業種問わず、様々な場面で社員を査定するタイミングがあります。その社員がどのような活動をしているのか、業務対する態度はどうか、問題を抱えていたら今度どのように対処していくかなどを推し量る必要があります。この査定に活用されるのが社員評価表です。社員評価表の書き方や例文、テンプレートなどについてご紹介していきます。
社員評価表とは
社員評価表とは、社員について様々なカテゴリから点数化して査定をする表です。
以下のように呼ばれることもあります。
- 自己評価表
- 人事評価表
自分で査定する場合や相手が査定する場合など、様々な査定パターンがあります。覚えておく必要があるでしょう。
社員の査定は、基本的に以下の３つに分けられて査定されるのが一般的でしょう。
- 成績
- 能力
- 情意
これら３つを踏まえた上で、社員の評価表というのはどういうものなのか見ていきましょう。
社員評価表を用いた人事評価のカテゴリは３つ！
人事評価における社員評価表であった場合、記載すべき部分は前述の通り大きくわけて3つのカテゴリになります
成績基準
成績基準は、目標に対して達成出来たかその達成率を記載する部分になります。
能力基準
また、能力基準も重要な査定カテゴリであり能力を業務でどれだけ発揮出来ているのかを査定する基準となります。
情意基準
また、情意基準はその業務に取り組む姿勢などを査定する基準として使用されます。
基本カテゴリを元に、業務に合わせた柔軟な評価基準が大切！
上記３つのカテゴリを上手に組み合わせ、バランスよく査定が出来るように心掛けましょう。成績評価が、上司からしたら1番つけやすい査定になるでしょう。
ただ、営業職ではない場合は、評価基準も変わってきます。それぞれの部署の仕事で振り分けられたものに対して推し量っていくのが一般的です。以下は一例です。
- 仕事の正確さ
- 効率性などを考慮した仕事の質
- スピードやこなした仕事の案件数
また、以下のようなポイントも評価項目となります。
- プロジェクト全体の貢献度
- 仕事の量と質
- 上司から与えられた目標の達成度
評価基準は社員に伝えない！公平な社員評価のため！
通常、社員にはこのような評価基準の詳細は伝えない事が一般的です。公平な社員評価が出来なくなる可能性があるからです。
社員評価表のコンピテンシーとは？
最近では社員評価表を作成する場合にコンピテンシーという言葉をよく聞きます。コンピテンシーとは、仕事上で必要とされる社員一人ひとりが身につける力の事を指します。簡単に言うと高い業績につながる行動性をコンピテンシーと言います。
下記に詳しく分類していますので、ご参考にして下さい。
- 情報
- 情報発信
- 情報の伝達
- 情報の収集
- 情報の整理
- 情報の活用と共有化
- 思考や戦略
- アイデア思考
- 論理的思考
- 視点の広さ
- 視点の深さ
- 状況分析
- リスク管理
- 経営資源の活用
- 自己の成熟性
- 誠実さ
- ストレス耐性
- 几帳面さ
- ビジネスマナー
- 冷静さ
- 思いやり
- 対人や営業活動
- 第一印象
- 親密性
- ユーモア
- 新規開拓力
- プレゼンテーション力
- 傾聴力
- 人脈
- 意思決定や変化行動
- 自立志向
- 柔軟思考
- 行動志向
- チャレンジ性
- 目標達成への執着
- 素直さ
- チームワークや組織
- 上司や先輩や同僚や後輩との関係
- チーム精神の発揮
- ムードメーカー性
- モチベーター性
- 政治力
- 業務遂行
- 処理速度
- 文章力
- 計数処理能力
- 計画性
- 業務企画力
- 専門知識
- リーダー
- システム管理
- 後輩の指導や育成
- 経営幹部との関係
- 権限の委譲
このように大きく分類して、コンピテンシーを書き出しました。これよりも少ない項目で社員評価表を作成する場合もありますし、これよりももっと多い項目で社員評価表を作成する場合があります。このように最近では、コンピテンシーを利用した社員評価表の基準にする場合も多くなってきました。
社員評価表の自己評価の書き方のコツ
社員評価表を作る場合、自己評価という項目に自分の査定を記載して提出する場合があります。この時、適当に記載するのではなくとコツを押さえた書き方で提出しないと相手に好印象を与える事は難しいでしょう。しっかりと社員評価表の書き方のコツを押さえてから提出するようにして下さい。
自己評価の書き方ポイント①：自分を客観視！
社員評価表を作る場合は限りなく自分を客観視した評価である事が重要です。自分はこう思っているという内容でも良いですが、出来れば他人から見た査定を自分なりに客観視した見方の書き方が相手に良い印象を与えられます。過大評価でもなく過小評価でもない、等身大の客観的で現実的な査定を行いましょう。
自分を客観視する事は自己評価だけではなく、反省を通じて今後の自分自身の課題を見つける能力が磨かれる事にも繋がるので、仕事においても人間としても成長するきっかけになります。
自己評価の書き方ポイント②：定性的ではなく定量的に！
数字も具体的に記載する事が重要です。達成率を文章化する時、「頑張りました」という書き方では漠然とし過ぎてしまい相手に伝えたいものも伝わりません。「頑張りました」は頑張っていない人にだって言えてしまう簡単な言葉であり、抽象的です。
そうではなく、以下のように具体的な数字を出して社員評価表を作ると高い査定を得る事が出来るでしょう。
- 前年比を○月に達成
- 残業時間を○○％削減する事に成功
社員評価表を自分で書く目的＝等身大の自分を知る機会の獲得
通常、上司などが部下の査定を行う際に使う文書が社員評価表です。しかし、査定対象である社員が自分自身で社員評価表を書く目的はどのような事が挙げられるのかチェックしましょう。
