書き方・例文

稟議書とはどんな資料?分かりやすく書き方や必要性を解説!会社で役立つ!



稟議書とはどんな資料?分かりやすく書き方や必要性を解説!会社で役立つ!

日本の企業や官公庁では、新しい品物を買ったり、顧客と会食する時に稟議書(りんぎしょ)の提出を求められる事があります。特に、部署を超えて大勢の幹部の承認が必要となる時、稟議書を提出しなければならない事が多いです。日本の組織で仕事をするのであれば稟議書の提出は避けては通れません。その為、稟議書の書き方・作る方法etcは知っておいた方が業務を円滑に進められます。稟議書の書き方・稟議書の必要性の理由etc、分かりやすく解説します。

稟議書とは?書き方・必要性etcを分かりやすく解説!

日本の企業に勤めているのであれば、稟議書の提出は避けては通れません。しかし、稟議書が不要な会社も少なからず存在します。その為、今までに稟議書を書いた事がないという方もいらっしゃいます。ここでは、稟議書がどのようなケースで必要性が生じる書類なのか、更には、正しい書き方etcについて解説していきます。

稟議書とは?決済との違いは?

稟議書は「稟議」を行う為の書類です。稟議とは、「会社のお金を利用する」・「クライアントと契約を締結する」etc、自分の権限のみでは決定出来ない事について、その内容を上層部に伝え、承認を獲得する手続きの事です。その稟議と同じく、上司に許可・承認を獲得する手続きに「決裁」があります。稟議と決裁は同じような手続きではありますが、その意味合いに少し違いがあります。

稟議書(りんぎしょ)とは?

稟議を行う為の書類が稟議書です。他には「起案書」や「立案書」と呼んでいる所もあります稟議書の提出が要求されるケースは、。一般的に以下のとおりです。

  • 高額な備品の購買
  • 外部企業との契約締結
  • 不足人材の採用
  • 銀行融資の確認

物品を購買する時、少額の消耗品であれば上長の承認が無くても発注出来る事がほとんどです。しかし、PCetcの金額の高い物品を購買する時は、部署の上司以外に、役員クラスの承認も必要になってきます。また、会社に大きな影響が考えられる契約を締結する時や銀行から融資を受ける際にも、必要となります。

もし、稟議書で部署の上司より上の役員クラスの承認を得ておかなければ、何かあった時に謝罪だけでは済まない事になってしまう可能性もあります。そうした重要な事を決定・承認する時、本来であれば会議を開いて決定すべきですが、それらの意思決定を毎回、上層部が集まって合議するのは現実的ではありません。時間的な無駄を省く為にも、稟議書を上層部に回覧させて承認を得る事でスマートな業務を行えるようにしています。

会社によっては、「契約稟議」、「採用稟議」、「購買稟議」etc、内容によってテンプレートが異なる時もあります。

稟議と決済の違いは?

上司に許可・承認を得る作業として決裁があります。決裁と稟議の違いは、承認を得る人数です。

  • 決裁・・・権限のある役職者が直接承認する
  • 稟議・・・複数人で承認する

決裁だと、承認を得るのは社長etc決裁権限をもつ1人だけで良いですが、稟議だと複数の上司・役員から承認を受ける必要があります。基本的には、社内にとって重要な事項の確認で行われる手続き決裁です。

また、小さい企業やベンチャーetcの素早い意思決定が必要な企業etcは、稟議は存在せず決裁のみで運用している時もあります。稟議を行う為に稟議書の作成が要求されるように、決裁を行う為に決裁書も必要です。稟議書と決裁書を使い分けている組織だと稟議書を回覧させる時と、決裁書の起案で済む時があります。その為、使い分けを間違えるとトラブルになりかねませんので、どちらを作ればよいか迷ったら、社則を確認するか上司や先輩に相談しましょう。

稟議書の正しい書き方と承認を得る為のポイントは?

稟議書のテンプレート(ひな形)は、組織毎に定められている事もありますが、テンプレート(ひな形)となる例文がない組織だと自分で考えて稟議書を作らなければなりません。ここではスタンダードな稟議書の書き方・上司の承認を得る為のポイントを紹介します。

稟議書の正しい書き方は?

稟議書は、組織内で実施したい事の承認を得る事を目的とした書類です。決裁書と違い複数人の上司による承認が必要です。その為、誰もが読んで理解出来るよう分かりやすく、まず「件名」で、何についての稟議なのかがすぐに分かるよう簡潔に伝える事が大切です。そして、「稟議の内容(申請事項)」で、何をいつどのように何の為にどのくらい金額の費用で行いたいのかをきちんと記載して伝える必要があります。

稟議書のベーシックな書き方は次のとおりです。

  1. 件名どのような目的の稟議書か簡潔に書く
  2. 稟議の内容(申請事項)理由
    何を」したい・購買したのか、「いつ」実施・購買するのか、「どのような」経緯で行うのかを具体的に書きます。

    目的
    何の為に」に行うのかという目的とともに、それに伴うメリットを書き、それを行う事が会社にとっていかに有効であるかを書きます。

    予算
    どのくらい金額の費用で」実施・購買出来るかの金額を曖昧な数字ではなく、出来る限り正確な金額を書く事が大切です。当期の費用として予算化されているのなら、その事を記載するのを忘れないようにしましょう。

稟議書で承認を得る為のポイントは?

