社外向けにセミナーや講演会や講座を開催する事になった時、参加率をUPする為にも案内状を作る必要が生じます。しかし、なかなか普段社外向けセミナーの案内文を作成していない方にとって、少々ハードルが高い仕事になるかもしれません。セミナーの案内文の書き方や例文を解説します。
【例文】セミナーをお知らせする案内文メール
日付 〇〇株式会社〇〇課●●様
差出人名乗り
セミナー開催のご案内
〇〇株式会社●●様 いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の●●です。
この度、弊社では新商品の発売に合わせまして、〇〇セミナーを開催いたします。セミナー講師には、〇〇でご活躍されております●●様を招き、関係者様だけの特別な会になるようセッティングしております。
セミナーの詳細については下記の通りです。ぜひ、ご参加頂けますようご検討下さいませ。
記
内容：〇〇
日時：■月■日（〇曜日）
時間：■■（受付開始■■日時）
会場：〇〇
費用：■■円
定員数：〇〇
参加のお申し込みは、下記セミナーページ応募フォームへ登録、またはこのメールへのご返信でお願いいたします。
セミナーお申込みはこちら：https: 〇〇
ご不明点etcございましたら、お気軽にご連絡下さい。
●●様のご参加を心よりお待ちしております。
以上
セミナーの案内文は情報とお知らせ
上記の例文のように、セミナーの案内文を作る際の基本はそのセミナーにおける情報とお知らせをしっかりと記載する事です。基本的に以下のお知らせが書かれているべきです。
- セミナーで何を行うのか
- どんな目的か
- どういった人を対象にしているのか
また、以下の情報も漏らさず必ずお知らせして下さい。
- 日時
- 場所
- 申込方法
結果、このお知らせの書き漏れがある場合は問合せに対応しなければなりません。当日さまざまなトラブルが生じる事が予想されます。手を抜いた案内文メールの書き方をしてしまうと後々になって二度手間になってしまうリスクの種を植えてしまうのです。
自分で確認するだけではミスを発生させてしまうリスクが残る為、必ず第三者に案内文を確認してもらった上で作るように心がけて下さい。
セミナーの案内文メールの書き方基本
セミナーの案内文メールにおける書き方の基本について解説していきます。セミナーを開催するにあたって、基本的な書き方なので参考にして下さい。
構成をしっかりと守った書き方を！
セミナーの案内文メールを作る際、重要なポイントは構成がしっかりと守られている書き方かどうかといった部分です。セミナーの案内文メールに特に定められている書き方はありません。
しかし、基本的にビジネス文書の一種である事から、シンプルな書き方でまとめられている事が求められます。例えば、セミナーの案内文の構成はこれらを順に作成していく事でキレイな書き方が実現します。
- 宛名や日付
- 標題
- 主文
- 記書き
- 別記
- 連絡先
これらを順に記載していけば、おかしな文書にならずに作成出来るので安心して下さい。では、これらセミナーの案内文メールにおける構成について順をおって解説していきます。
宛名や日付
セミナーの案内文を作る際、必ず宛名と日付は作るように心がけて下さい。誰に向けて作成されているのかわからなければ、受け取った人物に誤解を与えてしまいます。
また、日付も作るように心がけて下さい。メールであれば送信日が記載されていますが、文書の場合は自ら作成しなければなりません。書類を整理する上でも、もらった相手もファイルする時に便利なのでビジネス文書としてのルールとして作成して下さい。
標題
セミナーの案内文で重要なポイントは、標題をしっかりと記入する事です。メールであれば件名になりますが、意外とミスしてしまう方が少なくありません。
とくに普段はメールばかりを作成している方の場合、そのクセでいきなり本文に入ってしまうといった場合があります。文書であれば標題、メールであれば件名といった形でセミナーの案内文の書き漏れないように作成して下さい。
さて、そんな標題ですが一目で本文が理解出来る書き方が適切です。今回は、セミナーの案内文が主題ですので、標題は例文通り「セミナー開催のお知らせ」というようなシンプルな書き方で構いません。
逆にもったいぶって「特別なご案内」etcとしてしまうと、一体どんな内容なのか不安になりますし、セールスかと思われて後回しにされてしまう恐れもあります。
主文
社外向けのセミナーの案内文である場合、まず挨拶文の作成が求められます。例文ではシンプルな書き方で作成されていますが、よりかしこまった格式高い挨拶でも問題ありません。
そして、本文に入る際は「さて…」といった形ではじめ、セミナーの内容やポイントを記載して下さい。そして、基本的にお知らせは記書きでまとめ、連絡先をしっかりと記載すればセミナーの案内文として問題なく利用出来ます。
セミナーや講演会や講座の案内文メールは分かりやすい書き方で！
セミナーや講演会や講座の案内文は、ビジネス文書としては基本的なものです。シンプルな書き方でありながら、セミナーのメリットや開催情報をシンプルにお知らせする役割を果たすべきです。せっかく開催するセミナーなので少しでも多くの人に参加してもらいたい所です。
忙しいビジネスマンにも興味を持ってもらえるように端的な書き方で案内文メールを作ると良いです。これから何度も作る機会が出てくる可能性がある為、テンプレートとしてひとつしっかりと作成してみる事をおすすめします。