社員評価表のフォーマットは様々ありますが、自分で書く社員評価表は以下のような項目によって構成されている書式が一般的です。
- 複数の質問事項に対して答えていく項目
- 自分が立てている目標に対しての達成度を振り返って記載していく項目
その為、社員は自分で社員評価表の作成をする事で、以下の気づきを得られるメリットがあります。
- 自分の成長を冷静に確認
- 反省して振り返る
また、社員が社員評価表を作成する中でも重要なのは「自らの成績や個人の能力や、日々努力している部分を上司や経営層に伝える事」です。社員評価表はその名の通り、社員の査定の為の指標となります。その為、上司や人事担当者に向けて自分を査定してくれる人にとって好印象を与える内容にする必要があります。簡単に言えば自己アピールの場でもあるのです。
例えば、簡単にクリア出来る目標設定をしたり、目標に対する達成のハードルを低めに設定する事は、意味がありません。また、自分の査定を謙遜して実際よりも低くしてしまうとせっかくのアピールの機会を逃してしまうなど、成長するチャンスを逃してしまう場合もあります。
逆に、自分の査定を実際よりも高く捉えていると、仕事で失敗した時に他の人のせいにしてしまったり、周りの意見や助言に対して耳を傾けられなくなったりする場合が多いです。このように社員評価表では、自分の査定を過小評価や過大評価をせずにありのままの自分の姿を書く事が重要です。
社員評価表の注意点
社員評価表を作る際、高い査定や達成した事ばかりを記載してはいけません。社内推薦状などではないので、失敗や問題点や改善点も具体的に記載する事が重要です。
社員評価表の目的は各企業によって変わってきますが、あくまで自分を客観視出来ているかをチェックする目的もあります。自分の査定と周囲からの査定がかけ離れ過ぎていると、今後の業務にも悪影響を与えます。社員評価表を作成する際は、出来るだけ自分に厳しい客観的評価をする事をおすすめします。
※厳しすぎて謙遜しすぎても行けません。バランスが大事です。
社員評価表の書き方や例文
社員評価表を作成する時の書き方や例文をご紹介します。
報告日
報告日を記載します。
評価対象者や実施者の所属や氏名
「評価対象者や評価実施者 〇〇部署 〇〇」と、所属や氏名を記載しましょう。
評価概要
どのようなような見方かも示唆しましょう。「評価 悪いや普通や良い」などです。
評価項目
点数化する為の項目を作成していきます。以下に一例を列挙します。
- 今期目標の達成度合い
- 時間や経費の無駄遣いはないか
- セキュリティに注意を払っているか
基本的に、既に会社にて用意されているものを利用する事が多いですが、社員評価表の作成の担当者になった場合は30個前後このような項目を作成すると、より具体的な査定が出来るのでおすすめです。
改善点や今後の目標などの自由記入欄
チェック項目だけでなく改善点や今後の目標など、自らの意志で記述出来る欄も用意するとよいでしょう。「客観的なチェックを行なった後、自らの○○への対応力がまだまだ不足している事がわかりました。今後の課題としては…」というような書き方をすると査定する相手にも気持ちが伝わりやすくなるでしょう。
社員評価表のテンプレート
社員評価表は、勝手に自分で作る訳にはいけません。社員評価表は、その部署だったり社員全員が共通項目をチェックしていかないと意味がありません。そのような場合、どのようなテンプレートを使うかはその企業に委ねられます。しかし、実際に作成担当者になるとどのような項目を取り入れるのが正解なのかの判断が難しいのが現実です。
テンプレートを参考に社員評価表を作成する方法も！
今、社員評価表はネット上でワードやエクセル、PDFといった形でテンプレートが多く用意されています。社員評価表の定番ともいえる項目がしっかりと記載されており、様々な業種に対応する事が出来るものもあります。テンプレートを利用する時は、自社がどのようなジャンルの業務をしているのかを考えてダウンロードしましょう。
おすすめは、エクセルなどでアレンジが出来るものです。テンプレートをベースに、自社オリジナルの社員評価表を作成するようにしてみて下さい。
複数テンプレートに目を通して自社に必要な社員評価表を作成！
一般的な社員評価表のテンプレートを利用して作成する方法をご紹介しましたが、もっと効率が良いのが、複数のサイトから社員評価表のテンプレートをダウンロードする事です。面倒がらずに色々なサイトでダウンロード出来ますので、まずは、全てダウンロードしてみましょう。「人事評価表」「人事考課」というテンプレートも同じ内容ですので、色々なサイトからダウンロードしてみましょう。
沢山のテンプレートの中から自分が良いと思えるレイアウトと社員評価の内容の項目を選ぶ事で、かなり完成度の高い社員評価表が作成出来るでしょう。
よく見てみると共通する項目もたくさんあるでしょう。その共通する項目をよく見てみると基本的な内容だったりする事が多いでしょう。という事は、社員評価表の項目として基本的に入れた方が良い項目だと理解出来るでしょう。このように、なぜこのような項目があるのかを考えるだけで、どのような社員評価表を作成すれば良いのかがわかってくるようになるでしょう。
社員評価表は客観性が大切
社員評価表は、客観性を大切にした作成が求められます。書く方も、あまり自己評価を高くし過ぎずに厳しい目で採点すると相手も議論しやすいでしょう。ただ、卑下しすぎて過小評価をしてしまうとせっかくのアピールの場を逃してしまう事にもなります。バランスが大切です。社員評価表を利用する方は、ぜひ当記事を参考にして作成してみて下さい。
