収支報告書は、1年間で何にお金を使ってどのくらいの収入があったのか、結果どのくらい残っていて、繰越はどれくらいなのかをまとめ上司へ提出する為に作成する大切な資料です。
上司はその資料を見て来年度の予算や予定etcを考える為、ビジネスシーンでは欠かせません。収支報告書のわかりやすい書き方や作り方を簡単に解説します。エクセルやワ―ドやPDF様式のテンプレートもあるので用途に応じて使って下さい。
収支報告書とは？
1年間の収支をまとめて報告を行う為に作る資料です。具体的には、以下のような内容を記載していきます。
- 何の活動にどのくらいお金がかかったのか
- 何で収入があったのか
- 結果1年でどのくらいの支出があったのか
- 繰越金はあるのか
収支報告書はどんな事に使われる？
収支報告書の目的は、以下のとおりであり、重要資料のひとつです。
- 1年間の活動状況における報告の為
- 今後の企業の活動について計画を行う為
今後の活動に役立てる為にも、正確かつ誰が見ても分かりやすく作れるようにテンプレート作りも重要なポイントになってきます。
少額の計算ミスでも大惨事に…
今後の活動の利用予算を決める為にも利用される資料です。
絶対にミスを起こさない為には、収支報告書が一通り完成した後に必ずチェックをして下さい。
わかりやすい収支報告書の書き方や作り方で押さえておきたい項目
収支報告書には決められている様式がありません。会社で用意されていないなら作成者ご自身でテンプレートを1から作らなければいけません。収支報告書に必ず必要な項目をそれぞれ紹介します。
収入や支出の部
収入の部や支出の部で分けて作成すればとても見やすい報告書となります。
科目
収入や支出共に科目を振り分けていきましょう。会食etcのイベントで使用したら、領収書が必要となりますので準備しておきましょう。
前年度繰越金
収入や支出共に作れたら、前年度の繰越金を記入していきます。
概要欄（摘要欄）
科目についてどのような活動内容で支出や収入があったのか分かりやすく簡潔に説明出来るほどのスペースで作っておきましょう。
当期収入や支出合計
当期収入と支出分はそれぞれの合計金額を計算して記入して下さい。
収入合計や支出合計
収入合計には当期分と前年度繰越金を足した金額、支出合計にも支出の当期分、前年度繰越金を足した金額をそれぞれ記入していきましょう。
次月度繰越金
収入の合計から当期支出合計を引き算します。その結果が次の月の【前年度繰越金】となります。
収支報告書の書き方や作り方における注意点
作成時に注意しておきたい点をいくつか紹介します。
収入や支出を分けて作成
収入と支出を同じ表内でまとめてしまうとご自身が計算する際に計算しにくい他、チェックする側も見づらく目を通すのに時間を取らせてしまいます。収入は収入（当期収入→収入合計）として、支出は支出（当期支出→支出合計）として表を分けて作成すれば、とても見やすいわかりやすい収支報告書となります。
ミスはしないように
金額のミスは大きなトラブルに発展してしまう可能性が高く、また信用度も失ってしまいかねません。特に合計を出す際は何度か計算のやり直しを行って、本当に数字が間違っていないかを必ずチェックしておきましょう。
証拠資料は保管
収入や支出が本当にあったのかどうかの証明の為に、証拠資料を添付しなければいけません。特に領収書やレシートは必ず保管し、収支報告書へ添付出来るように準備をしておきましょう。
新年会や忘年会といった飲み会の収支報告
新年会や忘年会といった飲み会が特に会社で開催されているなら、収支報告を行うように言われるケースが多いです。そのケースでは、どのような書き方や作り方を心がければ良いのかを見ていきます。
メール報告のケース
上司へメールで収支報告をして欲しいと言われたらメール本文に記載して送らなければいけません。
- 開催目的
- 開催日時
- 開始時間
- 場所
- 参加人数
収入の部
- 会費【1人○円×参加人数＝○円】
- 名簿リスト
支出の部
- 食事代【合計〇円】
- 領収書添付
残金の有無
以下の情報をを詳しく記載しておきましょう。
- 残金の有無
- あるなら残金がいくらあるのか
- 残った分はどうすべきか（次回繰越になるのかどうかetc）
資料にして提出を行うケース
メールではなく、資料として提出して欲しいと言われたら、以下の項目を書きます。以下の項目を記載して1枚の用紙にまとめましょう。あらかじめテンプレートが会社で用意されているならそちらを使用しなければいけないので、作成前に一度チェックしておきましょう。
- 開催目的
- 開催日時
- 開始時間
- 場所
- 参加人数
収入の部
- 会費【1人○円×参加人数＝○円】
- 名簿リスト
支出の部
- 食事代【合計〇円】
- 領収書添付
残金の有無
以下の情報をを詳しく記載しておきましょう。
- 残金の有無
- あるなら残金がいくらあるのか
- 残った分はどうすべきか（次回繰越になるのかどうかetc）
費用を多めに貰ったケース
上司etcから、ご厚意で費用を多めに頂くケースがあります。そのケースでは、収支報告には収入の部に【御厚志】として多く貰った分の金額を記載しておきましょう。
わかりやすい収支報告書の書き方や作り方を簡単におさらい！
最後にわかりやすい収支報告書の書き方や作り方を簡単におさらいしていきましょう！
- 収支部と収入部、それぞれ分けて作成すればとても見やすい報告書となる
- 領収書は必ず保管しておく。
- 結果どうなったのか（合計）を必ず記載しておく（当月支出や当月収入や次月繰越金etc…）
また、テンプレートが会社で用意されていないなら、ご自身で作らなければいけません。テンプレートから作成すれば時間もかかり手間もかかります。業務を円滑化するのであれば、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトがおすすめです。
必要な項目はすでに記載されていて、足りない項目はご自身で簡単に追加出来て大変便利です。当サイトにも収支報告書の無料テンプレートがございます。作成に困っている方は是非ご利用下さい。
