出張etcで遠方や地方に行かなければいけないという方もいらっしゃいます。東から西までいろいろな場所に出張をすることから、その旅費も高額になるケースもあります。何らかのタイミングで出張etcに行く事になった時、旅費計算書の提出を求められる事も少なくありません。旅費計算書を作った経験がない方にとっては書き方も分からず、プレッシャーになってしまいます。旅費計算書の書き方やテンプレートについてお伝えします。旅費計算書の書き方や作り方が分からない方は参考にして下さい。
旅費計算書とは？
旅費計算書とは、旅費にかかる費用の計算書です。交通費や宿泊費やその他の経費etcを精算する為の資料です。適当に記載するのではなく、細かな部分まで丁寧に具体的に作る事が求められます。
出張
出張etcであれば、その出張費が旅費計算書に含まれるものだと理解しておくとよいです。旅費計算書を作る意味合いとしては、企業側が負担する旅費や諸経費が妥当なものか確認する為です。また、仮払金etcで事前にお金を受け取ることもあります。その時も旅費計算書の提出が求められます。例えば、交通機関やホテルetcを利用する際には必ず費用が発生します。これらの金額が妥当であり、企業が負担するに相応しいかチェックする為の資料です。
社員旅行
社員旅行に行く時も旅費計算書は使われる事があります。他には旅費精算書や出張経費精算書etc企業によって様々です。
大学での研究や旅行
大学等でも旅費計算書は使われています。学外での研究etcは旅費計算書で申請が出来ます。一例を取り上げます。立命館大学の旅費計算書もインターネットで見ることが出来て、どういった目的でどのような成果をあげられるか、その研究の重要性を伝える為の記載欄があります。企業と同様に全ての領収書を取り、提出する事が求められます。各大学でも細かい部分は異なりますが、企業と同じように明細を正確に伝える事が欠かせません。
旅費計算書の書き方は？
旅費計算書を書く時、可能な限り細かな部分まで項目に追記した方が良いです。
手抜きの書き方でかえって損をする事も…
交通費や宿泊費程度でざっくりとしたものでも構いませんが、それだと申請後の企業の判断によって結局社員自身が負担する事にも繋がりかねません。手抜きで文章を作ってしまったが為に、結局大きな損をすることになりますし、自分自身も把握しづらい計算書になってしまいます。１日が終わる毎に自分の仕事を見つめ直す意味合いも込めて記載する事をおすすめします。
出張目的が曖昧だと企業は旅費を支払わない
企業も出張の目的が不明なまま社員に旅費を支払う事はしません。明確に出張先や目的や出張による企業が得られるメリットetcを細かに記載出来るように旅費計算書に項目を作っておくと安心です。
旅費計算書のポイント
旅費計算書の書き方のポイントをいくつかピックアップします。
領収書は必ず受け取ろう！
領収書を必ず取っておく事が大切です。旅費計算書に領収書原本の添付が欠かせないからです。領収書の発行は様々なシーンで発生します。
- 宿泊費
- タクシー代
- 新幹線代
- 飛行機代
- 電車代
- バス代
- 航空券の半券
- 各種経費
企業のルールにもよりますが、電車代やバス代は領収書の添付を省いても良いケースがあります。しかし、通常は領収書がないと精算はしてもらえません。航空券の半券は領収書です。地方のバスetcの交通機関が領収書を発行しないケースも稀にありますので、移動経路が分かればインターネット検索etcで移動手段の金額を確認する事が出来るので、それを資料として添付して下さい。
領収書は、旅費計算書の内容が正しい事を裏付ける大事な証拠です。後で「無くしてしまった」「受け取り忘れてしまった」とならないように、あらかじめ旅費計算書において領収書が欠かせないケースを確認しておいて下さい。そして、必ず領収書を発行してもらい、紛失しないように管理して下さい。タクシーの領収書は時間も書いてある事がある為、万が一分からなくなってしまった時も見直す事で自分の足取りを再確認出来ます。
時系列で書こう！
領収書の内容を旅費計算書を書く時は、時系列の順番に書いて下さい。企業でルールがある時は、交通費や宿泊費やその他の経費を分けて書くようにして下さい。数日間のケースは日にちごとに分けて書くケースもあります。自分の所属する企業のルールを確認しておいて下さい。その時は、日付順や領収書の項目別にまとめて保管するようにして下さい。細かく管理した方が後々になって困らないので、前もって正確に漏れなく管理しておくのがポイントです。
旅費計算書を作る為の工夫
領収書の保管方法の工夫を紹介します。
チャック付きのクリアケースが便利！
