書き方・例文

収入証明書とはどんな資料?作成方法・どこで入手可能なのかを詳しく説明!



収入証明書とはどんな資料?作成方法・どこで入手可能なのかを詳しく説明!

引越時や個人事業主による賃貸契約時etcで不可欠な収入証明書。企業の人事の人でどんな資料なのか、作成や入手の方法を知らないという人もいます。収入証明書にはどんな種類があるのか、使用用途は何なのか、どこで入手出来るのか、etcについて解説します。

収入証明書とは?作成方法や発行までの流れetc徹底解説!

書き方や発行までの流れだけでなく、不可欠となる場面や自分で作成出来るのかetcについて解説していきます。

収入証明書とは?

労働によって報酬を受け取り、納税をしている事についての証明資料を指します。従業員から作成を頼まれた時は、すぐに対応して下さい。ちなみに、下記の資料があれば収入証明書として使えます。

  • 所得証明書
  • 課税証明書
  • 所得・課税(非課税)証明書
  • 源泉徴収票
  • 確定申告書※自営業や個人事業主
  • 給与明細(給与支払証明)※会社員

収入証明書が不可欠になるケース

所得証明書や源泉徴収票etcの資料は、年末調整や確定申告で不可欠な事はあっても、収入証明書として不可欠なケースはほとんどありません。不可欠となるケースは、引越しです。例えば、新居を新築したり、マンションの賃貸契約をして新居購入の為にローンを組む際は、収入証明書の提出が不可欠です。

収入証明書はどこで作成されるの?

収入証明書の類の文書作成はどこでしょうか。収入証明書に当たる、各文書についてどこで作成されるのかをあらかじめ把握しておいて下さい。

  1. 勤務先で作成
    • 源泉徴収票
    • 給与明細書
    • 担当者に作成してもらった収入証明書
  2. 区役所や市役所で作成
    • 所得証明書
    • 課税証明書
    • 所得・課税証明書
  3. 自分による作成
    • 確定申告書の写し
    • 銀行通帳の写し

【ダメ!】収入証明書を自分で作成すると虚偽文書の偽造になってしまう!

収入証明書は、自身の収入に関する公的な証明資料です。自分で作成してはいけません。もし、自分で作成して提出してしまうと、虚偽の資料を偽造した事になります。自分で作成しないだけでなく、提出先から発行してもらった資料に自分で記入しても無効として扱われます。自分で作成しない、貰った文書に記入しない、この2点に注意して下さい。

収入証明書の作成方法やポイントは?

正しい作成方法やポイントについてチェックして下さい。

収入証明書の正しい作成方法は?

会社で経理を担当している人は、収入証明書を求める人から、給与証明書の作成を頼まれる事があります。その為、いざという時に慌てない為にも、基本的な作成方法を知っておくと良いです。

基本的な記入事項は下記のとおりです。

  • 作成(記入)年月日
  • 氏名
  • 住所
  • 扶養人数
  • 採用年月日
  • 勤続期間
  • 給与等支払総額及び期間
  • 給与支払者(会社)の名称
  • 給与支払者(会社)の所在地
  • 代表者(担当者)の氏名
  • 代表者(担当者)の印

収入証明書作成時のポイントは?

提出先や手続き内容によって、記入しなければならない必須事項が異なってきます。その為、作成を頼まれた時は記入内容をしっかり確認して下さい。在職中の人だけでなく、既に退職した人から発行を頼まれる時があります。事前にテンプレート(雛形)を準備しておくと安心です。

収入証明書で認められている内容とは?

