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町内会費の集金の集金方法を解説!トラブルを避ける文書の例文も紹介!不在時はどうする?領収書は必要?



町内会費の集金の集金方法を解説!トラブルを避ける文書の例文も紹介!不在時はどうする?領収書は必要?

町内会の役員に就任されたら、町内会費を集めるようにお願いされるケースもあります。町内会費の集金は、お金を扱う作業でもあるのでしっかりと管理を行わなければ、トラブルが発生してしまう恐れも。そして町内会費を集める前には、事前に文書etcでお知らせをしておくべきです。町内会費の集金方法を解説します。集金のお知らせ文書の例文や領収書の書き方、そして不在時にどうすべきかも紹介します。

町内会費の領収書と通常の領収書の違い

町内会費を徴収後、領収書を発行しなければいけません。

町内会費の領収書と通常の領収書は、通常の領収書と大きな違いは無いです。

形式も特に決まってはいませんし、記載事項の決まりにも変わりは無いです。

違いといえば、印紙の有無です。

領収書に貼る印紙は基本的に5万円以上になる領収書には貼るべきです。

しかし、町内会費が5万円以上になるケースはごく稀です。

さらに、印紙の規定は「営業に関していない領収書は非課税」という点からも、町内会費の領収書に印紙を貼る事は基本的には無いです。

町内会費の領収書の印鑑

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基本的には町内会費の領収書に印鑑は不要です。

自治体によっては印鑑が必要となケースもある為、前任者や町内役員にまずは確認を取る事が大切です。

確認事項としましては下記の2点を確認しましょう。

  • 領収書に印鑑は必要か
  • どの印鑑を押すべきか

町内会費の領収書の書き方

町内会費の領収書に欠かせない項目は以下の通りです。

  1. 日付
  2. 支払者氏名
  3. 金額
  4. 但し書き
  5. 発行者名

町内会で領収書が準備されているパターンが多いので、まずは規定の領収書の有無を確認すべきです。

基本的には準備されているパターンがほとんどですが、自分で用意しなければいけないケースでは上記の項目が揃っている領収書を自身で文書作成もしくは文房具店で購入して下さい。

集金案内の文書の書き方と例文

町内会費の集金を行う為には欠かせない、案内文の書き方と例文を紹介します。

町内会費の集金文書における必須項目

町内会費の集金文書には、以下の必須項目を必ず記載しておいて下さい。

  • 集金日程
  • 集金金額
  • 不在時の対応
  • 連絡先

回覧板でお知らせをする方法もあるのですが、回覧板の回りが滞ってしまうリスクが生じてしまいます。

こういったトラブルを避ける為に、出来るだけ個別での文書のポスティングをおすすめします。

【例文】町内会費の集金案内文

令和●年●月●日
●●町内会会員各位
●●町内会
●●(役員名)●● ●●(氏名)

令和◯年度 町内会費集金のお知らせ

拝啓 立春の候、●●町内会会員の皆様におかれましてはますますご健勝の事と存じます。

平素は町内会活動にご尽力頂き誠に有難う御座います。

さて、令和◯年度の町内会費の徴収時期になりますので、下記の要領にてお知らせいたします。

つきましては、ご多忙中誠に恐れ入りますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

なお、ご都合etcがございましたら、下記の連絡先までご一報下さいますようお願いいたします。

敬具


会費  :◯◯◯◯円
集金期間:令和◯年◯月◯日~◯月◯日まで
連絡先 :●●(氏名) 080-0000-0000

以上

【例文】不在のケース

集金日に伺って、不在だった場合の手紙の例文は以下のとおりです。

事前に数枚用意しておきましょう!

例文

●●様

お世話になっております。町内会班長の●●です。

◯月◯日◯時に、先日お知らせいたしました町内会費の集金に伺いましたが不在でしたので、手紙を入れておきます。

改めて町内会費を集金したいのですが、ご都合の良い日はございますか?

お手数ですが◯月◯日までに、下記までご連絡下さいますようお願いいたします。

080-0000-0000
●● ●●(氏名)

町内会費をスムーズな集金方法

町内会費はなかなかスムーズに集まらない可能性もゼロでは無いのです。

スムーズな集金方法のポイントをチェックしていきます。

訪問の時間帯に注意

訪問の時間帯でベストなのは、日が落ちる前のまだ明るい時間帯18時~19時頃です。

朝は出勤前でバタバタしている方も多いので、避けて下さい。

また夜や暗い時間帯になると、帰宅されている可能性も高いのですが、この時間帯も迷惑と思われてしまう可能性があるので避けて下さい。

また、1日で全世帯を回りたい気持ちはわかりますが、件数が多いケースではどうしても訪問時間も徐々に遅くなってしまい迷惑になってしまいます。

数日に分けて適切な時間帯に回る事をおすすめします。

お釣りとチェックリスト文書を作成しておく

集金の有無に漏れの無いよう、領収書と照らし合わせてチェックが出来るように事前にチェックリスト文書を作成しておく事をおすすめします。

また、お釣りが必要になるケースもあります。

事前にお釣りを準備しておくと「お釣りが無いから後日伺います」という煩雑さも無くなり、スムーズな集金方法が実現出来ます。

なお、後に「払った」「払われてない」のトラブルを避ける為にも、チェックリストにサインを頂く為の「サイン欄」を文書に用意しておくと、トラブルを未然に防ぐ事が出来ます。

領収書を準備しておく

領収書をその場で1から記入して渡すのは、時間と手間がかかってしまいます。

以下のような、事前に記入出来る箇所は記入しておきます。

  • 金額
  • 支払者の氏名

実際に渡す際には「最低限の記入だけでOK!」という状態にしておけば、効率良い集金方法が実現出来ます。

町内会費のスムーズな集金方法は領収書や文書といった事前準備がネック!

町内会費のスムーズな集金方法を実現する為には、下記の4点を覚えておいて下さい。

  • 事前に集金額や集金日を伝えておく
  • 集金の時間帯は夕方の明るい時間帯に
  • 領収書やチェックリスト文書やお釣りは事前に準備
  • 不在の時用に不在時の手紙を数枚用意

また、後にトラブルにならないようにお金の管理はしっかりと、受け取ったという「証拠」も残しておくべきです。

集金方法は各自治体によって違いますので、不明点があれば町内会の役員や前任者に聞いておきましょう。