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書き方・例文

社会人で文章力がない方へ文章作成のトレーニングのコツを紹介!文章の書き方がうまくなればメール作成もスムーズに♪



社会人で文章力がない方へ文章作成のトレーニングのコツを紹介!文章の書き方がうまくなればメール作成もスムーズに♪

文章力がないと悩む社会人は少なくありません。社会人になるとメールや手紙、ドキュメントなどで文章を作る機会が多くなるのが大きな理由の一つです。仕事で文章を作る際には、相手に内容が的確に伝わるような書き方をする必要がある為、あなたの文章力が問われます。

文章力が無い社会人のあなたへ、書き方や上手になる文章作成のトレーニングのコツを解説します。

社会人に文章力がないと起こる弊害

社会人に文章力が無いと起こる弊害は、主に以下の3つです。

  1. 仕事がスムーズに進まず、失敗を起こしやすくなる
  2. 頭が悪い印象を与える
  3. 給与が上がらない

それぞれ詳細に説明します。

【文章力がない弊害①】仕事がスムーズに進まず、失敗を起こしやすくなる

文章力が低い事によって、仕事のスピードが落ちたり失敗を起こしやすくなる事もあります。例えば、毎日たくさんの方のメール対応をする仕事で、文章力が低く読みにくいメールは、受け取った相手を困らせます。重要な内容を送るメールだった場合、分かりづらい文章で送ってしまうと、伝達間違いや誤解を生じ、大きなトラブルに発展する事も。

さらにドキュメント作りの場合は、メールよりも難易度が上がります。ドキュメントを読んだ方が情報を正確に理解出来るかどうかは、筆者の文章力に大きく左右されるからです。

【文章力がない弊害②】頭が悪い印象を与える

文章力の高さは、他の方からの印象にも影響すると言われています。よって、文章が下手な方は「あまり頭が良くないんだろうな」という評価に繋がりかねません。また、言葉選びなどでも大きく印象は変わります。漢字や文法、敬語などが正確に使えていないと、いい加減な方だと思われてしまう事もあるのです。

【文章力がない弊害③】給与が上がらない

文章力と給与、関係あるの?という疑問がありますが、実は大きく関係している事が分かっています。実際に、文章を作るのが苦手な方ほど、年収が低いという結果が出ているのです。そして、年収が高い方は低い方に比べてメールや手紙に触れる頻度が高いという事も判明しています。

文章力が低いままだと、信頼関係を築くのにも時間がかかり、仕事量も増えず一向に給与が上がらないという結果になってしまう事もあるのです。

社会人にとって文章力を上げる書き方のコツ

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社会人にとって文章力を上げる書き方のコツは以下のとおりです。

  1. 結論から始める
  2. 無駄を省く
  3. 詳細な表現に
  4. 簡単・シンプルに

上記4つについて、詳しく解説していきます。

【社会人にとって文章力を上げる書き方のコツ①】結論から始める

結論は最後に伝えるものと認識している方もいるようですが、最初に持ってくるようにして下さい。内容の中でも一番伝えたい事をはじめに伝える事で、読者が何を伝えたいか、意図を相手に読み取ってもらう事が出来ます。例えば以下の文章を見てみて下さい。

  1. 今日は晴れです。ピクニックにいきましょう。
  2. ピクニックにいきましょう。今日は晴れです。

1は結論を先に提示したので、後の文章がすんなり入ってきます。一方で2は、結論よりも先に行動から始まっている為、早く結論が知りたいとモヤモヤしてしまいます。文章の順番で、ここまで読みやすさが違ってくる事がわかりますね。

【社会人にとって文章力を上げる書き方のコツ②】無駄を省く

無駄な言葉を出来るだけ省いて、簡潔にまとめる事も重要です。例えば以下の文章を比較してみて下さい。

  1. 今日はいい天気ですね
  2. それにしても、今日は本当にいい天気だなぁっていう感じがしませんか?

