ビジネスシーンではもちろん、自治体や町内会、PTAや同窓会etc、幅広いジャンルで使用されている予算報告書は、お金の動きの確認の為に使われます。
テンプレートさえ完成すればあとは入力していくだけなので、それほど難しい書類ではありませんが、必要項目がわからないetc少し作成に手間取ってしまいます。予算報告書のわかりやすい書き方や作り方や科目例を解説します。
予算報告書について
予算報告書とはどのような資料なのか、作成目的etcを分かりやすい解説を添えて紹介します。
予算報告書とは？
一定期間の活動の予定を金額にして表し、何にどれくらいお金がかけられるかの明確化の為に収支をまとめる資料です。
予算とは？
将来に向けて具体的な目標をたて、それに応じて売上予算や費用予算や投資予算etcの計画を立てる事を言います。計画を立てるという事は、会社を経営していく上では欠かせない業務となります。管理方法は大きく分けて以下の3つがあります。
- 編成
- 執行
- フィードバック
編成で数字が決まった後に、予算が達成出来るように営業活動を行います。それから、決められた期間ごと（多くの場合は1ヶ月ごと）に実績を確認⇒比較⇒分析します。
予算報告書の目的
主に下記のポイントがあります。
各助成金を受け取る為
各助成金を受け取る為に、予算報告書の提出を行うケースがあります。
使用目的を明らかに
予算を見返した際に、何にいくらお金を使ったのか？というお金の使い道を知る事が出来ます。これらを知る事で、以下の事象を確認出来ます。
- 無駄がなかったか？
- 金額は妥当だったのか？
今後の予算の参考
今年度の予算をまとめる事で、次年度の予算を組み立てる為の参考になります。多くの会社はこの予算報告書を参考にして、次年度の予算の予定を組んでおります。
活動内容を明らかに
これまで会社が行ってきた活動etc、予算をまとめる際に知る事が出来て活動内容をより詳しく知る事が出来ます。
予算報告書は手書きでもOK？
特に決められた書き方がない為、手書きでも可能です。ですが、手書きだとすべての計算を電卓で行わなければならない他、沢山の文字や数字を書き込まなければならない為、非常に手間がかかります。
わかりやすい、間違いの少ない予算報告書を作れるので効率が良いです。専用ソフトが販売されているほか、エクセルでの作成も可能です。
予算報告書の書き方や作り方における注意点＆ポイント
予算報告書の書き方や作り方において、わかりやすい資料を作る為に押さえておくべきポイントや間違いが生じない為の注意点があります。ひとつずつチェックしていきます。
マイナス表記は「△」に
マイナスの表記を「－」としていても問題はありませんし、誤解を与える事もあまりありません。しかし、予算報告書には沢山の数字が使われるので「－」が見辛くなってしまう可能性があります。
経費の予算
助成金などに申請する為、予算報告書を提出するのであれば、経費の使用があるケースではすべての領収書が必要となりますので、準備しておきましょう。
収入と支出の合計を合わせる
収入合計金額と支出合計の金額は同じになるようにしなければいけません。合わない場合は、再度計算しなおして抜けているものはないか確認して下さい。
金額に間違いが無いか入念にチェック
金額を間違えてしまうと、大きなトラブルに発展してしまう事があります。特に以下のポイントはくまなくしっかりと確認して下さい。
- 「0」の数はあっているのか
- 合計金額はあっているのか
- それぞれの金額は報告通りの金額が入力されているのか？
予算報告書の必要項目
予算報告書の書き方や作り方において、欠かせない必要な項目を紹介します。会社や自治体や町内会によって、必要項目は違います。事前に確認しておいてから作成して下さい。
必要項目
- 表題
- 収入の部
- 支出の部
- 予算金額や決算金額や比較増減
- それぞれの合計
- 前期や次期の繰越
- 備考や摘要欄
表題
表題は、だれが見ても何の書類なのか分かりやすいタイトルが良いです。【〇年度決算報告書】というような簡単な書き方が好ましいです。
収入の部
収入を得た項目を記載し、それぞれ書き込んで下さい。
支出の部
支出が発生した項目をそれぞれ書き込んで下さい。
予算金額や決算金額や比較増減
予定していた金額と実際使用した金額とその結果、余った予算はあるのか？マイナスになったのか？を書き込んで下さい。
それぞれの合計
収入や支出の合計をそれぞれ書き込んで下さい。
前期や次期の繰越
前期の繰越金はいくらなのか、時期に繰り越す金額はいくらなのかを書き込んで下さい。提出先によっては、記載の必要が無くでもいいケースがあります。
備考や摘要欄
それぞれの科目が何に使われていたのかをメモ出来るように、備考や摘要欄を作成しておきましょう。提出先によっては、詳細の記載を必須としているケースもあります。
収入や支出の科目
収入や支出の科目は、会社や自治体によって変動しますが、今回は項目の例を紹介します。
収入の科目例
- 会費
- 寄付金
- 事業収益
- 販売収益
- 受取利息
- 管理費
- 諸収入
活動によりお金が入ってきたら入力して下さい。
支出の科目例
- 会議費
- 備品購入費
- 交際費
- 研修費
- 旅費/交通費
- 管理費
- 消耗品費
- 活動費
- 積立金
その他広報etc、お金を何に使用したのかを科目に入力して下さい。
無料テンプレートを使えば書き方を簡単に出来る！
無料のテンプレートサイトでエクセルやワードで編集可能なテンプレートをダウンロードする作り方もあります。PDF形式のテンプレートを探せば手書きの書き方で予算報告書を作れます。
計算に充分な時間を費やして、ミスの無い報告書を作成する為にテンプレートを導入した作り方を選択して効率化と時間短縮を実現すると良いです。会社や自治体や町内会の規定によって求められる書き方が異なるケースもある為、テンプレートの項目を適宜必要に応じて編集してカスタマイズも可能です。
予算報告書の書き方や作り方で大切なのは「数字のミスが無いコト」
わかりやすい予算報告書を作成する姿勢はとても大切です。しかし、それよりも更に基礎の部分である、「そもそもの数字を間違えて書き込まない」というポイントが最も重要となります。
数字を沢山扱う資料作成なので、書き方や作り方は簡単とは言えず苦戦してしまう人もいるかもしれません。まずは、数字に間違いがないような丁寧な資料の書き方や作り方を心がけて下さい。
