町内会や自治体などに参加して、書類を作成しなければいけない方は少なくないでしょう。特に、町内会のイベントなどに積極的に参加しており、連絡網を作成する担当になった方であれば、自治会や町内会の連絡網の作り方や回し方は把握しておく必要があります。自治会や町内会で必要な連絡網の書き方や回し方やテンプレートを解説します。自治会や町内会の運営に悩んでいる方は必見です。
自治会や町内会の連絡網とは？
自治会や町内会に参加している人たちは連絡網を作成する機会が誰しもあるでしょう。自治会や町内会に古くから参加している方であればその役割が回わってくる可能性は高まります。そんな自治会や町内会で使う連絡網とはどのような文書なのでしょうか。
まず、自治会や町内会は、何かしらの出来事が町内で起こった時に迅速に連絡出来る状況にある必要があります。その際に生きるのが連絡網です。
連絡網の回し方、スマホアプリや紙のどちらが良い？
今、スマホでLINEグループなども作成出来ますが、自治会や町内会にいる人たち全員がそのようなサービスを利用しているとは限りません。地域によっては、ご高齢のお年寄りがいらっしゃってスマホの使い方に疎いというケースも多いです。
そのような場合、無理に自治会や町内会の連絡網をスマホを用いて回すという回し方は間違いです。まず、基本的な連絡網をプリントとして配れるような配慮をしましょう。
連絡網における個人情報の扱いは厳重に！
連絡網を運用する場合には、個人情報の漏洩に十分気を付けなければなりません。必ず連絡網を作成する際は、個人情報の保護の元で本人に確認を取るようにしましょう。
自治会や町内会の連絡網の書き方は？
自治会や町内会の連絡網を作成する際、しっかりと記載すべき事項を押さえておく必要があるでしょう。
連絡網の作成に必要な基本的な情報は以下の通りです。
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 住所
- 電話番号
このような基本情報を誰が見ても分かりやすく作成する事がベースとして求められるポイントではないでしょうか。
ただし、問題は個人情報は法律も絡んでくる点です。個人が独占的に管理する訳ではなく、徹底した部分で管理されている事を伝えておく必要があります。近頃、若い方などはこのような部分に敏感ですので、それも連絡網を作る際によいイメージを与えるところとなるはずです。
連絡網における個人情報の取扱
個人情報保護法の元、自治体や町内会で連絡網を作成する場合であっても気を付けなければいけない事があります。
個人情報を集める際は利用目的を明確に！
まずは、個人情報を集める際のルールについてご紹介していきます。
個人情報を集める前に、 連絡網だけに使うという個人情報の利用目的をあらかじめ特定する事が重要です。
個人情報の保護は抜かりなく！
また、個人情報を保管している時は、安全管理措置といって集めた個人情報の漏洩防止の為に適切な措置を行わなければいけません。町内会や自治体の事務局において連絡網を配布した会員に対して、盗難や紛失のないよう呼びかけるとともに転売しないように呼びかける事も重要です。連絡網を作成する際は、個人情報の取り扱いに十分気を付けましょう。
連絡網の回し方
電話での連絡網の場合、回し方をある程度作っておかなければ町内会や自治体の会員の方は困ってしまう事が増えてしまいます。よく発生する事が、連絡網が回ってきて次の人に回そうとしているのに次の人が電話に出ないという場合です。
そこで、次の人が出なかった場合の回し方のルール設定が必要になります。
次の人に回せない際の回し方の一例を挙げます。
- リーダーに報告して終了にする
- 次の次の人に連絡網を回す
連絡網のルールが無いと電話が繋がらない場合はどうすれば良いかわからないのです。連絡網を回す場合は緊急の場合が多いので、連絡網の回し方を決めておく事は重要です。
連絡網はアプリを利用した方が良い？
自治体や町内会での連絡網の場合は、高齢者の方々もいらっしゃるので紙の連絡網を配布した方が良い場合が多いです。と前述でも少し触れましたが、これは本当にそうなのでしょうか？個人情報保護法をもとに考えるとオレオレ詐欺はお年寄りを狙っている場合が多く、少しでもリスクがある連絡網は作成すべきではないというケースもあり得るかもしれません。
