ビジネス文書やビジネスメールを作る際、さまざまな用語を使う事です。基本的にビジネス文書は社会人としてのマナーに沿ったものでないといけない為、やや口語のような形の内容だと相手に違和感を与えてしまう事になります。そんな用語になりやすい【思います】といった言葉に焦点をあてます。使い方や代わりの言い換え言葉は【存じます】で良いのか見ていきます。
思います自体は悪くない
何か文書を作る上で、思いますといった用語を使う事は多いのではないですか。自分はこう思っています…といったものをはじめ、〇〇が〇〇である必要があります。といった形で、自分の意見を相手に伝える為の柔和な印象を与える用語です。
しかし、思いますといった言葉は状況によって使う事は問題とされる場合もあります。どんな状況であれば使えるのか、使えないのかを確認していきます。
状況によって使い分けよう
思いますは、とくにビジネスシーンで使用しても問題はない。そうお伝えしました。そもそも思いますといった表現は丁寧語として利用されるものであり、文書を柔和なイメージにする為に必要な用語といえます。そして、思いますは敬語でもある事から、ビジネス文書で使う事自体はそこまで悪い事ではないです。
つまり、場合によって自分を下げて相手を引き立てるようにしなければ、社会人としてビジネスマナーがなっていない…といった印象を与えてしまう事になるのです。
では、代わりにどんな言葉を使っていけばいいのか説明していきます。
思いますの代わりに使える言葉
例えば、【こちらの件はより深く検討してから結果を出すといった流れが良いかと存じます】といった形にすれば、さらに丁寧な印象を与える事が出来ます。また、依頼文といった形でビジネス文書を作る上でも存じますを使う事で、相手が依頼を受けやすい雰囲気をつくる事が出来ます。
【この資料を明日までに提出して頂きたいと思います】といわれるより、【こちらの資料を明日までに提出して頂きたく存じます】と言われた方が、ど事なく丁寧な印象を与えますし、自分より立場が上といった印象を和らげる事が出来ます。
存じ上げておりますの注意点
存じますといった用語をビジネス文書で使う事は問題ないです。
例えば、存じておりますといった形は何らかの事象によるものです。製品であったり物件、また何かイベントが開催された事、対象を人としていません。そして、存じ上げますは人物に焦点を当てて利用されている言葉になるのです。
例えば、新しい店舗が出来た事を知っているか否か問われた際は、存じていますといった言葉を利用して下さい。
一方、社長が変わったとか、新しい人事で異動してきた人を知っているかと問われた際は、存じ上げております…という言葉でまとめます。このように似ているような言葉であっても、使い方によって意味合いが大きく変わってしまう事があるので注意しておきたいところです。
思いますの注意点
ビジネス文書で思いますを使う場合、社内の人間同士だったり対等な立場のクライアントだったり、よりカジュアルな部分で伝え合うかもしれません。上記でも説明したように、存じますといった用語を使うのはマナー違反ではないのでよいのですが、ただ思いますの使い方に注意したい部分があります。
【使い方の注意点】思いますを使い過ぎない
ビジネス文書を作成していく中で、思いますといった用語を使う事は悪い事ではないです。しかし、あまりに思いますを利用し過ぎると冗長な印象を与えてしまったり、少し回りくどい印象を与えてしまう恐れがあるので注意が必要です。
同じ文書の中に思いますが何度も出てきてしまうと、ビジネス文書としては少し物足りないようなイメージを与えてしまう事があります。ビジネス文書で何かを報告する際、といった形です。
【〇〇については〇〇だと思います。その理由は〇〇であり、〇〇がこうなっているからだと思っています。さらに、この製品が今まで挙げてきた功績を考えていくと、〇〇といった判断が妥当だと思います。自分の意見は、〇〇であり、〇〇といった事が叶えられるとよいと思っています…】
あまりにも思っています、といった形を取り過ぎると稚拙な文章になってしまいますし、もう少し自信を持って発言してもよいのではないか、といった印象も与えます。
思いますと存じますは状況に合わせて言い換えて適宜使い分けよう
思いますと存じますをビジネス文書で使う際は状況に合わせて適宜言い換えて使い分けるといった事が重要です。ビジネス文書を作る際には本記事を参考いに、思いますと存じますを使い分けてみて下さい。使い方をわきまえるとビジネスマナーを守った人だという好印象を与える事が出来ます。
