会社をはじめとするビジネスの現場では様々な頂き物があり、頂き物を頂いたらお礼状を送る事がマナーとされています。とくに取引先やお客様など、会社にとって大切な人に対してのお礼状は、信頼などを失ってしまわないよう正しく書かなければいけません。
お礼状を作成するにあたって、お礼状ってどうやってかくの？御礼状にマナーはあるの？などでお悩みの方もいらっしゃるかと思います。ビジネスの現場で頂き物を頂いた時に送るお礼状について例文を紹介します。お歳暮シーズンに役立つ知識なので身に着けておくに越した事はありません。
お礼状とは？
お礼状とは、お世話になった相手やお土産などを頂いた相手に対して「感謝の気持ち」を告げる為に作成する文書の事を言います。一般的には直接会ってお礼が出来ない時に、手紙で感謝の気持を告げる為に使われます。ビジネスの現場の頂き物でお礼状が大切なシーンとは？ビジネスの現場では様々な頂き物があります。
その中でも、頂き物に対してお礼状を送るのはお中元やお歳暮、暑中見舞いや寒中見舞いなどの頂き物です。手土産を頂く事もありますが、そのシチュエーションでは直接その場でお礼を告げる事が出来るので一般的にはお礼状は不要です。
頂き物のお礼はお礼状だけでいいの？
お中元やお歳暮などの頂き物は、一般的にお礼状のみで問題ありません。何かお返しをしたいなら半額から同額以下の商品を選ぶようにして下さい。
頂き物のお礼状の一般的なマナー
頂き物のお礼状の一般的なマナーについて、ご紹介いたします。
電話でお礼を伝えてもお礼状を送る
頂き物に対してのお礼は、頂き物を頂いてから出来るだけ早くしなければいけません。その為、まずは電話でお礼を告げるのがベストです。お礼状は「電話かメールをすればそれでいいよね」と思われてしまいがちなのですが、そうではありません。
電話およびメールだけでお礼を告げる事は、失礼にあたるという事は無いのですが、その後に手紙でお礼を告げる事によって「丁寧な会社」「丁寧な人」という印象をあたえる事が出来ます。ビジネスの現場では印象が会社の売上げに大きく関係する事もあるので、電話をしてもお礼状は必ず送るようにして下さい。
お礼状を送るタイミング
お礼状は頂き物を頂いてからすぐに送るようにして下さい。当日頂いたあとすぐに作成して当日中にポストに投函でも問題ありません。遅くても3～4日以内に相手に届くように送るようにして下さい。
お礼状が遅れてしまったら…
お礼状は一般的に、受け取った当日中に作成して出来るだけ早めに送る事が望ましいです。万が一、お礼状が遅れてしまったら、必ず「お詫びの言葉」をお礼状に入れるようにして下さい。また、お礼状が遅れてしまいそうであれば、電話でお礼を伝えてからお礼状を送るのもいいですよ。
頂き物のお礼状の書き方
- 頭語
- 時候の挨拶
- 感謝・感想の本文
- 結語
頂き物のお礼状は一般的に上記の4つで構成されています。
頂き物のお礼状の書き方「頭語」
頭語は手紙の一番初めに書く「拝啓」や「前略」の事を言います。お礼状では「拝啓」を使うのが一般的です。
頂き物のお礼状の書き方「時候の挨拶」
時候の挨拶とは、手紙を送る季節を表現した挨拶の事を言います。
盛夏の候 貴社におかれましては益々ご繁栄の事とお慶び申し上げます。
また「時下」も時候の挨拶として使う事が出来ます。
時下 益々ご清栄の事とお慶び申し上げます。
友達や親戚など、ビジネスの現場以外で使える時候の挨拶は「厳しい暑さが続いておりますが、皆様はお変わり無くお過ごしでしょうか？」と、固くなりすぎないような挨拶を選んで下さい。
頂き物のお礼状の書き方「感謝・感想」
頂き物のお礼状には、感謝や感想の2つを書くといいです。感謝は、相手の気遣いに関してのお礼を伝えます。贈ろうと思って頂いた事や、我々の為に選んでくれた事などについて感謝の気持ちを伝えて下さい。感想は、頂いた物に対してのお礼を伝えて下さい。
頂き物のお礼状の書き方「結語」
結語は、頭語とセットになるようにして下さい。例えば「拝啓」なら「敬具」がセットになります。「謹啓」を使うのであれば「謹言」がセットです。「拝啓」としているのに頭語を「謹言」にしないように注意して下さい。
頂き物のお礼状の例文
頂き物のお礼状の例文は以下の通りです。
拝啓
炎暑の候、貴社は益々ご清栄の事とお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜りまして、暑く御礼申し上げます。
さて、この度は結構なお品をお送り頂きまして有難う御座います。
早速社員全員で分けまして賞味させて頂きます。（食べ物を頂いたケース）
ご厚志に深く感謝いたします。
末筆ではありますが、貴社益々のご盛栄・ご発展をお祈り申し上げます。
略儀ながら書中にて御礼申し上げます。
敬具
令和◯年◯月◯日
◆◆株式会社
◆◆部 ◆◆ ◆◆（氏名）
◆◆ ◆◆様（相手の名前）
商品によって、文中の「感想」を変えて下さい。物を頂いたら「早速使用させて頂きます」「早速使わせて頂いております」などとするといいです。また、最後には自分の会社名と名前、相手の名前を書いておく事を忘れないようにして下さい。
会社をはじめとするビジネスの現場での頂き物のお礼状で円滑な人間関係を！
会社をはじめとするビジネスの現場での頂き物のお礼状は、一般的にお中元やお歳暮などで何かを頂いた際に書き、手紙の内容は感謝の気持や感想が主になります。お礼状は頂いた3～4日以内には相手の手元に届くように送るべきです。
また、頂き物のお礼は電話およびメールで取り急ぎ伝えても構いません。しかし、会社の印象を守る為にも、電話およびメールのお礼をしたとしても手紙でお礼を告げるようにして下さい。