高齢者の方々がスマホを使えないという場合でも携帯電話は持っているはずです。この場合にアプリやソフトを使えば緊急事態時にメールの一斉送信が出来るアプリもあるでしょう。そうすれば次の人が電話に出ないなどといったトラブルも生じないですし、全ての会員に同じ内容がほぼ同時に伝わるので従来の連絡網よりかなり便利です。
とはいえ、アプリの使い方にどうしても慣れる事が出来ないや携帯はほとんど見ないというご高齢の方がいらっしゃると全員に連絡を回す事が出来ずに連絡網が機能しなくなります。自治体や町内会のメンバーの状況により、アプリを使うか紙を使うかは柔軟に考慮するのが得策です。
連絡網の作り方
自治会や町内会における連絡網の作り方を考えていきましょう。
連絡網を作る目的を明確に！
まず、どんな目的の為に作るのかを把握しておき、周囲に説明出来る必要があるでしょう。それが出来ない場合は、トラブルの元凶になりかねません。
例えば、自治会や町内会の連絡網を作る目的は以下のようなものが考えられます。
- 被災時などに連絡出来るようにするため
- 誰が何の担当なのかを理解しやすくするため
上記のような目的を必ず関係者に伝える事で連絡網をトラブルなく作れます。
個人情報の管理の統一化も欠かせない！
個人情報を管理する名簿についても、自治会や町内会の連絡網を作る際には重要になってきます。連絡網を回すための個人情報の載った名簿を作る際、どこまでの内容にするのかを明確にして周知や統一化しないといけません。
例えば、Aという家庭は家族全員に連絡網があったのにもかかわらず、家族Bは世帯主だけだった場合、AとBの家庭にひずみが起きてしまいます。
世帯主だけなのか、それとも子どもまで管理するのかなど、連絡網を作る際の範囲や内容を定めておきましょう。住人が掲示してくれる個人情報をそのまま無闇に掲載してはいけないという事になります。
テンプレートを使った作り方もあり！
紙で連絡網を作成する場合に連絡網の作り方が分からない方は、どうやって作れば良いかわからないでしょう。このような時にどうすれば良いかというとインターネットで調べるという事が有効になります。インターネットで調べると連絡網のテンプレートが沢山存在している事が分かります。
数多くのサイトから連絡網のテンプレートをダウンロードする事で様々なパターンの連絡網のテンプレートを見る事が出来ます。それにより、連絡網がどのようにして作成されているか理解出来るようになります。理解出来るようになれば自分が必要な連絡網が分かってくるので、沢山ダウンロードした中で一番自分が使いやすいと感じた連絡網のテンプレートを利用してエクセルやワードのテンプレートを活用して完成度の高い連絡網を作成出来ます。
あらゆるテンプレートを見る事でこのテンプレートはなぜこのようになっているのかなどを考える事が出来れば連絡網についての理解も深まり、連絡網の作り方も上手くなるでしょう。
連絡網は回し方や個人情報管理におけるルールが最重要！
自治会や町内会の連絡網を作る際、テンプレートや作り方などは自由です。誰もが見やすくあれば、特に公的な法律が適用されるような文書ではないので安心して利用出来るでしょう。
ただし、ポイントがあるとすれば誰が運用するのかという部分です。自治会や町内会の連絡網は、確実に個人情報であるが故に、これが第三者に流出するとなると大きな問題に発展してしまいます。もし、実害が出てしまったとしたら大きな社会問題にも発展する為、誰がどのような状況で管理するかをハッキリとさせておく必要性があるかもしれません。
特に、自治会や町内会の連絡網を作る際には予め誰がそれを管理、そしてどんな目的で使用するべきかを把握するように作る事が求められます。これが、自治会や町内会の連絡網を作る際のポイントであり、ルールとなるのではないでしょうか。
自治会や町内会の連絡網を作る際、もっとも重要になってくるのは管理方法でしょう。書き方やテンプレートを使うのはもちろんですが、他人の個人情報を関係な人間が預かるというところがあります。自治会や町内会の連絡網をしっかりと管理出来る、そんなレベルのやり取りを出来るようにして下さい。
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