書き方・例文

書類送付状とは?書き方・作り方の注意点を知って簡単に書けるようになろう!個人宛や社内向けの例文&マナーなど!



書類送付状とは?書き方・作り方の注意点を知って簡単に書けるようになろう!

ファックスや郵便を送付する際に一緒に添えて送る書類を、書類送付状や添え状・送り状と言います。主に履歴書や企業向けに送付する書類です。個人宛・社内宛・社外宛など、活用シーンは幅広いです。書き方・作り方・送り方、記載内容の文例にはどのようなものがあるのか、手書きで良いのかなど、書類送付状について詳しく解説していきます。

書類送付状の無料テンプレートをダウンロード

送付先や個人宛・取引先への送付など用途に合わせて利用出来るデザインのテンプレートをご用意しております。シンプルで使いやすい書類送付状はこちらから無料でダウンロードが出来ますより無料にてダウンロードを行う事で利用可能です。A4サイズ・A5サイズやエクセルやワード、手書き用にPDFなどもご用意しております。

書類送付状とは?

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書類送付状とは、ファックスや郵便物を送付する際に一緒に添えて送る書類で、「添え状」「送り状」とも呼ばれています。書類送付状には、誰宛に何を(内容)どれだけ(枚数など)送付したのかを簡潔に説明したり、本紙では伝えきれなかった事を簡潔に記載したりする役割があります。

書類送付状の添付について

書類送付状の添付は必要なのか、また、どのようなシーンで書類送付状が必要になるのかについてを知っておきましょう。

書類送付状の添付は必須?

書類送付状は必須書類ではありません。しかし、履歴書を封筒で郵送する場合や、企業向けにファックスを送る際などは、必ず添付しましょう。必須書類ではないのになぜ必要なの?と疑問に思う方もいらっしゃると思います。必須ではないのに、書類送付状を添付するべき理由は、マナー違反をしない・悪い印象を抱かれない為です。

書類送付状を添付する事は社会人のマナーとも言えます。「マナーを知らない人」と、書類を送る相手に思われないようにする為にも、添付する事をおすすめします。

一度悪い印象を相手に抱かれたら、その後の仕事のやり取りでも不利に働いたり、良いことはありません。押さえられる所はしっかり押さえておきましょう。

書類送付状を添付するシーン色々

書類を送付する際に添えるのが書類送付状ですが、送付パターンも様々ですのでチェックしておきましょう。ある程度把握しておけば、書類送付状の作成作業がスムーズに進みます。

履歴書を郵便で送付する時

手渡しで履歴書を渡す際には必要ありませんが、郵便で送る場合は添付します。

取引先に郵便物やファックスを送る時

取引先に郵便物やファックスを送る際に添付します。メールで書類を送付する場合や直接会って渡す場合は必要ありません。

書類送付状の書き方・作り方について

書類送付状は書類一式を送付する際の表紙とも言える文書です。就職活動の際の履歴書を送付する会社や、ビジネスでの取引相手が対象です。個人宛・社内・社外と相手が変わっても、書き方・作り方には注意しましょう。

最低限記載しなければならない事

書類送付状は書類を受け取った側にとって、どのような文書が送られてきたのかが分かりやすく作成する必要があります。せっかく添付する書類送付状、抜け漏れなく作成出来る様に必要最低限の項目を把握しておきましょう。

書類を送付した年月日

必ず右上書類を送付した年月日を記載するようにしましょう。

送信した会社名と氏名

左上送信した会社名と氏名を記載します。㈱や㈲などと記載するのは失礼にあたりますので、必ず株式会社有限会社と記載しましょう。

  1. 氏名を記載しない場合
    • 株式会社○○○○御中
    • 株式会社○○○○▼▼▼▼(部署名)御中
  2. 氏名を記載する場合
    • 株式会社○○○○▼▼▼▼(部署名)◇◇◇(役職ある場合)■■ ■■様

上記のように、御中・様を使用します。

自分の情報や会社の情報の記載

日付下の右上に書類を作成した作成者の会社名や名前を記載します。以下の項目を、以下の順番で記載しましょう。

  1. ビジネスで使用する場合
    • 会社名
    • 住所
    • 電話番号
    • FAX番号(あれば)
  2. 履歴書の場合
    • 住所
    • 名前
    • 電話番号
    • メールアドレス(あれば)

文章の始まりと終わり

文章の始まりには、頭語、終わりには結語を使用しましょう。最も使用されている文章が「拝啓」と「敬具」です。

挨拶文

頭語の後に挨拶文を作成します。よく使用される挨拶文の文例は「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」ですが、季語を使用も可能です。(新春の候残暑の候など…)