領収書やレシートはお店によって様々なサイズがあります。小さいものはお財布に入れて、Ａ4サイズのものは資料と一緒に入れて、と管理を別々の場所でやっていると後で確認する箇所が増えてしまう事で時間がかかってしまいます。領収書やレシートetcをまとめて入れる、チャック付きのクリアケースを鞄に入れておくと便利です。更に、時間があれば日ごとに領収書を分けておくと後ほど非常に作業が楽になります。
経費用や私用で分けて管理！
企業の経費になるものと個人で使用したものの領収書やレシートは、必ずあらかじめ分けて管理して下さい。領収書やレシートの合計欄で経費として確認できる旅費計算書にも記載しやすく、確認をする経理担当者に後日説明を求められる事がなくなります。
例えば、宿泊先のホテルに私用で延泊する代金は企業の負担ではありません。私用で延泊する事が決まっている時は、ホテルへのチェックイン時に、あらかじめ領収書を分けてほしいと伝えておくと、出張で利用した分や私用で延泊した分の宿泊代は領収書を別々に発行してもらえます。事前に伝えておけばホテルの方にも親切です。
領収書を分けてくれる施設は良いのですが、業務形態によっては分けてくれない施設も中には存在しますので、企業の経理担当者に説明をしなければならないケースも状況に応じで発生します。
旅費計算書の項目とは？
実際に旅費計算書を作る際にはどのような項目を作るべきか考えて下さい。各企業によって必須項目は変わってくるかもしれませんので、細かな部分はしっかりと話し合って決めるようにしておいて下さい。
基本的な旅費計算書の項目をご紹介します。
- 申請日
- 氏名
- 所属部署
- 出張期間
- 出張先
- 出張の目的
- 宿泊料金
- 日当/手当
- 交通手段
- 経路
- 金額
- 捺印欄(本人、所属長、経理部etc)
申請日
いつ申請したのかが把握出来ないと問題になる為、記載して下さい。
氏名や所属部署
出張をする方の氏名や所属部署の項目を作ります。
出張期間や出張先や出張目的
出張期間や出張先や出張目的は重要になる項目です。旅費計算書はこの項目の確認の為にあると言っても良いです。
宿泊料金や日当/手当
宿泊料金や日当/手当も欠かせません。
交通手段や経路や金額
交通手段や経路や金額も正確に記載して下さい。嘘偽りのないように注意です。
捺印欄(本人、所属長、経理部etc)
出張する本人や経理部や上司が判子を押せる捺印欄を作って下さい。
旅費計算書の例文
実際に旅費計算書の例文を見ながら、作り方を考えて下さい。
タイトル
「旅費計算書」というタイトルを大きく見えるように記載して下さい。何の資料なのか分からないと貰い手が瞬時にどのような対応をすべきか分からず業務が非効率になります。
申請情報
右上部分には申請日や部署名や申請者の名前を記載します。「令和○年○月○日、○○部署、○○」という書き方で旅費計算書を作って下さい。
出張先
出張先には「○○株式会社」etcと記載して、どこに出張したのかが明確に分かるようにして下さい。
出張目的
出張目的の欄に「○○新規事業相談」etc、なぜその場所に出張に行くのか理由や目的を明記して下さい。
金額情報
- 出発地
- 到着地
- 利用手段
- 金額
- 備考欄
1週間ほどの出張になるケースetcもあります。そのような時、旅費計算書には月/日と分かるように日付を作って、出発地や到着地や利用手段や金額や備考欄といった項目に各日に応じたものを記載していきます。特に、移動手段は調べて最安値で動くことが経理からは求められます。
合計金額
金額を間違いないように記載し、合計金額も計算して末尾に記載して下さい。
押印欄
所属長や経理担当者や経理責任者が印鑑を押せる部分に押印してもらえばOKです。
旅費計算書のテンプレート
旅費計算書は、細かな計算だったり様々な理由を記載する備考欄etcが多く存在している資料です。旅費計算書に基づいて企業側も出張費用を算出や支払をする事になる為、重要な資料のひとつと言えます。旅費計算書をゼロベースで作るのは難しいと感じる方もいらっしゃるかもしれません。また、旅費計算書を提出して支払う日にちがないとなると問題にもなりかねません。
インターネットで無料で旅費計算書のエクセルテンプレートetcがダウンロード可能な為、利用を視野に入れてみると作業がスムーズになるかもしれません。
旅費計算書は細かく正確に！
旅費計算書は、企業側etcから出張や社員旅行etcにかかった旅費を支払ってもらう為に作る資料です。金銭に関わる資料なので曖昧で適当な書き方ではなく、細かな部分まで正確や間違いのない書き方で旅費計算書を作るように努めて下さい。