1は、今日は天気が良いという事がすんなり伝わりますが、2の方は無駄な言葉が多いので一番伝えたい「天気が良い」というイメージがぼやけてしまっています。

とくにビジネスシーンでは、シンプルな文章のほうが伝わりやすかったりします。必要最低限の言葉を使って、なるべく簡潔に仕上げるように心がけて下さい。

【社会人にとって文章力を上げる書き方のコツ③】詳細な表現を

文章を作るうえで、詳細かつ明確な表現をする事はとても重要になります。

例えば「豆腐は豊富な品揃え」よりも「豆腐の種類は約10種類と、品揃えは地域で1位」とするほうが、分かりやすいですよね。モノの大きさ、量などを強調したい場合は、詳細な数字を入れるように心がけて下さい。さらに「いつ・どこで・何が・何を・どのように・どうやって・どうするのか」など、詳しくまとめる事も大切です。

例えば「商品を買うとクリアファイルをプレゼント」と言われてもピンときません。そこで「明治の商品1つを購入していただいた先着5名様に、クリアファイルをプレゼントします。」と、詳細な情報を明記する事で、分かりやすくなります。こうした、詳細な情報は数字や方法などを盛り込むようにして下さい。

【社会人にとって文章力を上げる書き方のコツ④】簡単・シンプルに

文章ではなるべく専門用語は避け、簡潔な言葉を使ってシンプルに表現するように心がけて下さい。難しい言葉や横文字を使うと、複雑化して伝わりにくくなってしまいます。

例えば「話し合い」と「討議」であれば「話し合い」とするほうが、伝わりやすいですよね。出来るだけ難しい言葉や専門用語は使わずに、表現出来るよう意識して文章を作成して下さい。

文章力を上げる社会人向けトレーニング方法

社会人にとって文章の書き方が上手になるトレーニング方法について、解説します。

【文章力を上げる社会人向けトレーニング方法①】他の方の文章を分析

他の方が書いた文章を分析してみて下さい。例えば、雑誌やWEBの記事、SNSなどなんでもOKです。その文章を読んで何が良いか悪いかを考える事で、どうすればもっと良い文章が書けるのか気付く事が出来ます。

読みやすいと感じる文章があれば、どうして読みやすいのかを分析します。詳細に以下のような項目をチェックしながら分析するといいですよ!

  1. 誰に向けて書かれているのか
  2. 目的は何なのか
  3. 筆者が伝えたいメッセージ
  4. 読者をどんな気持ちにさせたいか
  5. どんな構成・展開になっているのか
  6. 言葉の選び方は適切かどうか
  7. 分かりやすく伝わるように工夫されているかどうか
  8. 文章に無駄がないかどうか
  9. 表現は詳細かどうか
  10. 読んでいてストレスを感じないかどうか

これらをチェックするように意識すれば、文章の良い悪いが分析しやすくなります。

【文章力を上げる社会人向けトレーニング方法②】ブログを運営する

日記ではなくブログを運営する事で、見られている意識が生まれる為、自然と言葉遣いや文体に気をつけるよう意識出来るようになります。内容はどんな事でもOKで、その日の出来事や本の感想など、まずは試しに1記事書いて見るものいいですよ!繰り返し作る事によって自然と文章力が身につきます。

社会人で文章力がない方は文章作成のトレーニングを重ねて文章作成に強くなろう♪

社会人の文章の書き方について紹介しました。文章の書き出しは必ず結論から述べるようにして、読者へ何を伝えたいのかを明瞭にする事がポイントです。また、詳細に数字を使う事で、分かりやすくなります。最後に全体的に読みやすい文章になっているかどうか、チェックする事も大切です。

文章力がないと焦る気持ちももちろんあるかと思います。しかし場数を踏んでトレーニングを積み重ねていけばいつの間にか文章力は身につくものです。社会人になってからでも全く遅くはありませんので気負いし過ぎない程度に書き方のスキルを伸ばして下さい。


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