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書き方・例文

社内における依頼メールの書き方や例文を紹介!打ち合わせのお願いはどうすればよい?資料送付方法は?



社内における依頼メールの書き方や例文を紹介!打ち合わせのお願いはどうすればよい?資料送付方法は?

他社や外部の人間にお願いメールを打つ事が多いと思いますが、社内にお願いメールを送信するなら、ややその書き方などが変わります。社外と社内で全く同じようなメールを作る事はビジネスパーソンとして、マナーがないと思われてしまう恐れがあります。打ち合わせのお願いのやり方や資料送付方法をはじめとする、社内における依頼メールの書き方や例文を紹介します。

社内メールの重要性

社内にメールを送信するケースでは、もっとも重要なのはビジネスマナーに沿った内容になっているか、というような部分です。社外や取引先へ丁寧な文章を作成している方でも、社内へのお願いメールとなると、やや雑な印象を与えてしまう事がよくあるといわれています。

とくに、部下からのメールが少々失礼に感じる事があったり、言い回しで失礼な印象を与えてしまったり、意外にもミスメールを送ってしまう方は少なくありません。

社外はもちろんですが、社内にいる人間は同じ仲間であり、その関係性をバランスよく保っている事が求められます。社内だから…と思わずにしっかりと作成出来るように心がけてみて下さい。

社内へのお願いメールの種類

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社内へのお願いメールは、どのような種類があるのでか。基本的に会社によって違ってきますが、シチュエーションはそこまで大きく変わる事はないです。

【お願い①】打ち合わせ

まず、最も多いのが打ち合わせにおける社内連絡です。社内の同じ部署、別の部署など、さまざまな人を集めて打ち合わせをしたい時、依頼メールを作成しなければなりません。

【お願い②】書類送付

また、資料の作成や書類送付をお願いするケースも依頼メールを打つ事になります。自らが作成した資料をチェックしてもらうのか、それともお願いするのかなど、さまざまなパターンがあるはずです。

【お願い③】アポイントメントやアンケート

アポイントメントを取ったり、アンケートというようなケースもあります。依頼メールは、意外にさまざまなシチュエーションで利用されており、ビジネスパーソンとしては書き方をしっかりと身につけておくべき内容である、と言わざるを得ないのです。

社内へのお願いメール

例文をひとつ紹介します。あくまで例文ですので、これをベースにさまざまなパターンで作成します。

社内への依頼例文

件名 〇〇事業開始における打ち合わせの件

〇〇部 〇〇様 お疲れさまです。
〇〇企画部 〇〇です。

先日企画書を送付致しました、新事業につきまして進展がありました。

つきましては、新たに〇〇部長、〇〇課長、鈴木をデザイナーの〇〇様を交えまして、企画の具体案をお伝えした上で、さらにその先の展開について打ち合わせをしたいと考えております。

日程を以下に記しましたのでご確認下さい。

日時:1月24日(曜日)
時間:11:00から12:00
場所:G会議室

〇〇様のご意見をぜひお伺いしたく、ご参加をお願い致しました。何卒よろしくお願い致します。

社内へのお願いメールの書き方ポイント

お願いメールを作る際、そのポイントについて解説していきます。

【依頼メールの書き方ポイント①】件名で分かるように作る

社内へのお願いに限った事ではありませんが、こういったメールを作る際、重要になってくるのがわかりやすい件名になっているか、というようなところです。

社内へのお願いだから、本文を見たり雰囲気でいいだろう…と考えている方もいるかもしれませんが、それではビジネスマナーが守られているとはいえません。社内へのお願いメールの件名は、その本文で伝えたい事を記載するのがルールと覚えておくと良いです。

上記の例文は、打ち合わせをしたいというような内容でしたので件名も、「〇〇事業開始における打ち合わせの件」というような形で作成されています。

件名を見てどんな内容か相手に分かるようにしなければ、後回しにされてしまう事があります。

【依頼メールの書き方ポイント②】添付資料があるケース

上記の例文は打ち合わせだけの連絡でしたが、状況によっては資料などを添付する必要もあります。そのケースでは、添付資料がある事を伝えずに送るのではなく、しっかりと添付資料がある事を伝える必要があります。

例文としては、「打ち合わせで使用致します、簡単な資料をこちらのメールに添付しております。お目通りをお願い致します」というような形で、資料が添付されている事が相手に伝わるような文面で作成して下さい。この一文を忘れていると資料があった事を相手が気がつかず、当日トラブルになってしまう事も考えられます。

【依頼メールの書き方ポイント③】正しいビジネスメールで作成されているか

上記で解説していますが、社内へのお願いもビジネスメールで書かれている事が基本です。しかし、外部へのお願いとは違い、あまりに恐縮し過ぎる事は違和感を与える為、あくまでシンプルな一般的なビジネスメールを作るだけで問題ないです。

もちろん、社内向けとはいえ相手の立場をしっかりと考えた上での内容でなければなりません。急いでほしい時などでも、「至急」などタイトルにつけたり、相手に一度「お忙しいところ申し訳ありません」などワンクッション一文を挟むなどして下さい。

社内だから無茶ぶりでもいいだろう…というような考え方で、連携が取れずに孤立してしまう恐れもあります。

社内向けだからといって適当な文面で作るのもNGです。宛名などもなく、「これをあれしてほしい。悪いんだけど、ちょっぱやで」など、明らかに友達とのメールのような文面は避けて下さい。

社内における依頼メールは丁寧にお願いする姿勢を忘れずに

社内へのお願いメールは、社会人としての基本です。間違えても問題ありませんので、しっかりと内容が記載されている事、正しいビジネスメールで作成されている事を確認して下さい。社内社外を問わずに礼儀正しい分かりやすい件名や文書の書き方に努めるのが安全です。

もしも書き方に自信が無くて不安であれば、第三者にチェックしてもらうというような事もポイントです。


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