社内文書で送付状の書き方を例文と共に解説！会社の社員同士の添え状について

社内文書を作る際、社内に向けて送付状の作成もあるでしょう。普段、社外に向けて送付状を作成している方にとって、社内向けの送付状の作成はハードルが高いと感じるかもしれません。社内文書で送付状の書き方を例文と共に解説します。会社の社員同士の添え状について知識を身に付けて下さい。

送付状の役割について

送付状は、なんの為に作成されているのでしょうか。送付状とは何らかの資料を送った事を伝える為に作成されるドキュメントの事です。例えば、資料を送った際に何も伝える事なくそのまま放置していた場合、相手が資料の到着を見逃してしまうかもしれません。

まず、送付状は確認の意味も込めた上で作成されるドキュメントと認識出来ます。また、挨拶のような形で送付状を送った事を相手に知らせる役割もあるでしょう。そして、どういった資料を送付したのかわかるようにまとめる事で、書類の不備がないか否かをしっかりと相手が判断を行う為のドキュメントとしての機能します。

送付状は、絶対に必要なものではないかもしれませんが、社会人として基本となるビジネス文書のひとつです。送付状の役割をしっかりと理解した上で、作成出来るように心がけていきましょう。

社外文書として送付状を送るケース

社外文書として送付状を送る場合の例文を紹介します。

基本的に社外文書で送付上を書く際、前文や末文を作成します。●●様といった書き方で作成されている事を確認した後、拝啓や敬具といった形で挨拶文を作成しましょう。中には、時候の挨拶を使う場合もあります。

社内文書として送付状を送る場合

上記で解説したような送付状の場合、社外向けである事から、礼儀を持ったドキュメントになっている事がわかります。しかし、一方で社内向けに送付状を作る場合、あまりにかしこまった表現になると違和感を与えてしまうでしょう。そもそも、社内文書は社内の人間同士でやり取りされるドキュメントである事から、前文や末文は基本的には省略されます。

また、同じ部署にいる社員に、“●●のみぎり ●●様におかれましては益々ご盛栄の…”といった文書を送る事は違和感を与えてしまいます。

社内文書で送付状を作る場合の例文を作成します。例文ですので、ご自身のシチュエーションに合わせた形でアレンジしてみて下さい。

このように、シンプルな形での書き方が基本になります。

これは、上司や目上の方に送る際も同様であり、お世話になっておりますとかご面倒をおかけいたします…といった簡単な一言からスタートし、下記に記載している内容を確認して下さい…といった流れでまとめられていれば問題ありません。

社内文書の書き方の基本

社内文書を作る際、どうしても社外文書との違いを出せずに困っている方もいるかもしれません。社内文書を作るにあたっての基本について解説します。社内文書の基本を知る事で、さまざまな書類に対応出来るようになるので確認してみて下さい。

【書き方①】シンプルに作成されている

社内文書を作る際、基本的にはシンプルな書き方で作成されている事が基本です。上記の例文からも、ドキュメント自体はほとんどありません。ただ、シンプルに資料を送付したからチェックして下さいといった内容が記載されているだけでした。

このように、社内文書は余計なドキュメントを使う事なく、ただ事実を伝える書き方で問題ないのです。社内文書を作る上で個性を出そうと、何か自分らしい言葉を作る方がいます。

もちろん、社風であればよいのですが、一般企業において社内文書は簡潔な書き方が求められるドキュメントです。コラムではないので、ほかのドキュメントと合わせるような書き方で作成されている事を心がけましょう。

【書き方②】見やすさにこだわって作る

社内文書の送付状の書き方にも通じますが、基本的に見やすさにこだわって作成されている事がポイントになります。例えば、日付や差し出す側は左上に寄せて作成したり、標題は本文上でやや大きめのフォントにするです。

さらに、記書き部分は見やすい箇条書きで作成し、どの資料がどれだけの枚数送付してあるかといった書き方で作成して下さい。特に社内文書は、社外文書とは違い後回しにされてしまう恐れがあります。

ドキュメントが多過ぎて肝心の送付資料の枚数であったり、何か大切な報告があった時に見落とされてしまっては意味がありません。社内文書で送付状を作る上では、必ず見やすさを意識して作成されている事を何度も見返してチェックして下さい。

社内文書における送付状は分かりやすい書き方で社員に伝わりやすいものにしよう！

社内文書で送付状を作成した経験が浅い方は、必ず上司や近い人にチェックしてもらってから送るようにしましょう。送付状の案内が間違っていたり、数量に違いがあるとトラブルに発展します。

社内文書で送付状を作る際、必ず第三者の目を通してから作成されているように心がけて下さい。分かりやすい書き方を心がけて、伝えたい内容を社員に理解してもらえるように客観的な視点も心掛けて下さい。