参加申請書は行事やイベントがある際に良く使用される資料で、個人で作成する人や、会社から作成を頼まれるケースもあります。社外ビジネスセミナーやイベントの受講希望や申込を募る為に作る参加申請書の書き方や例文を解説します。是非参考にして下さい。メールフォームを使ってもOKです。
参加申請書とは？
社外研修やサークルやビジネスセミナーや旅行…様々なシーンで「確かに参加します」という事を資料に記す際に使用されるものが参加申請書です。ビジネスシーンでも使用される事がある参加申請書は、特に決まったフォームは無く、自分で作成するケースもあります。
参加申請書の必要性
参加申請書はそれぞれ、行事に参加する際に必須で欠かせないというわけではありません。しかし、参加申請書を作成せずに参加の有無を口頭でのみチェックするケースでは「言った、言っていない」のトラブルになる可能性が高くなります。
その後のトラブル対処にて、証拠となる資料が提出出来ないので不利になるリスクがあるのです。特に、参加人数に限りがある行事だったり、参加人数をどこかに報告しないといけないのであれば参加申請書の作成をおすすめします。
参加申請書の書き方
参加申込書の具体的な書き方やフォームをチェックしていきます。
イベントの参加申請書の必須項目
タイトル
タイトルには、「BBQ大会参加申請書」「○○会議参加申請書」というように、何の参加申請書なのかがすぐ分かるように記しておきましょう。
イベントの内容
どのようなイベントに関わる参加申請書なのか、内容を簡潔に書き込みます。
イベント日時
イベントの日時を書き込みます。例えば、下記のように詳しく書き込みます。
〇月〇日（曜日）
午前や午後 〇時〇分～午前や午後 〇時〇分まで
イベント場所
イベントが行われる場所を、郵便番号が分かるなら郵便番号から書き込みます。
申込日
参加申込書を提出した日にちを書き込みます。
参加者の個人情報
行われる行事内容にもよりますが、基本的に万が一何かあった時に連絡が取れるよう、以下の記入欄を作成しておきましょう。
- 氏名
- 生年月日
- 住所
- 性別
- 電話番号
勤務先
イベントの行事を行うケースでは特に勤務先は必要ないかと思われます。しかし、ビジネスの場面での、取引先との会議や食事会やセミナーのケースでは、勤務先の記入欄を作成しておく事をおすすめします。
提出日の期限
参加申込書の提出期限を設けるなら【〇月〇日（曜日）までに】と強調して下さい。提出の方法によって、以下のように書き分ければ分かりやすくて良いです。
- 直接やメールで提出…「～までに提出」
- 郵便で返送…「～までに必着」
開催者の連絡先
参加申込書に関して質問があるなら、連絡を取れるように参加申込書について回答出来る人の氏名や連絡先を書き込みます。
研修会やセミナーや講習会の参加申請書の必須項目
会社で研修会やセミナーや講習会の受講機会があるなら、各自申請書の作成や提出をお願いされるケースがあります。そのシチュエーションで書き込まなければいけない内容を紹介します。
申請先や申請者の名前
申請書を送る、または申請書を渡す人の名前を書き込み、その右下に自分の名前や部署があるなら書き込みます。
何の申請書か
研修会や講習会には、【○○研修会】と名前がついているケースがほとんどです。何の研修会に申請しているのか伝える為に、【○○研修会参加申請書】と表題へ書き込みます。
本文内容
本文の内容は、これと言って決まりはありませんので基本的な内容を紹介します。
セミナー受講の理由
研修を受ける理由を1行で収まる程度にまとめ書き込みます。
セミナー日時
参加希望している研修の日時を書き込みます。
セミナー内容
研修の内容を簡潔にまとめ書き込みます。
参加費用
参加費用が生じるなら、参加費用の書き込みます。
備考欄
備考欄には、質問や意見を書き込みます。
その他
その他、セミナー講師や開催場所の住所を書くetc、分かる範囲で書き込んで提出して下さい。
参加申請書の書き方における注意点やポイント
参加申請書の書き方における注意点やポイントを把握していきます。
書き方のポイント
まずは書き方のポイントを見て行きます。
控えを用意
記入者と企業側で保管出来るように、控えを一部作成しておいて下さい。切り離しタイプで用意しておくと、2部用意する手間が省けます。この控えは、イベント当日の参加証として使用出来ます。
預り金があるなら金額を
お金が生じる行事につきましては、金額を書き込みます。
地図を用意
住所の下に開催場周辺の地図を添付すれば参加者や受講者は大変助かります。
書き方の注意点
次に書き方の注意点を見て行きます。
個人情報の取り扱いに十分注意！
人物の特定が出来る情報は、個人情報保護法で取り扱いについての決まりがあります。個人情報が書かれた物を無くしてしまったり、情報が漏れてしまったりすれば、個人情報の漏えいとして訴えられてしまうリスクも十分あります。情報を扱う際には、個人情報についてしっかり調べておく必要があります。
記入はボールペンで
後に改ざんの恐れがある鉛筆や消せるインクのボールペンは使用せず、必ず消せないボールペンで記入してもらって下さい。
参加申請書をメールで送信するケース
会社関係で行事があるなら、メールでその内容や参加の有無をチェック出来ます。しかし、注意しておかなければいけない事は、受信者がメールをチェックしていない可能性がある点です。社内メールであればその可能性は低いですが、個人へ送信するならあまりメールを見ないという人もいらっしゃいます。
メールで参加の有無をチェックするなら、メール返信の有無をチェックしておいて下さい。
テンプレートダウンロードサイトで参加申込書の書き方に困らない！
参加申込書と一言で言っても、社外セミナーやビジネス関連の研修やレクリエーション目的のイベントとイベントの種類も幅広い為、色々な種類の参加申込書が存在します。自身が今どういったフォームの参加申込書を作成すべきなのかで戸惑ってしまう人も少なくありません。
参加申請書は無料のテンプレートサイトで簡単にダウンロード出来て、多種多様なパターンが準備されているので選んで使えます。書き方に行き詰ってしまったら、是非検索して使ってみて下さい。