所得証明書や課税証明書、所得・課税(非課税)証明書、源泉徴収票といった資料を収入証明書として使う時、認められる内容に違いがあります。

所得証明書・源泉徴収票が認められる内容

所得証明書・源泉徴収票は、昨年1年間(昨年1/1~12/31迄)に得た所得の総計の証明資料です。その為、所得証明書は前年の1年間の所得、源泉徴収票は前の年の1年間の収入と源泉徴収された所得税の額が不可欠な時、収入証明書として認められます。所得証明書は区役所etcの役所から、源泉徴収票は会社etcの勤務先からの発行資料です。

課税証明書が認められる内容

東京都の区役所では「市民税・都民税課税証明書」、その他の市区町村の役所では「市民税・県民税課税証明書」または「町県民税課税証明書」という名称で発行してもらえる資料です。昨年1年間(昨年1/1~12/31迄)における所得に対して、課税される住民税の総額が証明出来ます。また、前年の所得も記入されている為、所得・住民税の課税の証明となる収入証明書が不可欠な時は、課税証明書が良いです。その年に課税がない時は非課税証明書を発行してもらえます。

給与明細書が認められる内容

会社や役所で勤めている人は、担当者に収入証明書の発行を頼まなくても、毎月発行されている給与明細書を収入証明書として使う事が出来ます。

ただし、給与明細書を収入証明書として使う時合、年の途中で勤務先が変更した人や兼業・副業に携わる人は複数枚の給与明細書が不可欠となります。これは、源泉徴収票を収入証明書として使う時も同じで、勤め先が複数ある、副業をしている、年の途中で勤め先が変わった時には、給与の支払いがあるそれぞれの源泉徴収票が不可欠になります。

それに対して、所得証明書や課税証明書、所得・課税証明書は、区役所etcの役所が発行している資料ですから、1枚で証明出来ます。

収入証明書発行までの流れは?

書き方・例文、収入証明書、テンプレート

収入証明書には、以下の3種類があります。

  1. 勤務先で取得出来る資料
    • 源泉徴収票
    • 給与明細書
    • 担当者に作成してもらった収入証明書
  2. 役所の窓口で取得出来る資料
    • 所得証明書
    • 課税証明書
    • 所得・課税証明書
  3. 自分で用意出来る資料
    • 確定申告書の写し
    • 銀行通帳の写し

勤務先で取得出来る収入証明書の発行手順は?

源泉徴収票や給与明細書の資料も収入証明書として使える為、これらを紛失した従業員から頼まれるケースがあります。上記の書き方を参考にして記入した収入証明書に、上長印や社印etcを押印して依頼主に発行して下さい。ちなみに、前年の所得がない人で、新卒採用や転職活動での中途採用etcの就職したばかりの従業員であれば、雇用契約書に見込み収入額が記入されている為、雇用契約書をそのまま収入証明書として活用してもらう事も出来ます。

役所での収入証明書の入手方法は?

所得証明書や課税証明書、所得・課税証明書は区役所や市役所etcの役所で入手出来ます。発行してもらう為には、まず各自治体が用意している請求書が不可欠です。また、各証明書発行の際は、運転免許証やマイナンバーカードetcの身分証明書と印鑑が不可欠です。各証明書は、本人でなくても三親等以内の家族であれば発行してもらえます。それ以外の人、または法人の課税証明を行う人は、本人(代表者)の委任状が不可欠です。

ちなみに、各証明書の発行請求出来る自治体は、その年の1月1日時点に住所があった自治体です。引越しをした後に収入証明書が不可欠となった時は、引越し前の自治体で発行された課税証明書が不可欠になるので注意して下さい。

自分で用意出来る資料とは?

自営業や個人事業主やフリーランスで働いている人だと、毎年、自身で確定申告をしています。その確定申告の際に、記入した確定申告書の写しも収入証明書として使えます。また、銀行通帳の写しも入金や貯蓄の実績を証明出来る為、収入証明書として認められる事もあります。ですが、銀行通帳の写しは信用力が低い為、利用出来ない事が多いです。収入証明書として使うのなら、確定申告書の写しがおすすめです。

【まとめ】収入証明書は目的用途をしっかり確認が欠かせない!

収入証明書は収入の証明資料であれば、所得証明書であっても、源泉徴収票であっても、確定申告書の写しであっても問題ありません。ですが、提出先や手続き内容によっては使えない資料もあるので、どんな内容の資料が不可欠か、事前に確認しておいて下さい。

また、自分で作成すると虚偽の文書偽装に繋がる為、自分での作成分は「写し」を用意すべきという点にも注意して下さい。区役所・市役所および勤務先に作成してもらった文書に、自分での加筆行為も文書偽装になります。