プロジェクトをスムーズに管理する際、活用すると大変便利なアイテムが進捗管理表です。個人で全て完結出来る仕事であっても必要ですが、何人も多くの人たちとひとつのプロジェクトをチームで進行させている場合、進捗管理表がある事で誰が何をしていか把握が簡単です。進捗管理表とは何か、見やすい書き方やテンプレートやエクセルetcを使った作り方のコツetcを紹介します。
進捗管理表とは？
その名の通り進捗を管理する表です。今、プロジェクトがどの程度進んでいるのかが一目でわかるよう、見やすい作り方で作成する事が求められる仕事に欠かせません。完璧なモノを納品出来ても〆切を守れなければ信頼は落ちてしまいますし、お客様のニーズを満たせません。
進捗管理表がある事で誰が何をしているのか、そして納期に間に合いそうかetcが把握出来、変更点が出てきた場合は進捗管理表を訂正するetc、運用に関するテクニックが求められます。
進捗管理における重要ポイント
進捗管理表の意味が分かったところで、進捗管理で重要なポイントを考えていきましょう。
進捗管理において重要な事は、「どのくらいプロジェクトの作業が進んだか」よりも、「どのくらいプロジェクトが残っているか」に注目する事です。なぜなら進捗管理をする目的は、「プロジェクトの着地点をコントロールする」だからです。
「プロジェクトがどれだけ進んだか」を重要視すると、担当者にとってはプレッシャーにしかなりません。
- 管理されている
- どんどんペースが速くなっていく
進捗管理表が、上記のような焦りを強く植え付ける文書になってしまいます。このような精神的な圧力は、少しでも早い進捗率を報告しようとする思いが強くなり、以下のようなリスクを孕むようになります。
- 偽装された進捗の報告
- ミスが増える
- ストレスにより本領を発揮できない
〆切を意識して仕事を進める事は非常に大切な姿勢ではあるものの、必要以上に心配しすぎると進む業務も進まなくなってしまいます。匙加減が大事です。
そこで発想の転換が必要です。
「どれくらい仕事が残っているか」を重要なポイントにする事で、いかにしてプロジェクトを終わらせていくか、前向きな取り組みを検討するようになり、個々ではなくチームとしてプロジェクトを進めていく事が出来るのです。
進捗管理表はなぜ必要？
現在では、多くの会社で進捗管理表が活用されています。進捗管理表を使う人は、その目的や必要性をクリアに理解する必要があります。進捗管理表が重要な理由をいくつかご紹介していきます。
理由①：遅延や問題の把握
最初に挙げられる事が、業務の遅延や問題etcを常に把握出来るという点があります。どんな仕事においても、全部の業務が順調に進むとは限らないからです。どんな仕事でも様々な要因で遅延や問題が発生する可能性がありますので、遅延や問題が起きた場合には、当然なんらかの解決策が必要となります。進捗管理表があれば遅延や問題をリアルタイムで把握出来ますので、素早い対応が可能となります。
理由②：情報共有
チーム全体で進捗を共有しやすいという点も重要です。管理者のみではなく、一緒に業務を進めるチーム全員で進捗を把握する事が出来ていれば、チームで連携をしながら進めていく事が出来ます。チーム全体で仕事の流れや現在の状況を把握しておくだけでも、作業の重複や進捗状況の行き違いetcを防止する事が出来、生産性が向上していきます。
理由③：業務負荷の平準化
進捗管理表があれば、チームの中での個々それぞれの業務の工数etcを再確認する事が出来ます。業務負荷が大きくなっている部分と小さい部分を瞬時に把握する事が出来れば適切に流動的に人員を業務量に対して割り振る事が可能になる為、業務量の偏りを防止する事が出来ます。プロジェクトの中での重要な業務のチェックも管理しやすくなる為、チェック漏れを防止出来るという点も進捗管理表を作成する上でのメリットです。
進捗管理表とガントチャート
進捗管理表をガントチャートと呼ぶ人もいます。ガントチャートとは進捗管理表の何らかのテクニックなのか、と思われがちですが進捗管理表と同じような働きを持つ表と考えていいでしょう。
IT業界では特に進捗管理表ではなくガントチャートというツールが利用されており、プロジェクト管理や生産管理を進めていく文書です。進捗管理表と同じような意味合いを持っているので、その企業の使い方に応じて対応すれば問題ありません。
進捗管理表の作り方のコツ
進捗管理表の作り方のコツをご紹介します。
作り方のコツ①：業務内容や担当者が見やすい！
まず、誰が何をしているのかという部分は一目でわかるように対応すべきです。結局、誰が見ても分かりづらい書き方
で作ってしまうと、後々変更点etcを追加する時に記載ミスetcが生じてますます管理しづらくなってしまいます。
作り方のコツ②：業務の残量に着目！
また、どの程度進捗しているのかというよりは「どの程度、プロジェクト達成までの仕事が残っているのか」がわかるようにするとよいでしょう。どのくらい仕事が残っているのか、という事を中心的に進捗管理表に記載する事で同じプロジェクトで働いている方のストレスを軽減する事が出来るでしょう。
進捗管理表に必要な項目
