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社内文書と取引先で敬称の使い方を解説!会社の他部署向けには様?さん付け?各位?殿?



社内文書と取引先で敬称の使い方を解説!会社の他部署向けには様?さん付け?各位?殿?

社内文書を作る際、意外に悩んでしまうのが敬称の使い方ではありませんか。社内文書であれば、自社の人間にメッセージを送る事から、あまりかしこまりすぎても違和感を与えますし、くだけ過ぎればマナーがなっていないと思われてしまいます。会社の他部署向けには様?さん付け?各位?殿?と困っている方も少なくないです。社内文書と取引先で敬称の使い方を解説します。

敬称の意味をしっかりと理解しよう

社内文書と取引先にかかわらず、敬称の意味を理解していない事にはビジネス文書を正しく作る事が出来ません。そもそも、敬称には【敬う】という風な言葉が活用されている事から、相手を敬った形式での語句といえます。

近い人間であるからといってあだ名を活用したり、敬称を活用しないのはビジネスパーソンとしてはマナー違反と思われてしまいます。

取引先への敬称であればなおさらです。まず、敬称自体、相手を敬う為に作成される語句という風な事を頭の中に入れておくようにして下さい。

敬称の種類を見ながら作成

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社内文書と取引先での敬称の使い方を知る為に、敬称の種類に当てはめながら解説します。正しい種類と社内文書と取引先の違いをしっかりと見極めた上で、作成出来るように心がけて下さい。

御中

文書を会社に送るなら、敬称は御中を活用します。これはとくに取引先への文書で作成される事が多く、企業単位に差し出すなら一般的には御中を用いる事になるので覚えておいて下さいまた会社単位とはいえ、その会社の部署に送るケースでも活用出来る事があります。

【●●株式会社 ●●部 御中】という風な形式です。一般的に、企業や団体に何らかの文書を送る際etcは御中を活用出来るように覚えておいて下さい。

さて、一方社内文書で御中を用いる事はないです。自分の会社に御中を活用して社内文書を作るという風な機会は、恐らくほとんどないかもしれません。仮に休職している時etcに会社への要望書を作る際、会社の担当者に文書を送るかもしれません。

一般的に御中は自社ではない取引先の企業や団体に向けて送信される為、社内文書での活用には注意して下さい。

殿

敬称を作る際、【殿】を用いる事もあるかもしれません。この殿は、一般的に取引先の個人名に使われる敬称です。ただし、企業から企業の個人に送られる際、特別な意味がない限り殿が用いられるシチュエーションは少ないです。

何らかのサービスを受けている企業から個人宛に殿がやってくる事はあるかもしれませんが、取引先に文書を送る際に殿を用いるのは違和感を与えてしまうので注意したいところです。仮に取引先に殿という敬称を用いるとしたら【●●株式会社 ●●殿】という風な形式で作成されます。

さて、一方社内文書で殿を用いる事はかなり珍しいといえます。人事部etcが何らかの理由で個人に出すなら殿もあるかもしれませんが、一般的な社内文書で殿は違和感を与えてしまいます。

通常社内文書で殿は活用されない事を頭に入れておく事をおすすめします。

ビジネスを進める上で、最も多く用いる敬称があるとすれば、【様】です。取引先に用いる事は基本であり、プライベートで企業の何らかの担当者とやり取りを行う際も、【様】という風な用語を用いる事は多いはずです。

【様】という風な敬称の特徴として、とくに目上や目下の方問わず活用出来るという風な部分があります。その為、汎用性が高く、取引先の方の呼び方で悩んでしまった時は【様】を活用すれば違和感を与える事はないので活用して下さい。

ちなみに、【様】は個人にあてて使用される敬称である為、複数人や会社単位で用いる敬称ではない事は理解しておいて下さい。その為、社内文書で気をつけたいのは個人名ではなく、役職名に【様】を活用してしまう事です。

例えば、社内文書では【様】を用いる事がおすすめですが、状況によって【●●部長】という風な肩書きを敬称として用いる事も少なくありません。これをより丁寧な印象にする為に、【●●部長様】という風な形式で作成しまうのは誤用ですので注意して下さい。

【様】は、必ず個人名の後につける敬称である事を忘れないようにして下さい。

各位

取引先や社内文書でも数多く用いる機会があるのが、【各位】という風な敬称です。各位は、一般的に複数人に宛てて文書を作るケースで用いられる敬称であり、こちらも【様】同様に目上や目下の方問わず用いる事が出来ます。

ただし、注意したいのが複数人である事から企業単位であったり、個人名に敬称を加えるという風な使い方です。まず、●●株式会社各位という風な形式はあまり活用されません。●●株式会社 社員各位という風な形式であったり、関係者各位、●●株式会社広報部各位という風な形式になります。

また、山田課長各位という風な形式も誤用になります。この状況では、山田課長及び関係者各位という風な形式になるので活用の仕方に注意して下さい。

関係者様各位という風な形式で、【様】と【各位】を同時に用いるのも二重敬語になる事から避けたいところです。

各位の使い方に関しては、取引先も社内文書でも同様なので、上記でお伝えした敬称の使い方を参考にしてみて下さい。

さん付け

取引先や社内文書で、とても近しい人に何らかの連絡を行う際、【さん】という風な敬称を用いる事があります。一般的に取引先にさんという風な敬称を用いるのはマナー違反とされていますが、とても近しいとか、相手との関係性によっては【さん】という風な敬称もマナー違反にならない事があります。

社内文書でも同じ部署の人や比較的近い距離感の上司であれば、【さん】という風な敬称を用いる事もあります。
ただし、目上の方やさほど近しい人でない限り、様を用いるのが無難です。

いずれの敬称を用いるにしても社内でも取引先相手でも敬意は忘れずに!

日本語は難しいです。敬称ひとつとっても様や殿や各位やさん付け…多種多様です。最も大事なのは相手が同じ会社の上司や同僚であれ取引先であれ、相手を敬う気持ちをこめる姿勢です。誤用をしないようしっかりと基礎を理解し、社内文書でも取引先でも、敬称を正しく用いれるように勉強しておいて下さい。