取引先との付き合い「祝電」のマナーや必須のチェック項目や例文をまとめました。結婚式をはじめとしたお祝い事で活用して下さい。めでたいシーンでの失敬は避けたいものです。社会人は、様々な場面で取引先へ祝電を送る機会があります。結婚式に限らず様々なお祝い事と機会は様々です。
取引先への祝電は、日頃お世話になっている事への感謝の気持ちやお祝いの気持ちを伝える為に送ります。プライベートで祝電を送るシチュエーションとは違い、ビジネスシーンでの祝電はいつも以上に気を遣って送る必要があります。マナー違反な行動を取ってしまうと、個人の信用を失ってしまうだけではなくその後の会社間の関係が悪化しかねません。
祝電、電報とは？
ビジネス・パートナーに祝電を送る事は、両者の関係をより強固にする礼儀正しい行為です。祝電を送るタイミングは、ビジネス関係の範囲と、なぜ電報が適切なコミュニケーション手段なのかを考えて決めて下さい。ビジネスパートナーが確立されているなら、電報は二人の関係を強化するのに最適な方法です。
ビジネスパートナーが重要なマイルストーンに到達したときに、祝電を打つ事が適切です。昇進、事業の成功、大きな契約、複数年にわたるプロジェクトの終了などが考えられます。ビジネス・パートナーの成功を祝う事は、二人の関係を深める為の素晴らしい方法です。
祝電を送る際の事前準備
取引先に祝電を送る際の事前準備を確認していきます。ビジネス上での祝電の為、自分で勝手に判断せずに送って下さい。
- 上司への報告
- メールの返信
- 祝電の手配
- フラワーギフトの手配
【祝電の事前準備マナー①】上司への報告
取引先へ祝電を送りたいなら、自分だけで判断せず必ず上司や担当者に報告して下さい。報告の際には可能な限り以下の事を確認しておいて下さい。
- 祝電を送る相手
- 式典の有無
- 式典の日程
- 式典会場の住所など
新店舗オープンや昇進などの報告は電話やメールで届く事が多いです。電話での連絡を受けたら、まずはお祝いの言葉を伝えます。その後に、確認事項を確認して下さい。お祝いの言葉は、状況に応じて臨機応変に伝えるようにして下さい。
祝電やお祝い品を贈りたいなら、メールや電話で確認しておいて下さい。会社によっては、お祝い品などの受け取りを辞退される可能性があるので、事前の確認が必要です。また、自社で贈るのを禁止されているケースや経費に充てるケースなどがあるので、上司や経理担当に確認して下さい。
【祝電の事前準備マナー②】メールの返信
新店舗オープンや昇進などの報告は電話やメールで届く事が多いです。メールであれば、返信した方が良いのか迷うと思います。結論ですが、取引先の方からの報告メールには返信を行うのが無難です。ですが、BCCメールのように一斉送信のシチュエーションでは返信しなくても問題ありません。
取引先の方から個別でメールが届いた際は必ず返信して下さい。個別のメールには結婚式に招待したいなどの理由がある可能性があります。また、個別で報告を受けたシチュエーションでも上司への報告は忘れずに行って下さい。
例文は以下の通りです。
- 「この度はご結婚おめでとうございます。お二人の末永いご多幸をお祈り申し上げます。」
- 「〇〇さんご昇進おめでとうございます。貴社のご隆盛と〇〇さんのますますのご活躍をお祈りいたします。」
【祝電の事前準備マナー③】祝電の手配
祝電は式典の日程がわかったら早めに手配して下さい。祝電の手配は、NTT、KDDIなどで申し込みが出来ます。式典当日の朝までに届くように手配するのが一般的です。式典が午前中に行われるなら、前日までに届くようにすれば良いです。式典で祝電を読み上げるなら、前日までに届いていないと準備が間に合わない可能性がある為です。
また、文面に入れるのがNGとされている言葉もあるので注意が必要です。
- 消える
- 終わる
- 短い
- いろいろ
- くれぐれも
- 皆々様
【祝電の事前準備マナー④】フラワーギフトの手配
祝電と合わせてフラワーギフトを手配するのもおすすめです。法人向けにフラワーギフトを贈るなら、花屋から手渡し届けの商品を選択して下さい。宅配便で送ってしまうとダンボール箱に梱包された物を届ける事になり、取引先の方の手間を増やしてしまうので注意して下さい。
祝電を送るケース
取引先へ祝電を送るケースは、主に以下の5つが考えられます。
- 取引先の新店舗開店
- 取引先の上場
- 取引先の移店
- 取引先関係者の昇進
- 取引先関係者の結婚
祝電は、正式な発表があってから送って下さい。噂話などを聞いて送ってしまうと、後から本当は違ったとなる事もあるので注意が必要があります。新店舗開店や上場の式典が開催されるなら、式典の前に届くように手配して下さい。事前に式典会場の住所や電話番号などを確認しておいて下さい。
祝電の宛名
祝電の宛名はケースに応じて変わります。新店舗オープンや移店、上場祝いの宛名は会社の代表者名となります。当たり前ですが、代表者名を間違わないように注意して下さい。
宛名を間違えてしまうと信用を失いかねないので、事前にしっかりと確認して送る前には再チェックして下さい。昇進祝いの祝電であれば、宛名は昇進した方本人の名前となります。
結婚式の祝電のケースの宛名は新郎新婦宛が望ましいです。しかし、どちらか一方の名前しかわからないパターンも多いです。そのケースでは、どちらか一方の宛名でも問題ないと言われています。
祝電の差出人
取引先への祝電の差出人は、会社のルールに沿って送って下さい。ビジネスシーンであれば、会社対会社でのやりとりとなる為会社名義で送るのが一般的です。差出人を個人名で書くなら、社長や取引をしている部署の長の名前にするのがマナーとなります。差出人の書き方は、会社でルールが定められているパターンがあるので上司などに確認して下さい。
祝電の文章のマナー
取引先に祝電を送るなら、電報に含まれるトーンと内容に気を配る事が大切です。口調はフォーマルなものにし、カジュアルにしたり、親しみやすくしすぎたりしないようにします。
文法や句読点が適切であれば、読みやすく、インパクトのある電報になります。電報の目的が明確に、正確に伝わるような言葉を使って下さい。
取引先との付き合い「祝電」のマナーを守って結婚式をはじめとしたお祝い事で活用しよう！
取引先へ祝電を送る際には、マナーを守って日頃お世話になっている事への感謝の気持ちやお祝いの気持ちを伝えて下さい。祝電を送りたいなら、まずは上司へ確認して会社のルールに従って手配して下さい。宛名を自身の名前を書くなら、会社の代表という自覚を持って送って下さい。
お祝い事は結婚式に限りません。取引先との今後のお付き合いを良好に保つためにもしっかりとお祝いの意思を伝えて下さい。