せっかく作った稟議書の承認が下りなければ、努力が無駄になってしまい非常に勿体ないです。稟議書で承認を得られるような工夫は、出来る限り行いましょう。稟議書で承認を得る為のポイントは2つあります。

  • 伝えたい内容を冒頭で分かりやすく箇条書きにしておく
  • 提出前に上司へ相談
書き方ポイント1:明確に分かりやすく!

稟議書で承認を得る為のポイントは、曖昧な表現は極力避け、分かりやすく伝わるように伝えたい内容を箇条書きにする事です。特に、「何の為に」という目的の部分は、上司たちの承認を得るのに重要となってきます。

書き方ポイント2:メリットを掲示!

単に目的だけを書くのではなく、実施した結果、どんなメリットが会社にもたらされるのか、費用を掛けても効果や将来性がある事を示す事が大切です。

書き方ポイント3:デメリットも具体的に!

デメリットも予測される時は、その事にもきちんと触れるようにしましょう。例えば、こうしたデメリットやリスクが予測されるが、それに対してこのような対策を考えていると明記する事が大切です。

書き方ポイント4:数値化・図を取り入れて分かりやすく!

効果や将来性は、数値化すると相手に伝わりやすいですしカタログ・工事明細書・見積書・写真・図面・イラストetcの具体的な数字やイメージを伝える事が出来る資料を稟議書に添付すると、承認が得やすいです。

書き方ポイント5:結論は最初に!締めくくりも忘れずに!

分かりやすく仕上げる書き方としては、結論を最後に書くより、結論を先に箇条書きで書いておくと良いです。稟議書は上司への提出書類ですから、最後に「以上」etcの締めの言葉を記載するのを忘れないように注意しましょう。

書き方ポイント6:提出前に上司に相談!

いくら正しい書き方で稟議書を書いていても、いかに内容が分かりやすくても、稟議書の提出前には事前に上司へ相談しておく事も大切です。上層部の考え方や、何を望んでいるかを把握するだけでなく、普段から積極的にコミュニケーションを取っておくと承認してもらえる確率も上がるでしょう。

書き方ポイント7:提出タイミングを見計らって!

他の業務で忙しい時に稟議書を渡すと後回しにされてしまう事もある為、タイミングを考えて稟議書を提出する事が大切です。

稟議書の必要性は?

実は、海外の企業では、日本の企業ほど稟議書は重要視されていません。稟議書は海外にも存在していますが、多くのケースでは提案した社員が所属する部署での承認のみで、その他の関係者複数人の承認は不要です。しかし、合議制を取っている事が多い日本組織にとっては必要な書類であるといっても過言ではありません。稟議書の必要性は、以下の事柄が挙げられます。

  1. 時間の無駄と手間が省ける
  2. 決定事項をスピーディーに実行出来る
  3. 事前にとった合意や調整についての再確認出来る

時間の無駄と手間が省ける

組織への影響が予想される事を決定する際は、合意を得る為に会議を開く必要があります。しかし、上層部による承認が必要な事がある度に会議を開いていると大変です。部署が複数にまたがる時は、参加するメンバー全員の時間調整が必要となり、毎回時間と手間がかかってしまいます。しかし、稟議書を回覧することで、会議をせずに上層部の意思決定が出来て、承認を得る事が出来る為、時間の無駄と手間を省けます。

決定事項を迅速に実行出来る

会議だと、意思決定や承認を得る為に時間がかかるだけでなく、承認が得られて決定した事項を実行する時間もかかります。稟議書であれば、稟議が通れば、後は組織の決定事項として業務を迅速に進める事が出来ます。その為、即座に実行が欠かせない業務の承認を得る事にも稟議書は適しています。

事前にとった合意や調整についての再確認出来る

既に提案書によって計画が決定している事項に関して稟議書を提出する時は、2度手間になりますが、改めて稟議書を提出する事によって、関係者の合意を再確認出来る為、組織での認識のすれ違い・失念防止が出来ます。また稟議書は、計画通りに物事が進んでいるかどうかを再確認出来る書類にもなります。

稟議書のまとめ

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稟議書は自分では決定出来ない事を、決裁権を持つ組織上層部の方たちに承認してもらう事を目的とする書類です。その為、稟議書を提出する相手に分かりやすく書く事も大切ですが、組織にとってどれだけメリットがあるか明確に伝わる稟議書を書く事も承認を得る為に必要なポイントです。稟議書の必要性と正しい書き方をよく理解し、稟議書を見た上司が承認したくなる稟議書を作るように心掛けましょう。