進捗管理表は、プロジェクトの進捗をチームが共有する為の管理表です。どのような情報を共有するとプロジェクトの進捗管理はより有効となるのか見て行きましょう。
- 現状で完了している業務やこれからやるべき残りの業務、まずは現状の把握です。このとき前述のように、完了している業務は把握するだけにとどめて、これからやらなければならない残りの業務に注目するようにします。
- 残りの時間と残りの業務に必要な時間を考える次に重要なのが、時間についてです。現在の状態で、予定と現実にどれくらいの差が出来ているのかをチェックする必要があります。チェックした結果、それほど差がないようであれば計画通りにそのまま進めます。予定と現実に差がある場合は、この差をどのようにして埋めていくのかを次の項目で考えます。
- 業務が詰まってしまいそう予測ポイントと解決策予定と現実に差が出てしまった場合、その差を埋める為の課題としてどのような点が業務効率を下げているのかをリストアップし、その問題に対して解決方法を考えます。納期重視であれば、人やコストetcのリソースを追加で投入し、納期通りに終わらせれるようにしていく工夫をする必要があります。
進捗管理表の基本的な作り方
進捗管理表を作る際に重要になってくる最低限の作り方について解説します。
完了項目
現時点で完了している項目が必要です。
未完了項目
残っている項目を把握出来るようにしましょう。
残スケジュール
残り時間や残りの項目に対する残りの時間をしっかりと記載しましょう。タイムスケジュールが理解出来る事で進行しやすくなります。
リソース
該当業務に使えるリソースをしっかりと項目として作っておくと見る方もとても安心です。
- タスク
- 納期までの見積もり時間
- 人的リソース
進捗管理表のエクセルにおける作り方
エクセルで作る際、複雑にする必要がなければ簡単に作る事が出来ます。
プロジェクト名
エクセルを立ち上げたら左上にプロジェクト名を明記しましょう。
日付と時間
右側に日付と時間を出していきます。この時、曜日も一緒に記載するとより丁寧でみやすいでしょう。当然、最初の日から最後の日まで滞りなくある事を確認して下さい。
タスクや担当者
そして、プロジェクト名の下側にはタスク、そして担当者を記載します。タスクAの担当者は○○、という感じです。
一人一人のスケジュールをライン状に記入
そして、一人ずつのスケジュールを横ラインetcを使って作成します。誰が、何日までに終える予定なのかを明記して下さい。
色分け
見やすいように色分けetcをしたり、タスクが完了している人たちを赤で塗りつぶすetc、一目で進行状況が把握出来る作り方にすると丁寧です。
進捗管理表のテンプレート
進捗管理表を作る際、前述のようなシンプルなものであれば初心者でも安心して利用出来るでしょう。
人数の多い大規模プロジェクトの進捗管理表は工夫が必要！
しかし、外部の人間を多くアサインしたり、様々な関係者のスケジュールを管理する場合はかなり複雑な進捗管理表になります。このような時、あまり簡易的に作ってしまうと逆に分かりにくくなる場合があるので注意して下さい。
テンプレートを進捗管理表の作り方の参考に！
そんな時、おすすめしたいのが進捗管理表のテンプレートです。今、ネットではさまざまな進捗管理表のエクセルがダウンロード可能です。このような進捗管理表は、そのまま落としたら自らの会社のプロジェクト用にアレンジetcが出来ますし、ベースを作成する手間が省ける為かなり気軽に進捗管理表を作る事が可能です。
進捗管理ツールの導入もひとつの手段！
- Redmine
- Instagantt
- Brabio!
上記のような進捗管理表の作成ツールが揃っている為、エクセルではないタイプで作成する事も出来ます。グーグルにもそのような進捗管理表が簡単に作成出来るツールがあるetc、探すとテンプレートは数多く点在してます。ぜひ、こちらも活用してみて下さい。
多くのテンプレートに目を通して理解を深めると精度の高い進捗管理表の作り方をマスタ―可能！
テンプレートを利用して効率良く進捗管理表を作成する場合には、たくさんのサイトから進捗管理表のテンプレートをダウンロードするようにしましょう。なぜならたくさんのテンプレートをダウンロードする事で様々な進捗管理表のテンプレートを見る事が出来ます。見る事で、それぞれのテンプレートの違いや共通する部分を理解する事が出来るのです。理解する為には、なぜこの項目がこのテンプレートに入っているのかと考えながら見る事が重要です。
このように進捗管理表のテンプレートの項目の在り方etcに理解が深まれば自分の必要な進捗管理表とはどのようなものが良いのかおのずとわかってくるようになるでしょう。後は、一番自分にとって良いレイアウトのテンプレートを使い、自分に必要な項目を作成するだけで使い勝手の良い進捗管理表が作成する事が出来るでしょう。
進捗管理表は見やすいや作りやすい事を重視しよう！
進捗管理表は、管理者はもちろん、誰が見ても理解しやすい見やすい記載であることが求められます。さらに、手間をかけない為に効率的な作り方で作る事も欠かせません。編集や更新に時間がかかりすぎると本業がおろそかになってしまいます。ぜひ、見やすい書きやすい進捗管理表の作り方をマスターして効率の良い業務遂行に繋げましょう。
