面接のお願いをする依頼メールの書き方や例文を解説！日程調整をして円滑に

就活や中途採用など、企業への入社前には面接があります。以前は面接は電話連絡などでおこなっていた歴史がありますが、近年面接もメール連絡で済ます事が増えてきています。しかし、普段面接のメールを作成した事がない方にとって、面接メールはややハードルが高い印象かもしれません。面接のお願いをする依頼メールの書き方や例文を解説します。日程調整をして円滑に進めて下さい。

ビジネスマナーを守ったメールを作成しよう

面接のお願いメールを作成する前に、基本的な部分を押さえておく必要があります。それが、「ビジネスマナーが守られたメールを作成する」といった部分です。

とくに就活生であったり、アルバイトなどから正社員になりたいと思っているとか、そういった方の多くはビジネスメールを普段使っていない為、失礼な文章を送ってしまう恐れがあります。

面接とはいえ、社会人としてのマナーが守られている事は大切です。面接のお願いメールを作成する前に、ビジネスメールの最低限の基本について解説していきましょう。

ビジネスメールの構成を知ろう

ビジネスメールは、一定の構成の上で作成されています。まず、その構成に沿った文章で作成していくだけでも全体のバランスが整うでしょう。悪い例文を先に紹介します。

これでは、子どもが友達に送るような文面になってしまい、とてもビジネスメールとして扱ってもらえません。実際、面接のお願いメールを送信する段階の場合、面接の日時は定められていない事になります。こういった文面でメールを送ってしまうと、面接前に落とされてしまう恐れがあるので注意しましょう。

ビジネスメールの正しい構成

面接のお願いメールなど、ビジネスメールには構成があるとお伝えしました。上記の悪い例文を見る限り、伝えたい事はわかるのですがバランスが悪く、さらに相手にも失礼な印象を与える文面になっています。ビジネスメールを作成する場合、これら構成を意識してみましょう。

• 件名
• 宛名
• 書き出しの挨拶
• 本文
• 末文
• 署名

これらに当てはめた上で、あらためて例文を作成していってみましょう。

全体のバランスが整ったメールを送るだけで印象が全く違ってくるのです。面接のお願いメールを作成する際、これら構成を守った上で作成するように心がけて下さい。

面接のお願いメール作成における注意点

面接のお願いメールにおける注意点をいくつか紹介します。

【面接依頼メールの書き方①】返信をする場合はスピーディーに！

面接のお願いを自ら、いきなりメールでする事は少ないでしょう。中途採用であればメールなどで書類選考がありますし、就活であれば説明会やエントリーシートを提出した上でのやり取りから、相手企業から面接の連絡があるはずです。

仮に、応募している企業から面接のお誘いがあった場合、出来るだけ返信は早くする事が大切でしょう。就活は駆け引きではない為、早ければ早いほどに企業側も安心する為、何かトラブルが無い限りは即レスがおすすめです。

しかし、場合によっては日程調整をしたりメールに気がつかなかったり、返信が遅れてしまう事もあります。その際、出来れば24時間以内の返信が好ましいでしょう。社会人として、数時間後の返信になる場合は、「返信遅れてしまい大変申し訳ございません」と、一言付け加えるのがマナーです。

また、どうしても日程調整などの関係で24時間以内に答えが出ないといった場合もあるでしょう。

その際は、「ご連絡誠にありがとうございます。現在、その日程で迎えるか調整しております。ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。明日には必ずご連絡いたしますので、少々お待ち頂けますと幸いです」といったような返信があると丁寧です。

【面接依頼メールの書き方②】PRなどは文章に入れない

就活や面接の日程が決まったとなると、もう一押しして自分をPRしたくなるものです。しかし、自らをPRする機会は面接であり、こういった確認やお願いメールではありません。

仮に書類選考から面接に進む事になったのであれば、上記で解説したようにシンプルに「提示された日程で来社します」といった事を伝えれば問題ありません。

【面接依頼メールの書き方③】出来るだけPCで作成する

今の時代、PCではなくスマートフォンでメールを作成し、送信し合うのがビジネスパーソンの基本です。しかし、就活や中途採用など、面接確認メールなどを送る場合は出来るだけPCで作成する事をおすすめします。

面接のお願いメールはビジネスメールで！

ビジネスシーンで面接のお願いをする際は就活であれ仕事であれ気を抜けません。メールの時点で、すでにビジネスでのやり取りがスタートしています。日程調整や依頼内容を具体的に進められるように文面に気をつけながら、しっかりと作成出来るように心がけて下さい。