書き方・例文

他部署宛に出す社内文書メール(依頼や質問)における伝え方や書き方、そして例文を紹介!理由も明記しよう



社内文書は、社内のさまざまな人たちに向けて作成・配信されます。その為、同じ部内の人間だけでなく、幅広い部署の人たちに向けたドキュメントを作る事もあります。さて、そんな社内文書ですが、他部署の人たちに出す場合はどのように作成すればよいのか。他部署宛に出す社内文書メール(依頼や質問)における伝え方や書き方、そして例文を紹介します。理由も明記を忘れずに。

社内で作成される文書の書き方

社内で作成される文書についての書き方の基本について解説します。

【書き方①】簡潔に作成されている事が前提

社内文書で作成されるドキュメントは、基本的に簡潔な書き方が条件とされています。その為、余計な前文や末文を利用しなくてもよいとされているのです。

前文とは、時候の挨拶のような書き方で作成される挨拶文のようなもので、格式の高いドキュメントを作る事が出来ます。とはいえ、一方で回りくどい印象を与えたり、ドキュメントによってはそういった時候の挨拶自体が違和感を与える事があります。

そもそも社内文書はシンプルに事実だけを伝える為のドキュメントであり、社内向けである事から社外向けのような気遣いは不要です。その為、「お身体ご自愛下さい」といった末文も違和感を与える為、省かれるのが一般的なのです。

【書き方②】基本的には丁寧語

社内文書を作る際、基本は丁寧語になります。丁寧語とは、です・ますといった書き方の口調であり、ビジネスメールの基本とされています。社内文書は気を遣う必要がないといわれる事から、「だ・である」で作るといった事もありますが、基本的には一般的な丁寧語で作成される為、社内のルールを確認しておいて下さい。

さて、そんな社内文書における丁寧語ですが、尊敬語や謙譲語はあまり利用しない事で知られています。「おっしゃった」とか、「お伺いいたします」、社内文書ではあまり尊敬語は使用されません。

ただし、上司へのドキュメントである場合は尊敬語を使う事があるかもしれません。社員全体に何らかの連絡をする際、また案内文や議事録を作る際は通常の丁寧語だけで作るようにして下さい。

【書き方③】情報は記書きで作る

社内文書で作成される事の多いドキュメントは、やはり依頼文だったり案内文です。また、社内にお知らせを出す際にも多く作成される傾向です。こういった社内文書を作る際、基本的に情報自体は記書きで作成されるのが一般的です。

上記でも解説したように社内文書はごくシンプルにまとめられている事が条件である事から、ドキュメント内にいろいろな情報が詰まっているドキュメントは違和感を与えます。

例文をひとつ紹介します。

例文

件名:健康診断のお知らせ

標題の件につきまして下記日程で実施いたします。

①日時:12月12日○時〜
②場所:2F保健室…

記書きの中には問合せ先もしっかりと記載し、最後は「以上」といった書き方の語句で終わらせるように作成して下さい。

社内文書を他部署宛に送る場合

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社内文書の基本を上記で解説しました。とはいえ、社内文書とはいえ、あまり顔を合わせる事のない他部署宛に作成される事もあります。この際、少し上記のドキュメントの基本とは違いが出てくるので注意すべきです。社内文書を他部署宛に送る場合の書き方について解説していきたいと思います。

【伝え方①】理由をしっかりと記載

社内文書は、基本的に簡潔に作成されている事が条件です。とはいえ、他部署の方に連絡する場合、何かお知らせではなく依頼文になる事も少なくないです。仮に他部署宛のお知らせや案内文であれば、「社員各位」といった書き方で作成される事から、上記の注意点が当てはまります。

とはいえ、何か仕事を特別に依頼したい、他部署の人を「指名」するとなった場合は話が変わってきます。その場合、あまりに簡潔に記載したり、命令するような書き言葉で書かれていると相手に違和感を与えてしまいます。

まず、社内文書を他部署宛に送る書き方であっても「なぜ連絡したのか」という理由。そして、「何を依頼したいのか」をしっかりと記載して下さい。相手が、理解出来るような書き方で作成されている事が前提ですので、あまりにも雑な仕事はしないようにして下さい。

【伝え方②】自分の事と連絡先を忘れない

社内文書を他部署宛に送るとなった場合、誰が差し出しているのか、そしてこのドキュメントに対してどこに返信をすればよいのかしっかりと記載するようにして下さい。社内文書を他部署宛に出す場合、個人が個人に出す事もありますし、部署単位で個人に出される事もあります。

まず、誰がメールやドキュメントを出したのかしっかりと記載しておきます。

そして、その内容について問合せ先をしっかりとドキュメントの下部に記載するようにして下さい。メールであれば返信してほしいといった旨でも構いませんが、窓口の担当者が違っている場合はその担当者の連絡先を記載し忘れないようにして下さい。

【伝え方③】わかりやすい構成で

社内文書を他部署宛に作る場合、出来るだけ相手が理解しやすい構成で作成される事が求められます。構成としては、名乗りをした後に「なぜ連絡をしたのか」といった理由を記載します。

そして、依頼したい仕事の内容をまとめて記載し、その期間を最後に記載するといった流れです。社内文書で他部署宛にドキュメントを作るシチュエーションは数多くありますが、出来るだけわかりやすい構成で作成されていると丁寧な印象を与える事が出来ます。

【伝え方④】丁寧な言葉遣いが必要

社内文書は基本的に丁寧語で作成され、尊敬語は不要とお伝えしました。

とはいえ、他部署の人間にドキュメントを作る際は、「〇〇様は、〇〇といった分野に詳しいとお聞きしております」といった書き方で、尊敬語を使う必要も出てきます。相手が不快な気分にならないようなドキュメントを作成出来るよう、心がけて作成してみて下さい。

他部署宛に出す社内文書は質問や依頼の理由を添えて分かりやすい伝え方で!

社内文書を他部署宛に作る場合、伝えたい質問や依頼をシンプルに伝えてその背景や理由も忘れずに漏らさない伝え方や書き方を心がけて抜け漏れのない報連相を心がけて下さい。

書き方にいまいち自信が持てないという人にはさまざまなテンプレートを参考に作る手段もあります。完全オリジナルは難しいと感じたらインターネットに存在する無料テンプレートを利用してみて下さい。