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書き方・例文

秋といえば…!ゴルフコンペ案内文とは?返信率や参加率を上げる書き方と例文を紹介!テンプレートも使おう



秋といえば…!ゴルフコンペ案内文とは?返信率や参加率を上げる書き方と例文を紹介!テンプレートも使おう

秋になると企業や団体で、様々なシチュエーションでゴルフコンペを開催する機会も少なくありません。ゴルフコンペを開催する際、案内状を作る事になります。せっかく開催するなら返信率や参加率を上げたいものです。ゴルフコンペをお知らせする案内文の書き方や例文を解説します。適宜テンプレートも導入すると書きやすくなります。

【例文】ゴルフコンペ案内文メール

ゴルフコンペをお知らせする案内文メールの例文を紹介します。あくまでゴルフコンペをお知らせする案内文メールの一例なので、ご自身のシチュエーションに合わせた上でアレンジしてみて下さい。

〇〇杯 ゴルフコンペ

街路樹の葉も日ごとに赤や黄色に彩りをましてきました。皆様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。

さて、恒例の〇〇杯ゴルフコンペを開催する季節となりました。下記の予定で開催する運びとなりましたので、ぜひ皆様ふるってご参加頂けますようお願いいたします。ゴルフ場周辺は、秋の紅葉も見頃の予定です。皆様のご参加、心よりお願い申し上げます。

●日程〇〇
●開催コース〇〇 ゴルフ場の地図
●参加費用〇〇
●募集人員〇〇
●集計方法〇〇
●懇親会について〇〇
●申込先〇〇
●キャンセル期限

以上

参加者には、組み合わせ表や当日の注意事項を送付予定でございます。

ゴルフコンペをお知らせする案内文の書き方のポイント

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ゴルフコンペをお知らせする案内文を書き方のポイントについて見ていきます。

【書き方ポイント①】記載すべきポイントを押さえる

ゴルフコンペをお知らせする案内文を作る際、重要になってくるのがインフォメーションです。以下の情報がしっかりと押さえられているかを確認してみて下さい。

  • 日時
  • 場所
  • 集計方法
  • 申込方法
  • キャンセルにおける事項
  • 幹事の連絡先
  • 参加費用
ゴルフコンペをお知らせする案内文を作る際、頭の中で考えるのではなく、出来ればチェックリストを作成しておくとよいです。ひとつずつ記載されてるか何度も見直した上で、関係者に送信出来るように心がけて下さい。

【書き方ポイント②】詳細については別途資料を用意

ゴルフコンペは、様々な要項を作成しなければなりません。上記でお伝えしたインフォメーションだけでなく、以下のようなさまざまな用件を作る必要が出てきます。

  • ルール
  • 大会について
  • 目玉景品
しかし、一方でこれらをゴルフコンペをお知らせする案内文にまとめて記載してしまうと、かなり長く読みにくい文書になってしまう恐れがあります。その為、上記の例文でも記載しているように、詳細は別途資料にまとめて参加者のみに後日送付する形で作ると見やすいです。

参加者のみに作るのであれば手間がかかりませんし、作成が無駄になりません。

【書き方ポイント③】申込締切日を必ず記載

ゴルフコンペをお知らせする案内文を送る相手は、ゴルフ好きの仲間かもしれません。その場合、すぐに参加の可否の連絡がやってくるかもしれません。しかし、社内や社外といった形で業務の一環となると意外に返信が遅くなってしまうケースが多いです。

また、いつでも参加可能といった雰囲気の案内状にしてしまうと、当日思い立ったらいけばよい…といった形で返信をくれない人も出てくる為、段取りが大変になってしまいます。上記の例文でも紹介しているように、ゴルフコンペの案内状を作る上で重要な事は、「申込締切日」をしっかりと記載するといった方法です。

また、先着といった文字を入れてみたり、〇〇日までに連絡がない方は不参加とみなすといった形で作成してもよいです。

いつでも返信出来るといったニュアンスに捉えられないよう、ゴルフコンペをお知らせする案内文を作るようにして下さい。

【書き方ポイント④】季節の挨拶を入れてみる

ゴルフコンペをお知らせする案内文に定義はありません。その為、インフォメーションさえ間違っていなければどのような文章でも誰にも咎められる事はないです。しかし、以下のようなのゴルフコンペをお知らせする案内文にしてしまうと、参加したいといった気持ちになってもらえません。

  • 強制的なイメージを抱かれてしまう
  • あまりにも機械的な印象

上記の例文でも、以下のような季節の挨拶を入れています。

「街路樹の葉も日ごとに赤や黄色に彩りをましてきました。皆様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。」

このようにひとつ季節の挨拶を入れるのもポイントです。ゴルフコンペは秋に開催されるケースが多いので、秋の季語を入れると風情を感じられます。

“そろそろ秋の涼しい季節になってきたし、久々にゴルフに参加してもいいかもしれない”といった気持ちにさせるのも、案内文を作る幹事の役目のひとつです。

【書き方ポイント⑤】参加率や返信率をより上げる案内文メールは?

ゴルフコンペをお知らせする案内文を作るのであれば、出来るだけ参加率を高めたいと思うはずです。例文のような季節の挨拶を取り入れるのもひとつの手段ですが、目玉をしっかりとアピールする事で参加率や返信率を高めるといった方法もおすすめです。

例えば、以下のように参加者がゴルフコンペへの参加によって特典を得られるような、キャッチーなフレーズと企画を用意するのもひとつの手段です。

  • “豪華温泉旅行ペアチケットがもらえる!”
  • “〇〇プロと楽しむ”

温泉旅館に立ち寄るといった事であれば、温泉旅館に立寄り日頃の疲れを癒しながら、ゴルフで楽しみましょう…といった、慰安旅行のような雰囲気を出す事もポイントです。

ゴルフコンペをお知らせする案内文は、機械的に作るのではなく“楽しさ”を表現出来るように心がけてみて下さい。

参加したくなる、返信したくなるゴルフコンペをお知らせする案内文メールの書き方を身につけて秋を楽しもう!

ゴルフコンペ案内文は、エンターテイメント要素も加えた書き方で作成される必要があります。普段、なかなか案内文を作成しない方にとっては書き方を押さえるハードルが高いかもしれません。上記でお伝えしたようなポイントを押さえた上で、ゴルフコンペ案内文は第三者にチェックしてもらうと良いです。

第三者からみて参加したくなるような書き方である事で、より参加率や返信率が高まります。書き方がそれでも難しく自信が無いという人は、無料ダウンロードが出来るテンプレートを導入する手段も視野に入れてみて下さい。


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