう恐れもあります。

例

イレギュラーに発生した仕事にたいしても「頼まれていないから」と誰も手を付けていないというトラブルが発生するリスクもあります。

業務分担表を作成するのであれば、こういったデメリットが発生してしまわないよう策を考える必要があります。

見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツ

見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツは以下のとおりです。

【見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツ①】担当の業務を洗い出す

まずは、自分自身の担当プロジェクトを洗い出す事から始めましょう。一人で出来るプロジェクトなのか、それとも複数人いないと出来ないものなのかを把握する事がポイントです。

【見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツ②】作業の洗い出し・リスト化

担当の仕事が決まれば、次に仕事の洗い出しをしてリスト化しましょう。そうする事で「〇〇さんはあのプロジェクトに向いている」「〇〇さんはこのプロジェクトに向いている」と分担しやすくなります。

【見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツ③】一旦確認してもらう

作業の分担が出来れば、他の従業員へ一度確認してもらいましょう。人によっては、そのプロジェクト内容が出来ない場合やどうしても違う作業をしたいという事もあります。完成してから言われても遅いので、まずは分担が出来た時点で確認してもらうようにしましょう。

【見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツ④】作業の完了予定日を設定

その作業をいつまでもだらだらと続けてするという仕事はありませんよね。完了予定日や期日などを設定しなければダラダラとした仕事になりがちなので、必ず完了予定日もしくは完了日を決めておきましょう。締切がある場合は、万が一トラブルがあった際にでも対応が出来るように何か締切よりも早い日にち、遅くても1日前に設定しておく事をおすすめします。

【見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツ⑤担当者を決める

それぞれの作業分担ごとに、担当者を決めましょう。これは、それぞれの作業に責任感を持って作業をしてもらう為に効果的な方法です。万が一作業が増えた場合にでも、担当者がいれば担当者を通して対応する事も出来るので、担当者は決めておく事をおすすめします。

【見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツ⑥】業務の細分化

1つの大きなプロジェクトの中でも細かいタスクが含まれているという事が多いかと思います。プロジェクトをひとまとめにして決めてしまうと、担当者の負担が増えてしまう他、具体的な達成の想像がしにくくなってしまい、効率が悪くなる恐れもあります。細分化する必要がある仕事の場合は、細かくタスクを設定して担当者を決めるように心がけましょう。

【見やすいわかりやすい業務分担表の作り方のコツ⑦】優先順位を決める

設定した期限内にすべてのプロジェクトを達成する必要はありますが、すべてが順調に進むとは限りませんよね。1つのプロジェクトの中でも特に「必ず期日に間に合わせなければいけない」ほどの重要性が高いものは「急」などと記入したりして優先順位を表示するようにしましょう。優先順位を明確にする事で、大きなトラブルを防ぐ効果もあります。