社内文書に限らず、社外に向けて謝罪のメールでお詫びをしなければならない事もあります。とはいえ、なかなか普段謝罪のドキュメントを作成しない、また気が動転して正しい謝罪文の作成方法がわからないといった方も多いです。担当者や上司への謝罪文の書き方と例文について解説します。心のこもった謝罪文メールを送れるようになると良いです。
謝罪文書を作るシチュエーションとは？
社内文書として謝罪文書を作るシチュエーションは、基本的に何らかのミスを発生させてしまった事を担当者や上司に詫びる際に作成されます。基本的には迷惑をかけた事であったり、何らかの損失を与えてしまう、謝罪をしなければ事が収まらないのようなシチュエーションがほとんどです。
ただし、相手がそれほど謝罪を求めていない事もある為、自身の意志で謝罪文を作る事もあります。その時々のタイミングを見計らった上で、謝罪文書を作成出来るように心得ておいて下さい。
社内文書で謝罪文を作る場合は？
社内文書で謝罪文を作る機会というのは、そこまで多くないです。正式なドキュメントとして謝罪文を送るとなった場合、かなりのミスをしてしまっている事になります。ただし、一般的に社内における謝罪文はお詫びのメールといった形で送信される事が多い事から、そこまでかしこまった印象になる事はありません。
例えば、以下のような場合に社内文書として謝罪メールを送る機会が訪れます。
- 資料を紛失してしまった
- 資料を間違っていた
- 会議を忘れていた
また、上司に報告をしない事からトラブルが起こった時、報連相の関係で謝罪文を作る機会というのも少なくありません。
謝罪文書を作る上での注意点
社内向けに謝罪文書を作る際、注意したいポイントをいくつかまとめました。お詫びの機会がある方は確認して下さい。
お詫びのタイミングに注意
謝罪文は、基本的にはスピーディーに対応する事が求められます。その為、明らかなミスが発覚した時、出来るだけ早い段階で謝罪文書を作るようにしたいところです。
また、電話や直接のお詫びをした後に、あらためて謝罪文書を作成・送信するといった場合もあります。
謝罪文書を作る際は、タイミングにも注意したいところです。
お詫び最優先！余計な言い訳はしない！
謝罪文書の内容には、どういった事を起こしたのか、そしてどうしてそういった事が起こったのか、それを記載する必要があります。そして、今後このような事はないといったお詫びと決意の一文を作るのがマナーです。
とはいえ、中には理不尽な事もあり、100%自身自身の間違いを認められないような時もあるはずです。その際、お詫びをするものの、どこか自身だけのせいではないといった言い訳をしたくなるかもしれません。とはいえ、ビジネスマナーとしてお詫びをするのであれば、その部分は省略するのがマナーといえます。
ビジネスメールの謝罪文書は、ただ事実を伝えるだけの形だけの謝罪となるものです。逆にいえば、公的にお詫びした事になり、その一件はそれで終わるといった形になります。
その為、謝罪文書に以下のような内容は記載しない事が求められます。
- 余計な責任の所在を書く
- 自身のせいではないものの、不本意ながら作成したという旨
謝罪文書は、決して言い訳の為のドキュメントではない為、そのあたりを注意する事を心がけて下さい。
社内文書における謝罪文の例文
社内文書で利用する事が出来る謝罪文の例文を簡単に解説していきます。あくまで一例となる為、謝罪文を作る際にご自身のシチュエーションに合わせてアレンジしてみて下さい。
日付 署名
件名:【お詫び】●●に関する遅延について
この度、●●に納品されるべき●●が期日になっても納品されないといった事態が発生いたしました。社内だけでなく、取引先関係者各位に迷惑をかけた事、誠に申し訳ございません。
今回の事態は、●●が原因であった為であると考えられますが、責任者である私の管理不行き届きによりおきた過失である事は明らかです。弁解の余地はなく、深く反省いたしております。
今後、このような事態を起こさぬよう、管理表を作る事、ミーティングを都度開催する事をここにお知らせいたします。
謝罪文は、シンプルに起こった事とその原因、そしてそこからの対策について作るのが本文の構成となります。また、より具体的に損害を与えた事や、今回の謝罪文に至った要因を箇条書きで作ってもよいです。あくまで、相手に誠意が伝わる事と、わかりやすく作成されている事が重要になります。
お詫びにフレーズを上手に活用する
社内文書で謝罪文書を作る際、誠心誠意、反省している事が伝わる事が大切です。とはいえ、一方であまりにかしこまり過ぎたり、自身の言葉だけで作ると違和感のあるドキュメントになる可能性があります。上記でも解説したように謝罪文書は、形として残すものであり、ビジネス文書のひとつです。
その為、以下のようなある程度決められたフレーズを上手に活用するように心がけて下さい。
- 今後このような事がないよう、再発防止に取り組んでまいります
- 心よりお詫び申し上げます
心のこもった謝罪文を心がけて！
社内文書だからといって、謝罪文を適当に作ってしまえば評価にかかわります。心のこもった謝罪文を作って、心から反省している事と再発防止に努める点を伝えられるような書き方を心がけて下さい。
