従業員の出張が決まったら、当日までに作成しておく必要がある資料が出張申請書です。「行先はどこなのか」「なんの目的があるのか」「かかる必要な費用はいくらか」を会社へ明確にする為、作成される資料です。出張申請書の書き方を例文を交えて解説します。
必要性は？メールではどう書く？作成目的は？というポイントにも触れます。テンプレートもあります。
出張申請書の使い方
出張が必要なシチュエーションで、本当に必要なのかや費用は妥当な物なのかを明確にする為に使用される資料で、多くの会社が提出を求める資料です。
出張申請書の必要性
費用のほとんどは会社が負担しなければいけません。メールや電話のみの話し合いでも解決出来る内容のケースや、費用の使い過ぎetc、不要な出張や不要な費用を防ぐ為にも、内容や必要な費用を明確にする為に出張申請書は必要な資料と言えます。
出張申請書の作成前に…
資料の書き方を身に着けるにあたり、必要な前準備や知識を把握していきます。
必要な手続き
必要な手続きは早めにしておきましょう。
必要な一般的な申請の流れ
- 出張が決まったら、申請書の作成～提出
- 出張申請書の承認が出たら、出張費用受け取り（費用仮払いの場合）
- チケット受け取り
- 出張
メールでの申請
特に決まった報告方法はありませんので、メールでも可能です。しかし、企業形態によってはメールでの報告は管理がきちんと出来ない為、会社での規定がない限りはおすすめ出来ない方法です。メールで管理するなら、管理方法を徹底すべきです。
出張申請書作成時の注意点
資料の書き方を身に着けるにあたり、押さえておきたい注意点もチェックしていきます。
仮払いがあるケース
仮払いでも、レシートや領収書の提出は必須です。余った費用は返す必要があり、また足りなかったら請求出来ます。
提出は早めに
出張申請書の作成は少し大変で時間がかかります。また、提出してからチェックや各種申請を経理や関係者が行う為、出張当日までギリギリで提出してしまうと迷惑がかかります。出張が決まったらすぐに作成に取り組み、出来るだけ早く提出して下さい。
資料の保存期間
会社で取り扱われる資料には法廷で決められた保管期間が存在します。出張申請書の保管期間は3年とされていますので、間違えて処分してしまわないようにまとめて保存しておく事をおすすめします。なお、PC内での保管でも可能です。
出張申請書の書き方
決まった様式が無い為書き方は自由です。今回は、一般的に使用されている項目をご紹介いたします。会社で決められている項目がある可能性があるので必ずチェックしてから作成して下さい。
必要項目
- 表題
- 申請者氏名/所属部署etc
- 目的
- 行先
- 期間
- 訪問先と要件
- それぞれの訪問先の滞在期間
- 備考欄
表題
表題は、誰が見ても分かりやすい「出張申請書」とする事をおすすめします。
申請者氏名/所属部署etc
申請者の氏名と所属部署を書き込みます。連絡先を記入するとなにかあった際に役に立ちます。
目的
なぜ出張に行くのかを書き込みます。
行先や期間
行先と総合期間を書き込みます。期間は、〇年〇月〇日（曜日）～〇年〇月〇日（曜日）と記入すれば分かりやすいです。
訪問先と要件や滞在期間
訪問する企業や地域、なんの為の訪問なのかを書き込みます。また、その訪問先へ行く年月日と訪問予定時間を記載しておく事でより、出張中の行動が明らかとなります。
その他にも、経理担当者や関係者が記入出来る備考欄や、仮払金があるなら仮払い金額が記入出来る欄を作成するetc、必要な項目があるならそれぞれ作成しておいて下さい。
出張旅費規定
出張旅費を使用するなら、出張旅費規程という規定に従わなければいけません。会社によって規定も異なりますので、必ずチェックして費用の記入をして下さい。
出張旅費規程の内容
一般的に下記の内容について書かれています。
- 既定の目的
- 出張の指示及び承認
- 出張区分（日帰り/宿泊/長期/休日）
- 順路計算（最短ルート採用）
- 旅券/切符etcの予約方法
- 宿泊予約方法
- 手当（早朝手当/深夜手当/休日手当/食事の補助）
- 出張費精算方法
- 出張中の事故や怪我
- 出張中の死亡
これらの規定が詳しく記載されています。出張申請書の費用を計算する際は、この規程に従って計算して下さい。
よくある質問
記入方法
手書きでもいいですか？
特に規定がないなら、手書きでも問題ありません。しかし、記入時に使うのは鉛筆はNGです。
資料は3年間の保存期間があるほか、鉛筆のように簡単に消せてしまうもので記入すれば、後に偽造されてしまうリスクも少なからずあります。
用紙の向き
用紙の向きに決まりはありますか？
法的に向きの規定は特にありませんが、会社で決められているケースあります。特に決まりが無いなら、使用しやすい用紙の向きで大丈夫です。
クレジットカードの使用
普段現金を持ち歩かず、クレジットカードですべての支払いを済ましています。さすがに出張時は現金を使用した方が良いですか？
支払方法の規定を会社で決められていないなら、クレジットカードの利用でも構いません。
テンプレートダウンロードサイトを使って書き方に迷わずサクサク文書作成！
出張申請書は無料でダウンロードが出来るテンプレートサイトでも入手が行えます。テンプレートに足りない項目があるケースでも、簡単にご自身で追加出来ます。
当サイトでも出張申請書の無料テンプレートを準備しているのでダウンロードを視野に入れてみる事をおすすめします。是非ご利用下さい。
