自社のオフィスが移転する際、関係者にその旨を知らせる案内文を作るべきです。オフィス移転は頻繁に生じる事案ではない為、オフィス移転の案内文の書き方が分からない人が多いです。オフィス移転の案内文の書き方について例文を交えながら解説します。送付先や送付タイミング、メールやはがきや封筒どれがいいかについても触れます。
オフィス移転の案内文の例文
オフィス移転の案内文の例文をお伝えします。まず、例文からチェックして頂き、書き方を順に解説します。
【例文】オフィス移転のお知らせ
取引先各位
日付
●●株式会社
代表取締役●●
オフィス移転のお知らせ
拝啓、●●の候、貴社ますますご清祥の事とお慶び申し上げます。関係者の皆様には日頃よりご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社●●株式会社は事業拡大に伴いまして○月○日（曜日）に本社オフィスを下記の要領で移転する運びとなりました。なお、○月○日（曜日）までは旧オフィスで通常通り営業しておりますので、ご用件ございましたらご連絡頂けますと幸いです。これを機会に社員一同、より精進してまいる所存でございます。
今後もますますのお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い致します。まずは略儀ながら、書中を持ちましてご挨拶申し上げます。
敬具
記
新住所●●
電話番号●●
FAX●●
地図
以上
オフィス移転の案内文作成上の注意点
オフィス移転をお知らせする為の、案内文作成上の注意すべき事を下記にまとめました。
- タイミング
- 出し方
それぞれ解説していきます。
タイミング
オフィス移転の案内文作成時、肝心になってくるのがお知らせを出すタイミングです。当然、ビジネスマナーとして移転した後に出すのでは遅過ぎます。お知らせの意味を成しません。
逆に、あまりに早いタイミングも違和感を与えます。それに、早すぎると忘れ去られてしまうリスクもゼロではないです。基本的に、オフィス移転の案内文は新しいオフォスに移転する1ヶ月前くらいに送付するのがマナーです。
送付先は関係者全員！もれなくお知らせする！
オフィス移転の案内文を作る際に注意したいのは、送付先です。必ず関係者全員に送るという事です。優先度の高い取引先もあるかもしれません。送付先に優先順位を付けて順次お知らせを送る方法もあるかもしれません。
しかし、バラバラに送っていると送り忘れていたり、取引先が外部で話題にした際にお知らせされていないといった企業側に不快な思いをさせてしまう恐れがあります。オフィス移転のお知らせを行う際、必ず関係者全員に1ヶ月前程度を目安に送付先に漏れのないよう送信するように心がけて下さい。
出し方（はがき？封筒？メール？）
オフィス移転の案内の出し方は、一般的に紙がマナーとされています。角の丸い白カードか官製はがきであったり、ビジネス文書でよく利用されているA4用紙を封筒に入れて送付するといった方法が一般的です。
オフィス移転の案内文の書き方の基本
オフィス移転の案内文における基本的な書き方について解説します。
構成を意識しながら作成
オフィス移転の案内文だからといって、特別なビジネス文書ではないです。あくまで、一般的なビジネス文書として作られていれば問題ない為、そちらを意識して下さい。オフィス移転の案内文は、ビジネス文書と同様の構成で作られます。
冒頭
上記の例文のように、まずは以下の情報を記載して下さい。
- 日付
- 企業名
- 取引先各位の差し出す相手
頭語と結語と時候の挨拶
次に、頭語と結語や時候の挨拶を作ります。これは、例文でいう「拝啓、●●の候、貴社ますますご清祥の事とお慶び申し上げます」といった形です。オフィス移転の案内文は基本的に社外文書になる事から、その季節に合った時候の挨拶を利用して下さい。
主文
次に主文ですが、「さて」といった形で話題を戻し、移転をお知らせする旨を記載していきます。例文では理由や意気込みも記載していますが、シンプルに作られていてもかまいません。主文の後は、新しい住所や連絡先を記書きで作り、「以上」といった末文で締めくくります。
新しい連絡先を必ず入れる
オフィス移転の案内を作る際、必ず新しい移転先の連絡先をお知らせ下さい。中には、オフィス移転だけを案内するといった場合もありますが、ビジネスマナー的にはNGです。必ず、オフィス移転の案内は記書きで住所と連絡先をお知らせするように注意して下さい。
あくまですっきりとまとめられているか、そちらも考えながら作成して下さい。
移転日を記載
オフィス移転の案内文では、オフィスに移転する日をお知らせ下さい。また、それまではどこに連絡すればよいか、また移転しても変わらない部分etcも記載しておくと丁寧です。
取引先にとっても、いつどのタイミングで連絡すればよいかわからなくなる事があります。細かい部分かもしれませんが、必ずオフィス移転日や連絡先は記載して下さい。
オフィス移転の案内文は漏れなくタイミング良く！
オフィス移転の案内文は、相手の事を考えた上で丁寧に作成して下さい。お知らせが漏れていると関係性に亀裂が生じてしまうリスクもあるので、送付先に漏れのないよう関係者全員に送る事を忘れないようにして下さい。
理想ははがきや封筒といった書面でのお知らせと、メールによる電子でのお知らせの両方を送る事です。新しい住所や連絡先をしっかりお知らせして、引き続き円滑なビジネス取引を続けられるように心がけて下さい。
