書き方・例文

社内文書の種類やルールはある?書き方の基本や注意事項を解説!例文も紹介!敬称はどうする?



社内文書の種類やルールはある?書き方の基本や注意事項を解説!例文も紹介!敬称はどうする?

社内文書を作る際、どういったルールがあるか悩んでいる方も多いです。社外文書と違い、社内文書はやや簡潔に作成される部分があったり、敬称の使い方も社外のそれとは違いがあります。社内文書の種類やルールや書き方の基本や注意事項を例文を添えて解説します。敬称にも注意して下さい。

社内文書の種類を知ろう

社内文書を作る際、どのような種類があるのかしっかりと把握しておく事も必要です。一口にいってもその種類はさまざまあります。まず自分がどういったドキュメントを作成しているのかの把握からはじめて下さい。

基本的に、これら4つの種類が存在しています。

  • 案内書
  • 議事録
  • 指示書
  • 提案書

そのほか、通知書や通達書や届出書があり、それらが更に細かい種類に細分化されているといった形です。自分が社内文書の作成を求められた際、どんな種類のドキュメントを作成しているのかしっかりと理解した上での書き方を心がけて下さい。

社内文書の書き方におけるルールや注意事項は?

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書き方におけるルールや注意事項について解説します。

【ルールや注意事項①】自社のドキュメントを確認

社内文書のルールや注意事項は、厳密には存在していません。もちろん、後述していくようにある程度の型は存在していますが、ルールはその企業によって違ってくるといった方が正解かもしれません。

例えば、敬称の使い方は企業によっても全く方向性が違います。社内文書であっても社外文書のようなルールのもとで作成されると決められている企業であれば、“〇〇様”と、同じ部署の同僚であっても使うかもしれません。

一方、社内文書であれば距離感が近い事から「〇〇さん」といった敬称を使う企業もあります。このように、同じ社内文書とはいえ社内におけるルールが全く違う事が難しいところです。もし、ルールは存在しないと上司に伝えられたら、すでに出回っている社内文書を確認して書き方のルールと注意点を見つけてみて下さい。

【ルールや注意事項②】全体的に簡潔に作る事

社内文書の書き方において基本となるのは、全体的にシンプルに作成されているといった部分です。社内文書の多くは、ただ事実を伝えたり、実施される何らかの事柄を伝えるだけのドキュメントとなります。社外文書のようにへりくだってお願いする必要もありませんし、何か特別なドキュメントを作る必要もないです。

社内文書でつまづいてしまう多くの人の特徴として、「個性」を出そうとしてしまうところです。自分はドキュメントがうまいと思われたいとか褒められたい、ほかの社員とは違うといたところを見せつけたいと、どうしても無理をしてしまう方が多い傾向です。

基本的に社内文書の多くは機械的に作成されている事が求められる事から、どれだけシンプルに記載されているかが注意事項です。コラムetcではない為、出来るだけシンプルに作成出来るように心がけて下さい。

【ルールや注意事項③】敬称の使い方に気をつける

社内文書の書き方にルールや注意事項があるとしたら、敬称の使い方が出てきます。敬称は、丁寧語や尊敬語、謙譲語といった形で存在していますが、それらをバランスよく使った書き方がビジネス文書の基本です。

社外文書であれば、尊敬語や謙譲語を使うのは基本となりますが、社内文書の場合は丁寧度で通してしまっても問題ないといわれています。

例えば、例文として何かの案内を社員全員にしたとします。「恒例の〇〇を下記日程にて実施いたします。皆様、ふるってご参加下さい」といった程度の敬称で問題ないのです。

「恒例の〇〇を下記日程にて開催する事を恐れ多くも決定する運びとなりました。お忙しいところ、誠に申し訳ございません。ご日程を合わせて頂けますようであれば、何卒ご参加頂きたく存じます…」といった文章では、同じ社員であるにも関わらず違和感を与えてしまいます。

ただし、上司個人に社内文書を作る場合は尊敬語も使用しなければ失礼になる事があります。

社内文書での敬称は、そのシチュエーションを見極めて使うのが注意事項と言えます。

【ルールや注意事項④】前文は不要

社会人としてスタートを切ったばかりの人であったり、今まで事務仕事etcをした事がない方にとって、ビジネス文書はハードルが高い印象があります。まず、こういった方たちの場合は社外文書の作成からが基本です。

社外文書と社内文書は書き方のルールが違ってくる為、混合して作成してしまうと違和感を与える結果になってしまいます。

まず、社外文書と社内文書の違いとして挙げられるのが前文や末文の有無です。社内文書の場合、簡潔に作成される事が基本であり、文章も出来るだけ短くわかりやすく作成されている事が求められます。その為、「拝啓 早春の候、〇〇様におかれましては益々…」といった時候の挨拶は不要になります。

また、それに対応した末文も要りません。ビジネス文書における社内文書は、前文や末文を省略した上で作るように心がけてみて下さい。

【例文】社内文書の書き方の基本形

社内文書におけるルールや注意事項を守った基本的な書き方を把握する為の例文を紹介します。あくまで基本形ですので、ご自身のシチュエーションに合わせて書き方をアレンジしてみて下さい。

基本的な例文

No. 日付 社員各位

〇〇開催のお知らせ

毎年恒例の〇〇を下記の通り開催いたします。食後にはミニゲームも予定しております。社員皆様のご参加を落ちましております。

①日時
②場所
③申込先
④備考

問合先 〇〇部〇〇 内線〇〇 アドレス〇〇

以上

記書きを使うのが書き方のルール

社内文書を作る際、上記の例文のようなシンプルなものでも問題ありません。ひとつ注意事項を取り上げるならば、ルールとしてインフォメーションは記書きで作るといった部分があります。本文の中にインフォメーションを取り入れてしまうと、読みにくくなってしまう事があるので書き方に注意して下さい。

社内文書の書き方の注意事項や基本ルールを押さえてシンプルに書こう!

社内文書には色々な種類がありますが、基本的な書き方はだいたい同じです。注意事項やルールは、その企業によって違いが出てくるかもしれません。しかし、全ての共通点は簡潔にわかりやすく作成されている事です。

記事を参考に社内文書のルールを知りながら、正しく作成出来るように努力して下さい。敬称にも気を付けられると尚良いです。