会社の経費になる買い物をしたら、その証拠となる領収書の提出が必要になります。個人事業主も同様です。お店での領収書のもらい方を知っておくと安心です。注意点やもらい忘れたケースの対処法を中心に宛名や但し書きについても詳しく解説します。円滑に経費処理する為にも、適切な領収書のもらい方を知っておくようにして下さい。
お店の領収書が必要な理由
領収書が必要な理由は大きく分けて2つあります。1つ目は、金銭を支払った事を証明する事です。支払いが完了しているはずなのに、二重請求があったら、領収書があれば大きなトラブルになる事を防止出来ます。
2つ目は、経費精算の不正を防止する為です。経理精算を行う際に、金額を証明出来るものがないと、実際の費用より増額して請求されるという不正が生じる恐れもあります。領収書はこのようなトラブルを防ぐ為に、必要なドキュメントです。
そもそも領収書とは、金銭を受け取ったという証拠となるドキュメントで、コンビニやスーパーをはじめ、飲食店など、金銭のやり取りが発生した時にその場で申請すれば必ず発行されます。
中にはレシートを領収書代わりに提出する方もいますが、レシートでは領収書と認められないとする会社もあるので要注意です。ですが、レシートでも、取引の事実が明確に分かるなら、領収書として扱う事は可能となっています。
お店でもらう領収書の記載事項
領収書は以下の記載事項が記載されている必要があります。
- 領収書（タイトル）
- 発行日付
- 宛名（受取人氏名）
- 金額
- 内訳
- 但し書き
- 発行者情報
提出時に上記の中のどれか一つでも抜けていれば、経理処理に影響が出る事もあります。受け取り時には必ず、記載事項を確認して下さい。
お店の領収書のもらい方
お店で領収書をもらう際には、定員に申し出る必要があります。また、領収書を発行してもらう際には、宛名・但し書きを必ず記載してもらうように言って下さい。では、宛名に関して会社員・個人事業主別で紹介していきます。
会社員のケースの宛名
会社員であれば、宛名には会社名を正確に書いてもらう必要があります。
- 会社名は省略しない
- 前株・後株を間違えない
上記の2点は絶対に間違えないよう、注意して下さい。 領収書を受け取った後に、必ず誤字脱字がないかチェックしておいて下さい。
個人事業主の宛名
個人事業主であれば、宛名に以下のいずれかを正確に書いてもらって下さい。
- 個人名
- 屋号+個人名
こちらも省略はせずに、正しく書いてもらうようにして下さい。最後に誤字脱字がないかチェックする事も、忘れないようにして下さい。
お店で領収書をもらう際の注意点
お店で領収書をもらうシチュエーションでは、以下の注意点に気をつけて下さい。
- 上様でもらうケース
- 但し書きには具体的に
- 会社の経費精算ルールを事前に確認
- 保管期間に注意
- 保管時には印字が消えてしまわないようにする
それぞれ詳しく解説していきますので、見ていきます。
上様でもらうケース
領収書の宛名をどうするか、必ず店員さんから聞かれます。その際に「上様」でもらうケースがありますが、基本的には正確な会社名や自分の氏名でもらって下さい。（※「上様」とは、宛名を簡単に済ませる為に使用されている言葉です。）
消費税法30条では、「ドキュメントの交付を受ける当該事業者の氏名または名称」について、小売業などの特定の業種であれば、宛名がなくても領収書として効力を持つとされています。ですが、会社によっては企業の正式名所でないと、経費の精算をしてもらえない可能性もあります。
税務調査をされたのであれば、上様の領収書があったら、不正の疑いをかけられるリスクもあるので要注意です。面倒と感じるかも知れませんが、宛名は正式名称で記載してもらう事をおすすめします。
但し書きには具体的に
但し書きの項目は、具体的に記載してもらって下さい。例えば「お品代」とだけ記載されても、後に何に使用したか把握出来ない可能性もあります。経理担当から不審に思われて、経費として認めて貰えない可能性もあります。
どんなふうに記載してもらえばいいかわからないのであれば、購入品の中でも代表的な商品・サービスを記載してもらって下さい。領収書の代わりにレシートで代用出来るなら、レシートで経費精算を行うのもおすすめです。
会社の経費精算ルールを事前に確認
会社によって、経費の精算ルールが異なります。たとえば、会社によっては経費として計上する為には以下のような条件がある事があります。
- 経費として認められる条件
- 経費として認められる上限金額
- 申請期限
- 領収書がないときの対処法
上記のようなルールを事前に把握しておけば、正しい領収書のもらい方が分かって、経費精算業務をスムーズに進める事が出来ます。
保管期間に注意
個人事業主であれば、領収書の保管期間に注意して下さい。白色申告・青色申告で、領収書の保管期間は異なるので、注意が必要です。
（白色…5年間/青色…7年間（前年度所得が300万位かのケースは5年となる））
保管時には印字が消えてしまわないように
領収書は数年間という長い期間の保管が必要になる為、劣化してしまう恐れもあります。最も劣化しやすいのは、印字部分です。印字部分が消えてしまうと、事実確認が出来ない為、証拠ドキュメントとして認められなくなってしまいます。領収書の保管は、封筒やノート、ファイリングなどをして、劣化を防いで下さい。
領収書をもらい忘れた時の対処法
万が一領収書をもらい忘れたら、後日でも発行可能です。お店には領収書発行の義務がある為、遅くなったとしても受け取りは可能です。但し、上記は「もらい忘れたケース」です。既に領収書を受け取っているのに、紛失してしまったら再発行してもらえません。
これは、経費をかさ増しする為に悪用されるリスクがある為です。中には快く再発行に応じてくれるお店もありますが、基本的には再発行拒否するお店が多いので、無くさないよう注意して下さい。
個人事業主はお店での領収書のもらい方を頭に入れてスムーズに受け取ろう！
お店での領収書のもらい方を解説していきました。領収書がほしい際には、お店に一言申し出ると、発行してもらえます。経費計上するものに関しては、領収書の発行を忘れずにおこなって下さい。領収書をもらい忘れたら、お店に問い合わせて発行してもらえるようお願いして下さい。