文章のしめくくりと送付内容

挨拶文が出来上がったら、最後に「」を中央に配置します。その左下送付物の内容を箇条書きで記載しましょう。送付内容の記載が出来ましたら、最後に「以上」を右下に記載してください。

書類送付状の文例

○○○○年〇月〇日

株式会社○○○○

代表取締役 ○○ 〇〇様  (履歴書送付の場合 人事部 採用ご担当者様 など)

(履歴書送付の場合は以下、住所からの記載)

○○○○株式会社

〒○○○○

住所○○

電話番号

ファックス番号

請求書送付のご案内(履歴書の場合○○〇応募の件など)

拝啓

時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

ここからは、履歴書送付の場合アピールポイントを簡潔に記載してください。

ビジネス関係の場合は、下記の書類を送付いたします。など送付する書類について簡潔に説明します。

敬具

【送付書類】
・請求書1通
・履歴書1通
など…

以上

手書きの書類送付状の書き方・作り方

書類送付状をPC環境を使って作成する方も居れば、手書きで作成したいという方もいらっしゃるでしょう。手書きの際の書き方・作り方についてもご説明します。

手書きでもOK!しかし推奨はしません!

PC環境がある場合は、無料でダウンロードが出来るテンプレート・ひな形サイトでダウンロードして作成する事をおすすめします。もし、PC環境がない場合は手書きでも構いませんが、書き損じには十分気を付けてください。

手書き書類送付状の作り方・書き方の注意点

手書きで作成する場合、内容はPCで作成する場合と同じ内容で構いません。ですが、いくつか決まりがあります。

便箋は無地の縦書き!

用紙は必ず無地縦書きの便箋を使用してください。罫線が入っている用紙でも使用可能です。

必ず黒のボールペンで!

鉛筆や黒以外の色は使用しないでください。また、滲みやすいインクのボールペンは使用しないようにしましょう。届いた頃には、滲んで読めなくなっている可能性があるからです。

書き損じた場合は新しく書き直す!

修正液や修正テープの使用はしないで下さい。

段落に注意!

大体2文~3文毎に段落を付けましょう。段落(一文字下げる)がない文章は読み辛いです。

履歴書に添える書類送付状の作り方・書き方

前項までは、広義での書類送付状についての書き方・作り方を説明しました。ここでは履歴書に添付する書類送付状について掘り下げてお話します。

履歴書を読みたくなるような内容を書類送付状に記載する!

書類送付状の内容で、合否が大きく変化するような事はありません。しかし、沢山の履歴書の中から「気になる!」と思ってもらえるような内容を記載する事で、少しでもプラスになる可能性があります。

履歴書で記載しきれなかったアピールポイントを記載する!

履歴書内で記載出来なかった事を簡潔にまとめて記載する事で、書類送付状でもアピール出来ます。

履歴書の書類送付状における書き方・作り方の注意点!

履歴書は就職活動時に採用されるか否かの判断基準のひとつでもある文書です。その履歴書に添える書類送付状で、マイナス印象を与えずに好印象を与える工夫も行いましょう。

勤務希望条件を記載しない!

あくまで中身を知らせる書類なので、勤務希望条件を記載しないようにしましょう。

出来るだけ自分の言葉で作成する!

ひな形に元々記載されているようなビジネス文章をそのまま使用したり、ネットに記載してある文書をそのまま使用するより、自分の言葉で作成しましょう。採用担当者は多くの就活生や転職活動をする人からの文書を読んできています。自分の言葉で記載した文書かどうかはすぐに分かります。心がこもっていたり熱意や丁寧な姿勢を感じる文章でアピールしましょう。

長文は厳禁!

上記で説明したとおり、あくまで中身を知らせる書類なので、アピールポイントを簡潔に記載するようにしましょう。

雛形を用意して書類送付状の作成を簡単に!

個人宛・社内・社外と書類を送付する機会は、特にビジネスシーンにおけると多岐に渡ります。その為、あらかじめ書類送付状の雛形を準備しておくと効率化が出来て手間が省けます。文章の構成に集中する事も出来ます。送付内容の文章に定型文が記載されている状態の雛形であれば、より使い勝手が良いでしょう。履歴書に添付する書類送付状の場合は、自分の言葉で作成する事が大切です。履歴書に添付する書類送付状の場合は、定型文の使用は控えましょう。